卫生院后勤物质管理制度

PAGE卫生院后勤物质管理制度一、总则1.目的为加强卫生院后勤物质管理，规范物资采购、储存、使用等流程，确保物资供应的及时性、准确性和安全性，提高卫生院后勤保障能力，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有后勤物资的管理，包括但不限于医疗设备、办公用品、卫生材料、药品、后勤设施设备等。3.管理原则统一管理原则：卫生院后勤物资实行统一管理，由专门的物资管理部门负责统筹规划、采购、调配等工作。规范流程原则：严格规范物资采购、验收、储存、发放、使用、报废等各个环节的流程，确保物资管理工作有序进行。成本效益原则：在保障物资供应质量的前提下，合理控制物资采购成本和库存成本，提高资金使用效益。责任追究原则：明确各环节工作人员的职责，对因工作失误或违规操作造成物资损失或影响卫生院正常运转的，追究相关人员责任。二、物资管理部门职责1.物资管理部门设置设立专门的物资管理科室，配备专业的物资管理人员，负责卫生院后勤物资的全面管理工作。2.主要职责制定和完善物资管理制度、工作流程及相关标准，并组织实施。根据卫生院业务发展需求，编制物资采购计划，合理安排物资储备。负责物资采购的组织、协调和实施，严格按照采购程序选择合格的供应商，确保物资质量。组织物资验收工作，对采购物资的数量、质量、规格等进行严格检验，确保入库物资符合要求。负责物资的储存管理，建立物资仓库，分类存放物资，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，确保物资安全。按照规定的流程发放物资，做好物资发放记录，定期盘点库存物资，保证账物相符。对废旧物资进行回收、处理和登记，规范废旧物资管理流程。定期对物资管理工作进行总结分析，提出改进措施和建议，不断提高物资管理水平。负责与其他部门沟通协调，及时了解物资需求情况，提供优质高效的物资保障服务。三、物资采购管理1.采购计划制定物资管理部门应定期收集各科室物资需求信息，结合卫生院业务发展规划、库存状况等因素，编制年度、季度和月度物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并经相关部门负责人审核，报卫生院领导审批后执行。2.供应商选择建立合格供应商名录，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从名录中选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对新供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关证件，确保供应商具备合法经营资格。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面，根据评估结果调整供应商名录。3.采购流程物资管理部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发出采购订单或询价函，明确采购物资的详细要求和交货时间等。供应商应按照采购订单要求及时组织生产和发货，并提供相关的产品质量证明文件、发货清单等资料。物资到货后，物资管理部门组织相关人员进行验收，验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。采购人员应及时与供应商结算货款，按照合同约定支付款项，并做好采购记录和档案管理工作。四、物资验收管理1.验收人员组成物资验收工作由物资管理部门牵头，组织采购人员、使用科室代表、质量管理人员等共同参与。2.验收标准依据采购合同、产品质量标准、行业规范等对物资进行验收，确保物资的数量、质量、规格、型号等符合要求。对医疗设备、卫生材料、药品等特殊物资，应按照相关法律法规和专业标准进行严格验收，确保其安全性和有效性。3.验收流程物资到货前，物资管理部门通知相关验收人员做好准备工作。物资到货时，验收人员按照验收标准对物资进行逐一核对，检查物资的外观、数量、规格等是否与采购订单一致。对需要进行质量检验的物资，按照规定的检验方法和程序进行检验，检验合格后方可办理入库手续。验收过程中发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时填写验收记录，并要求供应商当场确认，同时采取相应的措施进行处理。验收合格的物资，验收人员在验收单上签字确认，物资管理部门办理入库手续；验收不合格的物资，由物资管理部门负责与供应商协商解决，直至问题妥善处理。五、物资储存管理1.仓库设置与布局根据物资的种类、性质、用途等因素，合理规划物资仓库的布局，设置不同的存储区域，如医疗设备区、办公用品区、卫生材料区、药品区等。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫等条件，配备必要的消防器材、安全设施和防护设备。2.物资分类存放按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的储存区域，严格按照相关规定进行管理，确保储存安全。3.库存盘点定期对库存物资进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点人员应认真核对物资的实际数量与库存账目是否一致，检查物资的质量状况，对盘盈、盘亏、毁损等情况进行详细记录。针对盘点中发现的问题，及时查明原因，提出处理意见，报相关部门审批后进行调整库存账目和处理库存物资。4.库存预警设定物资库存预警线，根据各类物资的使用频率、采购周期等因素，确定合理的最低库存和最高库存数量。当库存物资数量接近或低于最低库存预警线时，物资管理部门及时发出预警信号，通知采购人员及时采购；当库存物资数量超过最高库存预警线时，物资管理部门应采取相应措施，如暂停采购、促销使用等，合理控制库存水平。六、物资发放管理1.发放原则严格按照规定的流程和审批手续发放物资，确保物资发放的准确性和合理性。坚持“以旧换新”、“先进先出”等原则，保证库存物资的质量和有效期。2.发放流程使用科室填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经科室负责人签字后提交物资管理部门。物资管理部门审核领用申请表，对符合规定的申请予以批准，并根据库存情况进行物资发放。物资发放人员按照审批后的领用申请表发放物资，填写物资发放记录，包括发放日期、物资名称、规格型号、数量、领用科室、领用人等信息。领用人在物资发放记录上签字确认，领取物资后妥善保管和使用。3.特殊物资发放对医疗设备、高值耗材、毒麻药品等特殊物资，应严格按照相关规定进行发放管理。医疗设备发放时，应安排专业技术人员进行安装调试，并对使用人员进行培训，确保设备正常运行和安全使用。高值耗材发放时，应建立详细的使用登记制度，跟踪使用情况。毒麻药品发放时，必须凭专用处方，严格按照“五专”管理要求进行发放和登记。七、物资使用管理1.使用培训物资管理部门应会同相关科室，对新采购的物资进行使用培训，确保使用人员熟悉物资的性能、操作方法、注意事项等。对医疗设备、大型仪器等关键物资，应邀请厂家技术人员进行专业培训，提高使用人员的技术水平和操作能力。2.使用规范使用人员应严格按照物资的使用说明书和操作规程进行操作，确保物资的正常使用和安全运行。对物资的使用过程进行记录，包括使用时间、使用人员、使用情况等信息，以便及时发现问题和进行维护保养。物资使用过程中如发现故障或损坏，使用人员应及时报告物资管理部门，由物资管理部门安排维修人员进行维修或联系供应商进行售后服务。3.节约使用加强对物资使用的管理，倡导节约使用物资的理念，提高物资使用效率。使用科室应合理安排物资使用计划，避免浪费和闲置，对可回收利用的物资进行回收再利用。八、物资报废管理1.报废鉴定物资管理部门定期对库存物资进行清查，对已损坏、过期、淘汰等无法继续使用的物资进行报废鉴定。组织相关专业人员对拟报废物资进行技术鉴定，确认其确实无法修复或使用后，填写物资报废申请表。2.报废审批物资报废申请表经使用科室、物资管理部门、财务部门等相关部门审核后，报卫生院领导审批。经批准报废的物资，方可进行后续的报废处理。3.报废处理对批准报废的物资，物资管理部门应按照相关规定进行处理，如出售给废品回收公司、进行无害化处理等。做好报废物资的处理记录，包括报废物资名称、数量、处理方式、处理时间、处理收入等信息，并及时进行账务处理。九、信息化管理1.物资管理系统建设建立完善的物资管理信息化系统，实现物资采购、验收、储存、发放、使用、报废等全过程的信息化管理。物资管理系统应具备物资信息录入、查询、统计分析、库存管理、报表生成等功能，提高物资管理工作的效率和准确性。2.数据维护与更新物资管理人员应及时将物资采购、验收、入库、发放、报废等信息录入物资管理系统，确保系统数据的实时性和准确性。定期对物资管理系统的数据进行备份，防止数据丢失，并做好数据安全保密工作。3.信息化应用利用物资管理系统提供的数据分析功能，对物资采购、库存、使用等情况进行统计分析，为物资管理决策提供依据。通过信息化系统实现物资采购计划的自动生成、库存预警的实时提醒、物资发放的在线审批等功能，提高物资管理工作的便捷性和规范化水平。十、监督与考核1.内部监督卫生院内部审计部门定期对物资管理工作进行审计监督，检查物资管理制度的执行情况、采购流程的合规性、库存管理的准确性等。物资管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，发现问题及时整改，不断完善物资管理工作。2.考核机制建立物资管理工作考核机制，对物资管理部门及相关工作人员的工作业绩进行考核评价。考核内容包括物资采购成本控制、库存管理水平、物资供应及时性、服务质量等方面，考核结果与绩效挂钩。3.责任追究