会议纪要撰写规范及标准化模板

会议纪要撰写规范及标准化模板一、适用范围本规范及模板适用于各类正式会议的纪要撰写，包括但不限于：公司内部例会（如周例会、月度工作会、季度总结会）；专项工作推进会（如项目启动会、任务协调会、问题解决会）；跨部门协作会议（如资源对接会、流程优化研讨会）；对外沟通会议（如客户需求对接会、合作伙伴洽谈会）；决策性会议（如方案评审会、预算审批会）。通过标准化撰写，保证会议内容准确传达、决议事项有效落实，为后续工作追溯和执行提供依据。二、撰写流程与操作步骤（一）会前准备：明确信息，夯实基础确认会议核心要素向会议组织者获取会议基本信息，包括：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因（如需）。若会议有提前发放的议程或背景资料，需同步收集，作为记录参考。梳理会议目标与预期成果明确会议需解决的核心问题、达成的共识或形成的决议，例如：“确定项目A的下一阶段开发计划”“明确跨部门B流程的优化方案”。对复杂议题，提前与主持人沟通，知晓讨论重点和预期结论，避免记录时遗漏关键信息。准备记录工具根据会议性质选择记录方式：常规会议建议使用Word或Excel模板；快速讨论类会议可先采用手写或语音转文字工具，会后整理；线上会议可开启会议平台自带录制功能，辅助核对信息。（二）会中记录：抓取关键，客观详实记录会议动态与核心内容议程进展：按会议议程顺序记录各议题的讨论过程，重点标注“主持人引导发言”“关键提问”“争议点”“共识点”等动态信息。发言要点：对每位参会人员的发言，提炼核心观点（而非逐字记录），例如：（技术部负责人）：“当前模块开发进度滞后，主要因第三方接口数据延迟，建议协调供应商优先处理，预计需2个工作日解决。”决议事项：明确记录会议达成的最终结论，需包含“决议内容”“支持人”“反对人（如有）”“弃权人（如有）”，保证结论无歧义。标注行动项与责任分工对会议中明确的后续工作，需单独记录“行动项”，包含：任务描述、负责人（部门+姓名）、计划完成时间、所需资源（如需）。例如：行动项1：整理客户反馈问题清单，由（市场部专员）负责，3个工作日内完成，同步抄送（产品经理）。行动项2：优化报销审批流程，由（财务部主管）牵头，（行政部）配合，下周五前提交方案。实时核对关键信息对涉及数据、时间、责任人等关键信息，不确定时及时向参会人员确认，避免记录误差；对未明确的决议，需在会议结束前请主持人补充说明。（三）会后整理：规范格式，完善细节整理纪要初稿按“会议基本信息—会议议程及讨论内容—决议事项—行动项安排—附件清单”的结构梳理内容，保证逻辑清晰、层次分明。语言需客观中立，避免主观评价（如“某观点不合理”），改为“部分参会人员提出不同意见，认为……”；对未形成决议的议题，需注明“待进一步讨论”或“留至下次会议明确”。核对与补充信息结合会议录音、笔记或参会人员反馈，核对纪要内容的准确性，特别是决议、行动项等关键信息；对遗漏的重要内容，及时补充并标注补充来源（如“根据（总经理）会后补充说明”）。格式规范与校对统一字体（如标题用黑体三号，用宋体小四）、行距（1.5倍）、页边距（常规2.54cm）；检查错别字、标点符号、时间格式（统一用“YYYY-MM-DDHH:MM”）、人员姓名及职务准确性；对表格、流程图等附件，保证标注清晰（如“附件1：项目进度表”）。（四）审核与分发：保证落地，闭环管理内部审核初稿完成后，提交主持人或会议组织者审核，重点确认：决议事项是否准确传达、行动项是否明确责任、敏感信息是否脱敏（如未公开的数据、内部讨论细节）。根据审核意见修改后，可同步发送给关键参会人员核对，保证无异议。正式分发与归档审核通过后，在24小时内通过邮件、企业等正式渠道分发，抄送所有参会人员及相关部门；邮件主题统一为“【会议纪要】+会议名称+日期”（如“【会议纪要】项目A启动会20231027”）。纪要电子版需按“年份+月份+会议类型”分类归档（如“202310/项目会议/”），保存期限不少于1年（重要会议建议长期保存）。三、会议纪要模板表格会议基本信息表项目内容会议名称（例：2023年第三季度销售目标研讨会）会议时间YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM（例：2023-10-2714:00-16:00）会议地点（例：公司301会议室/线上会议-腾讯会议号）主持人（例：（销售总监））记录人（例：（行政专员））应到参会人员（例：销售部全体成员、市场部经理（）、财务部主管（））实到参会人员（例：销售部、，市场部（），财务部（））缺席人员及原因（例：销售部——因客户拜访请假；市场部赵六——因培训缺席）会议议程及讨论内容记录表序号议题名称讨论要点（提炼核心观点，标注发言人）决议/结论（明确最终结果）1Q3销售目标分解（销售一部经理）：建议华东区目标提升15%，因Q2新增3个重点客户；（销售二部经理）：华南区资源不足，目标维持不变。决议：Q3销售总目标按原计划1000万分解，华东区提升至110万（+10%），华南区维持100万，其他区域按原比例分配。2新市场推广方案（市场部（））：线上推广预算增加20%，重点投短视频平台；（财务部（））：需控制成本，建议优先转化老客户复购。结论：线上推广预算增加15%，重点投放抖音和视频号，同步开展老客户专属优惠活动，两周内提交详细方案。行动项安排表序号行动项描述负责人（部门+姓名）计划完成时间所需资源/支持（如需）状态（待执行/进行中/已完成）1修订各区域销售目标分解表销售部（）2023-10-30无待执行2制定线上推广详细方案（含预算）市场部（）、财务部（）2023-11-03设计部支持素材制作进行中3跟进老客户复购优惠政策落地客户服务部（）2023-11-05销售部提供客户清单待执行附件清单序号附件名称备注（例：详见邮件附件/会议资料包）1Q3销售目标分解表（初稿）由销售部提供2线上推广渠道数据对比市场部整理四、撰写要点与注意事项（一）内容准确性：杜绝模糊表述时间、数据、责任人等关键信息必须精确，避免使用“近期”“大概”“相关同事”等模糊词汇；决议事项需明确“是否通过”“具体内容”“执行标准”，例如：“通过《员工考勤管理制度修订版》，自2024年1月1日起执行”而非“原则上同意考勤制度修订”。（二）重点突出性：聚焦核心成果会议纪要需围绕“解决什么问题、达成什么共识、后续做什么”展开，避免记录与主题无关的细节（如闲聊、与议题无关的发言）；对复杂议题，可使用“结论先行”的方式，先写最终决议，再附简要讨论过程，方便读者快速获取关键信息。（三）格式规范性：统一排版逻辑标题层级清晰（如“一、（一）1.（1）”），表格样式统一（边框、字体、对齐方式）；专业术语需与会议表述一致（如内部简称“CRM系统”首次出现时可标注“客户关系管理系统（CRM）”）。（四）及时性与保密性会议结束后24小时内完成初稿审核并分发，避免信息滞后；涉及公司机密、未