工程公司采购管理制度

工程公司采购管理制度前言在工程公司的运营体系中，采购管理扮演着至关重要的角色，它直接关系到工程质量、成本控制、项目进度乃至公司的整体经济效益与市场竞争力。为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，防范采购风险，确保采购过程的公开、公平、公正及合规性，特制定本制度。本制度旨在为公司各项采购活动提供清晰的指引和操作规范，适用于公司所有工程项目及日常运营所需物资、设备、服务的采购管理工作。一、总则（一）目的与依据本制度的制定，旨在通过建立标准化、规范化的采购管理流程，强化对采购全过程的管控，保障采购物资及服务的质量，优化资源配置，提升公司整体运营效益。制定依据包括国家相关法律法规、行业规范以及公司内部管理章程等。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各项目部在工程建设、生产运营、技术改造、科研开发等活动中所需的各类物资（原材料、设备、工具、办公用品等）、工程和服务的采购。特殊采购事项如应急采购、零星小额采购等，可在本制度框架下制定专项实施细则。（三）基本原则采购活动应严格遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应尽可能公开，接受监督，确保采购信息的透明度，避免暗箱操作。3.公平竞争原则：为所有符合条件的供应商提供平等的竞争机会，通过充分竞争选择最优供应商。4.性价比最优原则：在保证质量、服务的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资和服务，追求综合效益最大化。5.诚实守信原则：与供应商建立和维护良好的合作关系，恪守合同承诺，做到诚实信用。6.廉洁自律原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁奉公，杜绝任何形式的利益输送和腐败行为。二、组织架构与职责分工（一）采购决策机构公司设立采购管理委员会（或类似决策机构，以下简称“采购委员会”），作为公司采购管理的最高决策机构。其主要职责包括：审定公司采购管理制度及相关细则；审议并批准重大采购项目的采购方案；协调解决采购管理中的重大问题；对采购工作进行监督指导。（二）采购管理部门公司设立专门的采购管理部门（如采购部），作为采购工作的归口管理和执行部门。其主要职责包括：1.组织制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并监督执行。2.负责公司年度采购计划的汇总、审核与协调。3.组织实施各类采购活动，包括招标、询价、谈判等。4.负责供应商的开发、评估、管理及信息库的维护。5.负责采购合同的洽谈、签订、履行跟踪及管理。6.协同相关部门进行采购物资的验收、入库及不合格品的处置。7.负责采购档案的整理、归档与保管。8.收集、分析市场信息，为采购决策提供支持。（三）需求部门各业务部门、项目部等作为采购需求部门，其主要职责包括：1.根据实际工作需要，提出合理的采购需求，编制本部门的采购申请。2.提供准确的采购物资或服务的技术参数、质量标准、数量及交付时间等要求。3.参与相关采购项目的技术评审、供应商考察及合同洽谈。4.负责采购物资或服务的验收工作，并出具验收意见。5.配合采购部门处理采购过程中出现的与需求相关的问题。（四）其他相关部门1.财务部门：负责采购资金的预算、筹措与支付；参与采购合同的审核；负责采购相关的会计核算与财务管理。2.法务部门/合同管理部门：负责采购合同的法律审核，提供法律支持，防范合同风险。3.审计部门/纪检监察部门：负责对采购全过程进行监督、审计，查处采购活动中的违规违纪行为。4.技术部门/质量部门：参与重要采购项目的技术方案论证、技术标准制定；协助进行供应商的技术能力评估；参与采购物资的质量检验与验收。三、采购计划管理（一）采购需求的提出与汇总需求部门应根据项目计划、生产经营需要及库存情况，提前编制《采购申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、总价、需求日期、用途等信息，并按规定程序报批。采购管理部门负责对各需求部门提交的采购申请进行汇总、整理。（二）采购计划的编制与审批采购管理部门在汇总采购需求的基础上，结合公司年度预算、资金状况及市场情况，编制公司年度、季度或月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、预计采购时间、预算金额等。采购计划需按规定权限报采购委员会或相关领导审批。对于未列入采购计划的临时紧急采购，需按特殊审批流程处理。（三）采购计划的执行与调整经批准的采购计划是采购活动的依据，采购管理部门应严格按照计划组织实施。因市场变化、项目调整等原因确需调整采购计划的，需按原审批程序报批。四、采购方式管理公司应根据采购物资或服务的特性、金额、市场竞争状况等因素，选择合适的采购方式。主要采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。（一）招标采购达到公司规定金额标准的重要或大宗物资、工程及服务采购，应采用招标方式。招标分为公开招标和邀请招标。1.公开招标：是指通过公开渠道发布招标公告，邀请不特定的合格供应商投标的采购方式。适用于采购金额较大、市场竞争充分的项目。2.邀请招标：是指向三家及以上合格供应商发出投标邀请书，邀请其投标的采购方式。适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的项目。招标采购应严格遵守国家及公司关于招投标管理的相关规定，规范招标、投标、开标、评标、定标等环节的操作。（二）询价采购对于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明、竞争充分的物资或服务，可采用询价采购方式。向三家及以上合格供应商发出询价单，获取报价，进行比较后确定供应商。（三）竞争性谈判/磋商适用于以下情形：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。通过与两家及以上供应商进行谈判/磋商，明确技术方案、合同条款和价格等，择优确定供应商。（四）单一来源采购适用于以下情形：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添置，且添置资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式，需提供充分的证明材料，并按规定程序报批。（五）其他采购方式对于零星小额采购（如办公用品等），可采用定点采购、直接采购等简化方式，但需明确适用范围和审批权限。各类采购方式的适用条件、金额标准及审批权限，由公司另行制定详细的《采购方式管理细则》予以明确。五、供应商管理（一）供应商的准入与评估1.建立供应商准入制度。供应商应具备合法的经营资格、良好的商业信誉、必要的生产经营规模、相应的生产或服务能力、合格的产品质量及完善的售后服务体系。2.采购管理部门负责组织对潜在供应商进行调查、评估，收集相关资质证明文件（营业执照、生产许可证、质量认证、财务报表等），必要时进行实地考察。3.建立供应商评估体系，从资质、生产能力、产品质量、价格、交货期、售后服务、财务状况、商业信誉、社会责任等方面进行综合评估，择优选择合作供应商。（二）供应商信息库管理建立和维护公司统一的供应商信息库，记录供应商的基本信息、资质文件、评估结果、合作历史、履约情况等。对供应商信息进行动态管理，定期更新。（三）供应商的分类与分级根据供应商的综合实力、合作情况及提供产品/服务的重要性，对供应商进行分类（如战略供应商、核心供应商、普通供应商等）和分级管理，实施差异化的合作策略和资源投入。（四）供应商的动态管理与绩效评价1.建立供应商绩效评价机制，定期（如每半年或一年）对供应商的履约情况、产品/服务质量、价格竞争力、交付及时性、售后服务水平等进行评价。2.根据绩效评价结果，对供应商进行动态调整。对表现优秀的供应商，可在后续采购中给予优先考虑或增加合作份额；对不合格或存在严重问题的供应商，应暂停合作或列入黑名单，取消其供应资格。3.与核心及战略供应商建立长期稳定的合作关系，开展战略合作与协同创新。六、采购合同管理（一）合同的洽谈与签订1.采购合同是明确供需双方权利义务的法律文件，所有采购活动均应签订书面合同（零星小额采购可简化为订单等形式）。2.采购管理部门负责组织与供应商进行合同洽谈，明确标的、数量、质量、价格、交付方式、交付期限、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。3.合同文本应优先采用公司标准合同范本。非标准合同或重大、复杂合同，需经法务部门/合同管理部门审核。4.合同签订前，需按规定权限报请相关领导审批。审批通过后，由授权代表签署。（二）合同的履行与跟踪1.采购管理部门负责采购合同的跟踪执行，及时了解供应商的生产、备货、发货等情况，确保合同按期履行。2.需求部门、仓储部门等应配合做好物资接收、验收等工作。3.财务部门根据合同约定及验收合格证明，办理付款手续。4.对合同履行过程中出现的变更、违约等情况，应及时与供应商沟通，并按规定程序处理。合同变更需签订书面补充协议。（三）合同的归档与管理采购合同及相关附件（招标文件、投标文件、中标通知书、谈判记录、补充协议等）应统一编号、登记，并由采购管理部门负责整理、归档保管，确保合同档案的完整与安全。七、采购执行与履约管理（一）订单下达与履约跟踪采购合同签订后，采购管理部门向供应商下达正式的采购订单或生产通知单，明确具体的交付要求。同时，持续跟踪供应商的生产进度、质量控制及发货安排，确保按时交付。（二）物资接收与检验验收1.供应商交付物资时，仓储部门或需求部门应根据采购订单、合同及相关标准，对物资的数量、规格型号、包装等进行初步核对。2.技术部门、质量部门或需求部门负责对物资的内在质量、性能指标等进行检验或验收。必要时可委托第三方机构进行检测。3.验收合格的，签署验收单，办理入库手续；验收不合格的，应及时通知采购管理部门，由采购管理部门与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。（三）采购付款1.财务部门根据审批通过的采购合同、验收合格证明、发票等原始凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款。2.严格执行付款审批流程，确保付款金额准确、合规。（四）售后服务与异议处理采购物资在质保期内出现质量问题或其他履约争议的，由采购管理部门牵头，会同需求部门、质量部门等与供应商协商解决，必要时通过法律途径维护公司权益。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立内部监督机制，对采购流程的执行情况进行日常检查与自查。2.各相关部门在职责范围内对采购活动进行监督。（二）审计监督审计部门/纪检监察部门定期或不定期对采购管理制度的执行情况、采购项目的合规性、采购成本的控制效果等进行审计监督。重点审计招标程序、供应商选择、合同签订与履行、资金支付等环节。（三）责任追究对采购过程中出现的违规违纪行为，如泄露采购信息、收受回扣、徇私舞弊、玩忽职守等，一经查实，将按照公司相关规定对责任人进行严肃处理；涉嫌违法的，移交司法机关处理。九