卫生局会计档案管理制度

PAGE卫生局会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强卫生局会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，确保会计档案的安全与完整，根据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等法律法规及相关行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关及所属各事业单位的会计档案管理。（三）定义本制度所称会计档案，是指卫生局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单等，是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明。2.记账凭证，是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。（二）会计账簿1.总账，是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿。2.明细账，是根据明细分类科目设置的，用来对会计要素的具体内容进行明细分类核算的账簿。3.日记账，是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表，反映单位一定时期的财务状况、经营成果和现金流量情况。2.财务情况说明书，对单位一定时期内财务、成本等情况进行分析总结的书面文字报告，包括单位生产经营的基本情况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况、对本期或下期财务状况发生重大影响的事项等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，是在银行对账单余额与企业账面存款余额的基础上，各自加上对方已收本单位未收账项数额，减去对方已付本单位未付账项数额，然后编制的调整双方余额使其一致的调节表。2.银行对账单，是银行和企业核对账务的联系单，也是证实企业业务往来的记录，也可以作为企业资金流动的依据。3.纳税申报表，是纳税人履行纳税义务，按期向税务机关申报纳税期应缴税额时应填报的表格。4.会计档案移交清册，记录会计档案从形成部门或个人移交至档案管理部门等相关情况的清册。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案保管情况的清册，包括档案名称、数量、起止年度、保管期限等。6.会计档案销毁清册，记载会计档案销毁情况的清册，包括销毁档案名称、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间、销毁原因等。7.其他具有保存价值的会计核算专业资料，如会计电算化数据备份存储介质等。三、会计档案的整理（一）整理要求1.会计凭证应按记账凭证编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。2.会计账簿应在年度终了后，将各账户的账页装订成册，加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、月份等信息，并由记账人员和会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。3.财务会计报告应按月份、季度、年度分别整理，一式多份的应按顺序编号，装订成册，并加盖单位公章，由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名或盖章。4.其他会计资料应根据其性质和类别，进行分类整理，分别装订或装盒，并在封面或盒面上注明资料名称、年度、月份等信息。（二）编号与标识1.会计凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等，并按保管期限分类编号。2.会计账簿应在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份等信息，并按账簿类别和保管期限分类编号。3.财务会计报告应在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等信息，并按报告类别和保管期限分类编号。4.其他会计资料应在封面或盒面上注明资料名称、年度、月份等信息，并按资料类别和保管期限分类编号。（三）装盒与上架1.整理好的会计档案应装入专门的档案盒，档案盒应标明档案名称、年度、月份、保管期限等信息。2.档案盒应整齐排列在档案架上，按照类别和保管期限顺序存放，便于查找和利用。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务会计报告中，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料中，银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，纳税申报表保管期限为10年，会计档案移交清册保管期限为30年，会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管，其他具有保存价值的会计核算专业资料保管期限按照相关规定执行。（二）保管地点1.卫生局应设置专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。（三）保管人员职责1.负责会计档案的整理、装订、编号、装盒等工作，确保会计档案的整理质量。2.按照规定的保管期限和存放顺序，将会计档案妥善保管在档案库房内，定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。3.负责办理会计档案的查阅、借阅、归还等手续，对查阅、借阅情况进行登记，确保会计档案的安全使用。4.协助做好会计档案的销毁工作，按照规定程序进行销毁，并对销毁情况进行记录。五、会计档案的利用（一）查阅与借阅1.本局内部人员因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位因工作需要查阅本局会计档案的，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经本局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅人员不得擅自将会计档案带出档案库房。3.本局内部人员因工作需要借阅会计档案的，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过10个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.外单位因工作需要借阅本局会计档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等，经本局分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同借阅。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。（二）利用登记1.档案管理部门应对会计档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人员姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、归还日期等。2.查阅（借阅）登记应使用专门的登记簿，由查阅（借阅）人员和档案管理人员签字确认。（三）利用限制1.查阅、借阅会计档案时，查阅（借阅）人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。2.未经本局批准，查阅（借阅）人员不得将会计档案复制、外传或用于其他非工作目的。3.涉及国家机密、商业秘密等重要会计档案的查阅、借阅，应严格按照国家有关保密规定执行。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经卫生局负责人签署意见后，报同级财政部门和档案行政管理部门备案。经备案同意后，方可进行销毁。3.销毁会计档案时，应由档案管理部门、财务部门和审计部门共同派人监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名或盖章，并将监销情况报告卫生局负责人。（三）销毁记录1.会计档案销毁过程中，应安排专人负责记录销毁情况，包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁档案名称及数量等。2.销毁记录应形成书面材料，与《会计档案销毁清册》一并归档保存。七、监督与检查（一）内部监督1.卫生局应建立健全会计档案管理内部监督制度，定期对会计档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.财务部门应加强对会计档案整理、保管、利用等工作的指导和监督，确保会计档案管理工作规范有序。3.档案管理部门应严格按照本制度规定，做好会计档案的整理