社区卫生站档案管理制度

PAGE社区卫生站档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区卫生站档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在卫生站工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区卫生站全体工作人员及在卫生站开展相关工作所形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案是指社区卫生站在医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：社区卫生站档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映卫生站工作实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案泄露、损毁和丢失，对涉及国家机密、医疗隐私等重要档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立社区卫生站档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和利用社区卫生站的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对卫生站各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传工作。4.积极开发档案信息资源，为卫生站的医疗、管理、科研等工作提供服务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案管理室移交。2.协助档案管理室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。3.遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全与完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括上级文件、卫生站文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.医疗业务类：病历、处方、检查检验报告、医疗统计报表、医疗技术档案等。3.预防保健类：疫苗接种记录、传染病报告卡、健康教育资料、卫生监督档案等。4.人事档案类：工作人员的履历、考核、晋升、奖惩等材料。5.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.设备档案类：设备购置合同、说明书、维修记录等。7.其他类：如社区居民健康档案、科研项目档案、对外交流合作档案等。（二）收集要求1.各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案的及时收集，确保档案的齐全完整。2.在工作活动中形成的各种文件材料，承办人员应在工作结束后及时整理，移交本部门兼职档案员。3.对归档的文件材料应进行认真核对，确保内容真实、字迹清晰、签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，采用统一的分类标准和编号方法。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别进行分类，如行政管理类、医疗业务类等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于识别和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。四、档案的保管（一）保管条件1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等适宜的保管条件。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。（二）档案存放1.按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）保管期限划分1.永久保管：对反映卫生站主要职能活动和历史面貌的，在较长时间内对卫生站工作有查考利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和保管状况清楚。2.清查中发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并上报主管领导。五、档案的利用（一）利用范围1.为卫生站内部医疗、管理工作提供参考依据。2.为开展科研、教学工作提供资料支持。3.应相关部门或人员的合法需求，提供档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅：工作人员因工作需要可到档案管理室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称和数量等。2.借阅：外单位或个人因特殊需要借阅档案的，须经卫生站主管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理室负责人批准，并注明复制日期、用途和份数等。（三）利用登记对档案的查阅、借阅和复制情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称和数量、利用目的等，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，结合卫生站的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。2.经卫生站主管领导批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。（四）销毁记录对档案销毁的时间、地点、方式、监销人员等情况进行详细记录，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等环节的信息化管理。2.对电子档案进行规范管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.利用信息化手段开展档案统计分析工作，为卫生站管理决策提供数据支持。（三）数据安全与保密1.采取数据备份、