卫生室基药代购制度

PAGE卫生室基药代购制度一、总则（一）目的为加强卫生室基本药物代购管理，规范代购行为，确保卫生室基本药物的供应和质量，保障患者用药安全、有效、可及，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织负责的所有卫生室基本药物的代购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关药品管理的法律法规、政策规定以及行业标准，确保代购行为合法合规。2.质量第一原则：始终将药品质量放在首位，从正规渠道采购符合质量标准的基本药物，杜绝假冒伪劣药品进入卫生室。3.保障供应原则：建立高效的代购机制，确保卫生室基本药物的及时供应，满足患者的用药需求。4.规范管理原则：对代购流程、采购渠道、储存配送等各个环节进行规范管理，提高工作效率和服务水平。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定基本药物采购计划，根据各卫生室的用药需求和库存情况，合理安排采购数量和品种。2.选择合法、信誉良好的药品供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.与供应商签订采购合同，明确药品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间、付款方式等条款，确保合同的合法性和有效性。4.负责药品采购订单的下达、跟踪和验收工作，确保采购药品按时、按质、按量到货。（二）质量控制部门1.制定药品质量验收标准和操作规程，对采购的基本药物进行逐批验收，确保入库药品符合质量要求。2.负责对验收过程中发现的不合格药品进行记录、标识、隔离，并及时通知采购部门处理。3.定期对库存药品进行质量检查，确保药品在储存过程中的质量稳定。4.收集、分析药品质量信息，对存在质量问题的药品及时采取措施，防止问题再次发生。（三）仓储部门1.负责设置与药品储存要求相适应的仓库设施设备，确保药品储存环境符合规定条件。2.按照药品的特性和储存要求，对入库药品进行合理分类存放，实行分区管理，并有明显标识。3.建立药品出入库管理制度，严格执行药品出入库手续，确保药品出入库数量准确、账目清晰。4.定期对库存药品进行盘点，做到账、物、卡相符，发现问题及时报告并处理。（四）配送部门1.根据采购部门的发货通知，及时组织药品配送，确保药品按时送达各卫生室。2.负责药品配送过程中的运输安全和质量保障，采取必要的防护措施，防止药品在运输过程中受到损坏、污染。3.建立药品配送记录，详细记录药品的名称、规格、数量、发货时间、送达时间、送达地点等信息，以备查询和追溯。（五）卫生室1.负责向公司/组织提交基本药物需求计划，配合采购部门做好药品采购工作。2.按照规定做好药品的验收、储存、使用等工作，确保药品质量安全。3.建立药品使用记录，详细记录药品的名称、规格、数量、使用时间、使用患者等信息，便于统计和分析。4.定期对药品库存进行盘点，及时反馈药品库存情况和使用需求。三、采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应定期收集各卫生室的基本药物使用情况和库存信息，结合临床用药需求和药品消耗规律，制定年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应包括药品的名称、规格、剂型、数量、采购时间等内容，并根据实际情况进行动态调整。3.在制定采购计划时，应充分考虑药品的有效期、市场供应情况等因素，避免因计划不合理导致药品积压或缺货。（二）供应商选择与管理1.采购部门应选择具有合法资质、信誉良好、质量可靠的药品供应商。供应商应具备《药品生产许可证》或《药品经营许可证》，并通过药品质量管理规范认证。2.对新选择的供应商，采购部门应进行实地考察和资质审核，了解其生产经营状况、质量管理水平、供应能力等情况，确保其符合要求。3.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明文件、合作历史、质量评估结果等内容，并定期对供应商进行评估和考核。评估内容包括药品质量、交货期、价格、售后服务等方面，对不符合要求的供应商及时进行淘汰或整改。（三）采购合同签订1.采购部门与供应商签订采购合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容符合法律法规和公司/组织的要求。2.采购合同应明确药品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保双方的权利和义务明确。3.采购合同签订后，应及时将合同副本交相关部门存档，以便跟踪和查询。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和库存情况，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确药品的名称、规格、数量、价格、交货时间等信息，并要求供应商确认。2.在采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保药品按时、按质、按量到货。如遇特殊情况需要变更采购订单，应及时与供应商协商一致，并办理相关手续。（五）采购验收1.质量控制部门应按照药品质量验收标准和操作规程，对采购的基本药物进行逐批验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、批准文号、生产日期、有效期等。2.验收合格的药品应及时办理入库手续，验收不合格的药品应填写不合格药品记录，并及时通知采购部门处理。采购部门应与供应商协商解决不合格药品的退换货、索赔等问题。3.质量控制部门应定期对验收记录进行整理和分析，总结验收过程中发现的问题，提出改进措施，不断提高验收工作质量。四、储存管理（一）仓库设施设备1.仓储部门应根据药品的储存要求，设置与药品储存规模相适应的仓库设施设备，包括仓库、货架、温湿度控制设备、防虫防鼠设备、消防设备等。2.仓库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合药品储存要求。对有特殊储存条件要求的药品，应设置相应的专用仓库或专柜进行储存。3.货架应牢固、整齐，便于药品分类存放和管理。药品应按照剂型、用途、储存条件等进行分类摆放，并设置明显的标识牌。（二）药品入库1.药品到货后，仓储部门应按照采购订单和验收记录，对药品的名称、规格、数量、质量等进行核对，无误后办理入库手续。2.入库药品应及时上架存放，并在库存管理系统中录入相关信息，确保账、物、卡相符。3.对验收不合格的药品，应按照规定进行标识、隔离，并及时通知采购部门处理，严禁不合格药品入库。（三）药品储存1.药品应按照其特性和储存要求进行分类存放，实行分区管理。一般药品应存放在常温库，阴凉药品应存放在阴凉库，冷藏药品应存放在冷藏库。2.药品应码放整齐，垛间距不小于5厘米，与库房内墙、顶、温度调控设备及管道等设施间距不小于30厘米，与地面间距不小于10厘米。3.对易串味、易挥发、易潮解的药品，应采取密封、防潮、防虫等措施进行储存。对有特殊储存要求的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等，应按照国家有关规定进行专库或专柜储存，并实行双人双锁管理。4.仓储部门应定期对库存药品进行盘点，做到账、物、卡相符。发现账实不符时，应及时查明原因，并进行相应的处理。（四）药品出库1.卫生室根据用药需求填写药品出库申请单，经相关负责人审核签字后，交仓储部门办理出库手续。2.仓储部门应按照药品出库申请单，对出库药品的名称、规格、数量等进行核对，无误后办理出库手续，并在库存管理系统中进行记录。3.出库药品应包装完好，标签、说明书等内容齐全。对拆零药品，应按照规定进行包装，并注明药品名称、规格、数量、用法用量等信息。4.药品出库时，应遵循“先进先出、近期先出”的原则，确保药品质量安全。五、配送管理（一）配送计划制定1.配送部门应根据采购部门的发货通知和各卫生室的需求情况，制定药品配送计划。配送计划应包括药品的名称、规格、数量、配送时间、配送地点等内容。2.在制定配送计划时，应充分考虑药品的特性、运输距离、交通状况等因素，合理安排配送车辆和配送路线，确保药品按时、安全送达各卫生室。3.配送计划应提前通知相关部门和卫生室，以便做好接收准备工作。（二）配送车辆与设备1.配送部门应配备与配送规模相适应的配送车辆，并定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好，安全可靠。2.配送车辆应具备必要的防护设施，如冷藏设备、保温设备、防震设备等，以保证药品在运输过程中的质量安全。3.应配备必要的运输设备和工具，如搬运车、货架、托盘等，便于药品的装卸和搬运。（三）药品配送1.配送人员应按照配送计划，将药品按时、准确地送达各卫生室。在配送过程中，应采取必要的防护措施，防止药品受到损坏、污染。2.配送人员应与卫生室人员做好药品交接工作，核对药品的名称、规格、数量等信息，确保交接无误。交接完成后，双方应在药品配送记录上签字确认。3.如遇特殊情况需要变更配送时间或地点，配送人员应及时通知采购部门和卫生室，并说明原因。（四）配送记录1.配送部门应建立药品配送记录，详细记录药品的名称、规格、数量、发货时间、送达时间、送达地点、配送人员等信息。配送记录应保存完整，以备查询和追溯。2.配送记录应定期进行整理和归档，保存期限应符合相关法律法规和行业标准的要求。六、卫生室管理（一）需求计划提交1.卫生室应定期向公司/组织提交基本药物需求计划，需求计划应根据本卫生室的实际用药情况和患者需求，合理确定药品品种和数量。2.需求计划应包括药品的名称、规格、剂型、数量等内容，并注明预计使用时间。需求计划应提前提交，以便采购部门及时安排采购。（二）药品验收1.卫生室在收到配送的药品后，应按照药品质量验收标准和操作规程进行验收。验收内容包括药品的外观、包装、标签、说明书、批准文号、生产日期、有效期等。2.验收合格的药品应及时办理入库手续，并在库存管理系统中录入相关信息。验收不合格的药品应填写不合格药品记录，并及时通知配送部门处理。3.卫生室应定期对库存药品进行盘点，做到账、物、卡相符。发现账实不符时，应及时查明原因，并进行相应的处理。（三）药品储存1.卫生室应设置与药品储存要求相适应的储存设施设备，如药柜、货架、温湿度计等，确保药品储存环境符合规定条件。2.药品应按照其特性和储存要求进行分类存放，实行分区管理。一般药品应存放在常温区，阴凉药品应存放在阴凉区，冷藏药品应存放在冷藏区。3.药品应码放整齐，便于查找和使用。对拆零药品，应按照规定进行包装，并注明药品名称、规格、数量、用法用量等信息。4.卫生室应定期对库存药品进行检查，发现药品有变质、损坏等情况时，应及时清理和处理。（四）药品使用1.卫生室应按照药品说明书和临床用药指南的要求，合理使用基本药物，确保患者用药安全、有效。2.医务人员应严格执行药品使用管理制度，认真核对患者信息和药品信息，避免错用、误用药品。3.卫生室应建立药品使用记录，详细记录药品的名称、规格、数量、使用时间、使用患者等信息，便于统计和分析。（五）药品盘点与库存管理1.卫生室应定期对药品库存进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次。2.盘点时，应做到账、物、卡相符。发现账实不符时，应及时查明原因，并进行相应的处理。如因药品损耗、丢失等原因导致账实不符，应按照规定进行审批和处理。3.卫生室应根据药品使用情况和库存情况，合理控制药品库存水平。对库存积压或过期药品，应及时清理和处理，避免造成浪费和损失。七、监督与考核（一）内部监督1.公司/组织应建立健全内部监督机制，定期对卫生室基药代购制度的执行情况进行检查和监督。检查内容包括采购管理、储存管理、配送管理、卫生室管理等各个环节。2.质量控制部门应加强对药品质量的监督检查，定期对采购的基本药物和库存药品进行质量抽检，确保药品质量安全。3.审计部门应定期对卫生室基药代购资金的使用情况进行审计，检查资金使用是否合规、合理，有无浪费和挪用现象。（二）外部监督1.积极配合药品监管部门的监督检查，及时提供相关资料和信息，接受药品监管部门的指导和监督。2.关注社会公众对卫生室基药代购工作的意见和建议，不断改进工作方法和服务质量，提高社会满意度。（三）考核评价1.建立考核评价机制，对各部门和卫生室在卫生室基药代购工作中的表现进行考核评价。考核评价内容包括工作业绩、工作质量、工作效率、服务态度等方面。2.考核评价结果应与部门和个人的绩效挂钩，对表现优秀的部门和