HR部门常用办公表格范本大全

HR部门常用办公表格范本大全在人力资源管理工作中，各类标准化表格是提升工作效率、规范管理流程、确保信息准确的重要工具。一份设计合理、内容完善的表格，不仅能够清晰记录和传递信息，更能为决策提供数据支持。本文旨在梳理HR日常工作中高频使用的各类表格范本，涵盖从人力资源规划到员工关系管理的全流程，供HR同仁参考与借鉴。请注意，实际应用中需根据企业具体情况、行业特点及管理需求进行调整和优化。一、人力资源规划与组织发展类1.1职位说明书（JobDescription）主要用途：清晰界定岗位职责、任职资格、工作关系等，为招聘、培训、绩效、薪酬等模块提供基础依据。核心内容模块：*职位基本信息：职位名称、所属部门、直接上级、职位编号、编制人数、薪资等级等。*工作职责与任务：列出主要工作职责，可按重要性或流程排序，描述应具体、可衡量。*任职资格要求：学历、专业、工作经验、专业技能、证书、软技能（沟通、团队合作等）。*工作关系：内部协作部门/岗位、外部对接机构/人员。*工作条件与环境：工作地点、使用设备、工作强度等。*职业发展路径：可晋升职位、可轮换职位。使用要点：应由HR部门主导，与用人部门充分沟通后共同制定，并根据企业发展和岗位变化定期更新。1.2组织架构图（OrganizationalChart）主要用途：直观展示企业内部各部门设置、层级关系及汇报路径。核心内容模块：*公司/集团整体架构。*各层级部门名称。*部门负责人职位。*部门间的隶属关系和协作关系。使用要点：通常以层级框图形式呈现，力求简洁明了。组织架构调整时需及时更新。二、招聘与配置类2.1人员需求申请表主要用途：由用人部门发起，向HR部门提出招聘需求的正式申请。核心内容模块：*申请部门、申请日期、需求岗位名称、需求人数、期望到岗日期。*岗位职责简述（可关联职位说明书）。*任职资格要求（学历、经验、技能等）。*薪酬预算范围（可选，或另行审批）。*需求原因（新增、替补、扩编等）。*部门负责人审批、HR部门审核、相关领导审批。使用要点：规范招聘需求的提交流程，确保招聘的必要性和计划性。2.2应聘登记表主要用途：收集应聘者基本信息，作为初步筛选和面试参考。核心内容模块：*个人基本信息：姓名、性别、年龄、联系方式、邮箱、现居住地等。*教育背景：起止时间、院校、专业、学历、学位、主要课程（可选）。*工作经历：起止时间、公司名称、部门、职位、主要工作内容、离职原因、薪资范围（可选）。*项目经验（可选）：项目名称、角色、职责、成果。*专业技能与证书：语言能力、计算机技能、专业资格证书。*其他信息：期望薪资、可到岗时间、是否有亲属在本公司、求职意向等。*签名与日期。使用要点：信息项不宜过多，突出关键筛选要素；提醒应聘者信息真实性。2.3面试评估表主要用途：结构化记录面试官对候选人的评价，确保面试过程的客观性和规范性。核心内容模块：*候选人基本信息：姓名、应聘岗位、面试日期、面试官。*面试维度：专业知识与技能、工作经验匹配度、沟通表达能力、逻辑思维能力、团队协作精神、学习能力、职业稳定性、求职动机、综合素质等。*评估方式：可采用评分制（如1-5分）结合文字评语。*总体评价与建议：推荐录用、建议复试、不推荐录用，并给出具体理由。*面试官签名。使用要点：根据岗位要求调整评估维度和权重；面试后及时填写。2.4录用通知书（OfferLetter）主要用途：向拟录用候选人发出的正式书面聘用通知。核心内容模块：*致候选人的称呼及祝贺语。*录用岗位、所属部门、汇报上级。*入职日期、工作地点。*薪酬福利方案：基本工资、绩效工资（如有）、试用期工资标准、发放日期、福利项目概述。*试用期约定：试用期期限、试用期考核要求。*需携带的入职材料清单。*其他说明：如保密协议、竞业限制（如适用）。*公司联系人及联系方式。*候选人确认回执（需签名并反馈）。*公司盖章及日期。使用要点：措辞严谨、信息准确，具有法律约束力；薪酬部分需明确。2.5新员工入职登记表主要用途：在新员工入职当天填写，完善员工档案信息，为后续各项手续办理提供依据。核心内容模块：*个人详细信息（比应聘登记表更全面，如户籍、紧急联系人及电话、婚姻状况等）。*教育经历与工作履历（再次确认，或补充）。*家庭成员信息。*社保公积金相关信息（如社保账号、公积金账号，或新增开户所需信息）。*银行账户信息（用于工资发放）。*公司内部信息登记：工号、部门、岗位等。*声明条款：信息真实性、已阅读并同意公司规章制度等。*员工签名与日期，HR经办人签名。使用要点：确保信息完整准确，复印件需与原件核对。三、培训与发展类3.1培训需求调查表主要用途：收集员工、部门及组织层面的培训需求，为制定培训计划提供依据。核心内容模块：*调查对象信息：部门、岗位、姓名、入职时间等。*现有技能自评与短板分析。*希望参加的培训主题/内容（可列举选项，也可开放填写）。*期望的培训形式（内训、外训、线上、线下、研讨会等）。*建议培训时长与时间段。*其他培训相关建议或需求。*部门负责人意见（部门层面需求汇总与优先级）。使用要点：定期开展，结合组织战略目标、绩效差距进行分析。3.2培训签到表主要用途：记录培训参与情况，作为培训考勤和效果评估的基础数据。核心内容模块：*培训名称、培训日期、培训地点、培训讲师。*序号、部门、姓名、职位、签到时间、联系方式（可选）。*备注（如迟到、早退、请假）。*总计应到人数、实到人数、出勤率。*讲师签名、HR负责人签名。使用要点：培训开始前准备好，结束后及时回收整理。3.3培训效果评估表（课后反馈）主要用途：收集参训员工对培训课程、讲师、组织等方面的满意度和建议，用于持续改进培训工作。核心内容模块：*培训基本信息：课程名称、讲师、日期、地点。*评估维度：*课程内容：实用性、针对性、深度广度。*讲师表现：专业度、表达能力、互动引导能力。*组织安排：时间地点、资料准备、后勤服务。*个人收获与建议：学到的主要内容、对工作的帮助、需改进之处、其他建议。*总体满意度评分。*评估人信息（可选匿名）、日期。使用要点：培训结束后立即发放填写，匿名评估可提高真实性。四、绩效管理类4.1绩效考核表主要用途：是绩效管理周期内对员工工作表现进行评估的核心工具。核心内容模块：*员工基本信息：姓名、部门、岗位、考核周期、考核日期。*考核指标与权重：根据职位说明书和绩效目标设定关键绩效指标（KPIs）或工作任务，明确各指标权重。*目标值/衡量标准：清晰界定每个指标的期望达成水平。*实际完成情况/评分：对照标准进行打分或评级，并提供具体事实依据。*能力素质评估（可选）：对通用能力或岗位核心能力进行评估。*考核结果：各项指标得分汇总、加权总分、最终评级。*评语：*优点与成绩：肯定员工的突出表现和贡献。*待改进方面：指出存在的不足和需提升的领域。*发展建议：针对不足提出具体的改进措施和发展方向。*员工自评、直接上级评价、上级领导审核（根据考核流程设置）。*绩效面谈记录（可选，或单独设置表格）：双方签字确认。使用要点：考核指标应SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）；评分标准需客观明确；重视绩效面谈和反馈。4.2绩效面谈记录表主要用途：记录绩效面谈过程中的主要内容、达成的共识、改进计划等，确保面谈效果落到实处。核心内容模块：*面谈双方信息、面谈时间、地点、面谈对象（员工）。*上一周期绩效目标完成情况回顾。*员工主要成绩与亮点。*存在的问题与待改进方面。*下一周期绩效目标设定（可另附目标责任书）。*员工发展需求与培训计划。*员工意见与建议。*行动计划与跟进安排。*员工签名、主管签名、日期。使用要点：面谈前双方充分准备，面谈中充分沟通，面谈后及时整理记录。五、薪酬福利类5.1薪酬结构表（员工个人版）主要用途：明确员工个人薪酬的构成及具体金额。核心内容模块：*员工基本信息：姓名、工号、部门、岗位、入职日期、薪资等级。*薪酬构成明细：基本工资、岗位工资、绩效工资基数、各类津贴补贴（如交通、通讯、午餐等）、加班工资计算基数（可选）。*变动信息记录：调薪日期、调薪原因、调整前金额、调整后金额。*备注说明：如个税代扣、社保公积金个人缴纳部分等。*HR部门盖章或负责人签字。使用要点：此为内部管理文件，需注意保密；薪资调整后及时更新。5.2员工考勤表主要用途：记录员工每日出勤情况，是计发工资、核算加班费、进行考勤分析的依据。核心内容模块：*部门、月份、员工姓名、工号。*日期、星期、应出勤天数、实际出勤情况（正常出勤、迟到、早退、旷工、事假、病假、年假、婚假、产假、丧假、加班等）。*每日具体考勤记录：上下班时间、加班开始结束时间。*月度汇总：各类假期天数、加班总时长、出勤率。*员工确认签名、部门负责人审核签名、HR复核。使用要点：每日记录，确保准确；月底及时汇总核算。5.3员工社保公积金缴纳明细表主要用途：记录员工社会保险及住房公积金的缴纳基数、个人与公司承担金额等信息。核心内容模块：*员工基本信息：姓名、工号、身份证号。*社保缴纳信息：养老、医疗、失业、工伤、生育保险的缴纳基数，个人缴纳比例及金额，公司缴纳比例及金额。*公积金缴纳信息：公积金缴纳基数，个人缴纳比例及金额，公司缴纳比例及金额。*合计：个人月缴费总额、公司月缴费总额。*缴纳月份、状态（正常、暂停、补缴等）。使用要点：基数调整时需及时更新；确保与社保公积金中心数据一致。六、员工关系类6.1员工信息档案表主要用途：全面记录员工从入职到离职的各类个人及工作相关信息，是员工全生命周期管理的核心档案。核心内容模块：*基本信息（与入职登记表类似，但更完整，包括证件复印件粘贴处）。*学历学位、专业资格证书复印件。*工作履历、奖惩记录。*劳动合同信息：合同编号、签订日期、合同期限、续签记录、岗位变更记录。*薪酬变动记录、培训记录、绩效考核记录。*离职相关信息（若有）：离职日期、离职原因、离职交接情况。*其他重要文件存放目录。使用要点：严格保密；动态更新；纸质档案与电子档案相结合；离职员工档案按规定保存年限。6.2劳动合同签订/续签/变更协议书主要用途：规范劳动合同的签订、期限届满后续签以及合同内容变更等行为。核心内容模块（以签订为例）：*甲乙双方基本信息（公司全称、地址、法定代表人；员工姓名、身份证号、住址）。*合同期限：固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限，明确起止日期。*工作内容与工作地点：岗位名称、工作职责、工作地点。*工作时间与休息休假：标准工时、综合计算工时或不定时工作制，加班及休假规定。*劳动报酬：工资标准、支付时间、支付方式。*社会保险与福利待遇。*劳动保护、劳动条件和职业危害防护。*规章制度告知与遵守。*合同的变更、解除、终止和续订。*保密与竞业限制（可另签专项协议）。*争议解决方式。*双方签字盖章、日期。使用要点：内容需符合劳动法律法规；一式两份，双方各执一份；续签、变更需及时办理。6.3离职申请表/离职交接清单主要用途：规范员工离职流程，确保工作顺利交接、公司财产和信息安全。核心内容模块（离职交接清单）：*员工基本信息：姓名、部门、岗位、工号、入职日期、申请离职日期、预计最后工作日期。*离职原因（可选，在申请表中体现）。*交接项目及负责人确认：*工作交接：手头工作、未完成事项、对接人员、资料文档等。*物品交接：办公设备（电脑、电话等）、办公用品、门禁卡、工牌、钥匙等。*财务交接：借款、报销款项、未结清费用等。*人力资源部交接：劳动合同解除、社保公积金停缴、离职证明开具、档案转移等。*其他部门交接（根据实际情况）。*部门负责人意见、HR部门意见、相关领导审批。*员工签名、日期。使用要点：逐项核对，确保无遗漏；所有交接完成后方可办理离职结算。七、日常事务管理类7.1办公用品申领表主要用途：规范员工办公用品的申领流程，控制成本，确保办公需求。核心内容模块：*申领部门、申领日期、申领人。*办公用品明细：序号、物品名称、规格型号、单位、申领数量、备注。*部门负责人审批。*行政/HR（负责办公用品管理）发放记录：发放数量、发放日期、发放人。使用要点：按需申领，避免浪费；定期盘点。7.2员工出差申请表/出差报告主要用途：规范出差行为，记录出差行程和工作成果。核心内容模块（出差申请）：*申请人、部门、职务、出差事由。*出差地点、出差时间（起止日期）、拟乘坐交通工具。*随行人员（如有）。*预计费用预算（可选）。*部门负责人审批、分管领导审批。*备注。使用要点：出差前申请，特殊情况可补办；出差结束后及时提交出差报告。结语以上表格范本涵盖了HR日