干部人事档案收集制度

干部人事档案收集制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理制度规范》等行业准则，结合集团母公司关于干部人事档案管理的指导意见及公司内部风险防控实际需求制定。旨在规范干部人事档案的收集、整理、保管与利用，防范档案管理风险，确保档案信息真实、完整、安全，为公司干部选拔任用、绩效考核等业务提供可靠依据。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。公司各级领导干部、人事管理人员及涉及干部信息工作的相关岗位，均须严格遵守本制度规定。档案收集范围覆盖干部履历信息、任免文件、考核记录、培训情况、奖惩材料等全部与干部人事相关的记录性材料。第三条本制度下列术语定义：（一）干部人事档案专项管理：指公司为规范干部人事档案工作，建立覆盖档案收集、审核、保管、利用全流程的管理体系，实现档案资源有效配置与风险防控的专项治理活动。（二）专项管理风险：指因档案收集不完整、审核不严格、保管不安全或利用不规范等行为，可能导致档案信息失实、泄密或处置不当，进而影响干部选拔任用公信力、引发合规纠纷或损害公司声誉的风险。（三）专项合规：指公司干部人事档案管理活动严格遵守国家法律法规及内部制度要求，确保档案内容真实准确、程序合法合规、权限严格管控。第四条干部人事档案专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖：档案收集范围覆盖所有干部人事活动记录，确保无遗漏、无死角；（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位职责，实行首办负责制与追溯制；（三）风险导向：重点管控档案收集空白、信息造假、违规查阅等风险点；（四）持续改进：定期评估档案管理成效，优化制度流程与技术手段。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司干部人事档案专项管理工作负总责，承担最终决策与监督责任；分管人事工作领导为直接责任人，统筹制度执行与风险管控。第六条设立干部人事档案专项管理领导小组，由公司领导班子成员、人力资源部负责人及各部门代表组成，履行以下职责：（一）统筹制定和完善干部人事档案管理制度；（二）协调解决跨部门档案管理争议；（三）审批重大档案利用事项及风险处置方案。第七条领导小组下设办公室，挂靠人力资源部，负责日常工作，职能包括：（一）组织档案收集、审核、数字化等具体实施；（二）开展档案管理培训与监督考核；（三）建立风险台账并推动整改。第八条牵头部门（人力资源部）职责：（一）主导档案收集制度的制定与修订；（二）制定档案收集清单并动态更新；（三）审核重大档案材料的合规性；（四）监督下属单位档案管理工作。第九条专责部门（纪检监察部、法务部）职责：（一）对档案收集程序进行合规审查；（二）处置档案造假、违规查阅等违纪行为；（三）出具档案管理法律意见。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实本领域干部信息收集要求；（二）初审档案材料的真实性、完整性；（三）配合完成档案移交与补充。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书；（二）及时上报档案缺失、造假等异常情况；（三）执行档案传递登记制度。第三章专项管理重点内容与要求第十二条档案收集范围与标准：（一）基础信息类：姓名、出生年月、籍贯等要素须与原始证明一致；（二）工作履历类：任免文件需加盖组织部门公章，离职材料须附解除合同证明；（三）考核奖惩类：年度考核报告须经本人签字确认，处分决定需附处分期届满证明。第十三条档案审核要求：（一）实行“双审核”机制，部门负责人初审，人力资源部复审；（二）对有争议的材料需调取原始记录核实，必要时可启动第三方鉴定；（三）严禁擅自修改、损毁档案材料。第十四条禁止性行为：（一）严禁伪造干部身份、履历、政审等关键信息；（二）严禁违规复印、拍照涉密档案；（三）严禁将档案信息用于商业目的。第十五条档案保管安全要求：（一）纸质档案存放于恒温恒湿档案库，落实防潮防火措施；（二）电子档案存储于专用服务器，定期备份，访问权限分级控制；（三）档案库房每年开展安全检查，形成记录存档。第十六条档案查阅使用规范：（一）查阅需经分管领导审批，并填写《档案查阅申请表》；（二）涉密档案实行登记、登记、登记制度，查阅后须当面核对页码；（三）查阅记录永久存档，与档案本体一并保管。第十七条异常情况处置：（一）发现档案缺失的，限期30日内补充，逾期未补的须书面说明；（二）确认档案造假的，按干部管理权限追责，并永久标注问题档案；（三）对违规查阅行为，视情节轻重给予警告至降级处分。第十八条数字化转型要求：（一）建立干部人事档案电子数据库，实现扫描件与原件逐页比对；（二）开发智能检索功能，支持按姓名、时间、岗位等多维度查询；（三）定期开展数据质量核查，差错率控制在1%以内。第十九条档案销毁管理：（一）达到法定保存期限的档案，经领导小组审批后统一销毁；（二）销毁过程须双人在场，并拍摄全程视频存档；（三）违规销毁档案的，追究直接责任人刑事责任。第四章专项管理运行机制第二十条制度动态更新机制：（一）每年结合国家档案法规修订，修订档案收集清单；（二）重大人事制度调整后15个工作日内完成配套细则更新；（三）定期（每季度）开展制度执行评估，形成修订建议。第二十一条风险识别预警机制：（一）人力资源部每月排查档案缺失风险点，编制《风险监测报告》；（二）纪检监察部每半年抽查档案管理薄弱单位，发布预警函；（三）对高风险岗位（如关键岗位干部）实行档案动态核查。第二十二条合规审查机制：（一）将档案审核嵌入干部任免、职称评审等决策流程；（二）合同签订、培训安排等非人事业务涉及干部信息的，同步开展档案合规审查；（三）未经审核的材料不得进入业务系统，实行“一票否决”。第二十三条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，重大风险启动应急响应；（二）应急流程包括：立即冻结相关干部信息使用、启动专项调查、上报领导小组决策；（三）跨部门风险协同通过“风险处置联席会”落实责任分工。第二十四条责任追究机制：（一）对档案造假行为，追究材料提供者、审核人连带责任；（二）建立处罚矩阵：材料错误扣绩效分，情节严重的取消评优资格；（三）将违规案例纳入单位年度考核扣分项。第二十五条评估改进机制：（一）每年12月开展档案管理质量评估，指标包括收集率、审核率、使用规范性；（二）评估结果与部门绩效挂钩，排名后30%的单位须提交整改方案；（三）评估报告提交领导小组审议，作为制度优化依据。第五章专项管理保障措施第二十六条组织保障：（一）公司主要负责人每年听取一次档案管理工作汇报；（二）分管领导每季度带队开展现场督导，形成工作日志；（三）设立档案管理责任清单，逐级签订责任状。第二十七条考核激励机制：（一）将档案管理纳入部门年度考核，权重不低于5%；（二）对连续三年考核优秀的部门，奖励档案管理专项经费；（三）个人考核结果与绩效工资、晋升挂钩，违规者实行“一票否决”。第二十八条培训宣传机制：（一）新员工入职培训必须包含档案管理章节；（二）每年4月开展档案管理专题培训，要求关键岗位人员100%参训；（三）制作《档案管理操作手册》，电子版在OA系统开放查阅。第二十九条信息化支撑：（一）开发档案管理系统，实现材料上传、流转、存储全程留痕；（二）与财务、人力资源系统对接，自动抓取干部任免、薪资变动等数据；（三）引入AI图像识别技术，对档案材料完整性进行自动校验。第三十条文化建设：（一）设立档案管理荣誉榜，表彰先进典型；（二）每年6月开展“档案管理宣传月”，组织知识竞赛；（三）领导干部签署《档案合规承诺书》，作为任职资格条件之一。第三十一条报告制度：（一）风险事件报告：2小时内上报异常情况，48小时内提交初步调查报告；（二）年度报告：每年1月15日前提交《档案管理年度报告》，内容包括：1.档案收