合同管理与执行标准流程

合同管理与执行标准流程工具模板一、适用业务场景本流程适用于各类企业对外合作场景，包括但不限于：企业对外采购原材料、设备或服务（如生产型企业采购零部件、服务型企业外包设计服务）；项目合作开发（如科技企业与高校联合研发项目、建筑企业与甲方工程承包）；委托第三方提供专项服务（如市场调研、法律咨询、IT运维）；资产转让、租赁、授权许可等民事法律行为。通过标准化流程管理，可规范合同全生命周期操作，降低履约风险，保障企业合法权益。二、标准操作步骤详解1.需求提出与合同立项操作内容：业务部门根据业务需求（如采购需求、项目合作需求），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、预计履行周期等核心要素；部门负责人对立项必要性进行审核，重点评估需求与业务目标的匹配度、预算合理性；涉及跨部门合作的，需会签相关部门（如采购部、法务部、财务部）确认需求可行性。责任主体：业务部门负责人、需求提出人、相关会签部门。输出成果：《合同立项申请表》（需部门负责人及会签部门签字确认）。2.合同起草与内部审核操作内容：立项通过后，由业务部门指定专人或法务部门根据立项内容起草合同，参考《合同模板》（见附件1），明确双方权利义务、标的物规格/服务标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款；起草完成后，依次通过以下环节审核：业务部门审核：检查合作内容与需求一致性、技术参数准确性；财务部门审核：核对价款构成、支付方式是否符合财务制度，税务条款是否合规；法务部门审核：重点审查合同主体资格（如对方营业执照、授权委托书）、条款合法性、违约责任可执行性、争议解决方式约定是否明确；分管领导审核：从业务战略角度评估合同风险与收益。责任主体：业务部门起草人、财务专员、法务专员、分管领导。输出成果：审核通过后的合同草案（含各环节审核意见）。3.合同审批与签署操作内容：法务部门汇总审核意见，与业务部门沟通修改合同，形成最终版本；根据合同金额及重要性，分级提交审批：金额≤5万元：由部门负责人、分管领导审批；5万元＜金额≤50万元：需增加总经理审批；金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议；审批通过后，由法务部门或授权业务部门与对方协商签署细节（如签署时间、地点、份数），双方加盖公章或合同专用章（个人需提供证件号码复印件及签字）；签署后3个工作日内，将合同原件分送至财务部、法务部、业务部门存档，电子版同步至企业合同管理系统。责任主体：法务部、业务部门、审批领导、行政部（盖章）。输出成果：签署生效的合同原件（至少一式三份）、合同管理系统备案记录。4.合同交底与执行启动操作内容：业务部门在合同签署后5个工作日内，组织合同交底会议，参与人员包括：业务部门执行人、财务对接人、法务对接人及对方项目负责人（必要时）；交底内容明确：合同核心条款（如交付时间、质量标准、付款节点）、双方联系人及联系方式、异常问题处理流程、内部汇报机制；形成《合同交底纪要》（见附件2），由参会人员签字确认，分送至各执行部门。责任主体：业务部门负责人、执行人、财务部、法务部。输出成果：《合同交底纪要》、执行任务分配表。5.合同履行过程监控操作内容：业务部门指定专人作为合同执行人，按合同约定履行义务（如按时交付货物、提供服务），并同步跟踪对方履约情况；建立履约台账（见附件3），记录关键节点进展（如付款申请提交时间、货物签收日期、服务验收报告编号），每月末填写《合同履行情况月报表》，报送部门负责人及法务部；发觉对方可能违约（如延迟交付、质量不达标）或自身履约风险时，执行人应立即向部门负责人汇报，法务部介入评估风险，启动应对预案（如发函催告、协商变更）。责任主体：合同执行人、业务部门负责人、法务部。输出成果：履约台账、《合同履行情况月报表》、风险应对报告（如有）。6.合同变更与补充操作内容：履行过程中因市场环境、需求变化等原因需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》（见附件4），说明变更原因、变更内容及对合同金额、履行周期的影响；变更申请经原审批流程审核通过后，与对方签订《合同补充协议》，明确变更条款（如“原合同第3.2条交付时间调整为年月日”），补充协议与原合同具有同等法律效力；涉及金额重大（如变更后金额增加超过原合同20%）或履行期限延长超过3个月的，需重新履行审批流程。责任主体：业务部门、法务部、审批领导。输出成果：《合同变更申请表》、《合同补充协议》（签署生效）。7.合同验收与结算操作内容：合同到期前，业务部门根据合同约定的验收标准（如产品合格证、服务验收报告）组织验收，可邀请第三方专业机构参与（如需）；验收合格后，由双方签署《合同验收单》（见附件5），明确验收结果、剩余款项金额、质保期等；业务部门根据《合同验收单》及合同约定条款，向财务部提交结算申请，财务部审核无误后安排付款，留存付款凭证（如发票、银行转账记录）。责任主体：业务部门、验收小组、财务部、对方单位。输出成果：《合同验收单》、结算申请表、付款凭证。8.合同归档与复盘操作内容：合同履行完毕（含验收、结算、质保期结束）后15个工作日内，业务部门将合同全套资料（含立项申请、审核意见、签署合同、补充协议、验收单、结算凭证等）整理成册，移交至行政部或档案室归档；法务部牵头组织合同复盘会议，回顾合同全流程管理情况，总结经验教训（如审核漏洞、履约风险点），更新《合同模板库》及管理流程；电子档案保存期限不少于10年，纸质档案保存期限不少于15年（法律法规另有规定的从其规定）。责任主体：业务部门、法务部、行政部/档案室。输出成果：合同档案、复盘报告、更新后的《合同模板库》。三、常用工具模板附件1：合同模板（框架）合同编号：[年份]-[部门代码]-[序号]甲方：[公司全称]统一社会信用代码：[代码]地址：[地址]联系人：[*经理]电话：[固话]乙方：[对方公司全称/个人姓名]统一社会信用代码/证件号码号：[代码]地址：[地址]联系人：[*负责人]电话：[固话]鉴于：[简述合作背景及目的]第一条合同标的：[产品名称/服务内容、规格、数量、质量标准等]第二条价款及支付方式：[总金额、币种、支付节点（如预付30%、到货付60%、质保期满付10%）、账户信息]第三条履行期限、地点和方式：[开始/结束时间、交付/服务地点、履行方式（如上门安装、线上交付）]第四条双方权利义务：[甲方义务：如按时付款、提供场地；乙方义务：如保证质量、售后服务]第五条违约责任：[如逾期交货每日按合同金额0.05%支付违约金，质量不符负责退换等]第六条争议解决：[协商解决不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼/仲裁委员会仲裁]第七条其他：[合同份数、生效条件、附件清单等]甲方（盖章）：乙方（盖章/签字）：法定代表人/授权代表：*法定代表人/授权代表：*签署日期：年月日附件2：合同交底纪要（模板）合同编号：[编号]交底主题：[采购合同/项目合作合同]执行交底交底时间：年月日交底地点：[会议室]参与人员：甲方：[*业务经理]、[*财务专员]、[*法务专员]；乙方：[*项目负责人]交底内容：合同核心条款摘要：[标的物、价款、交付时间、验收标准]；双方联系人：甲方[*业务经理]（电话：[固话]），乙方[*负责人]（电话：[固话]）；关键节点计划：[如月日前完成预付款支付，月日前交付货物]；异常处理流程：[如延迟交付需提前3日书面通知，质量问题需在48小时内反馈]。参会人员签字：甲方：**、*；乙方：**记录人：***附件3：合同履行台账（模板）合同编号：[编号]合同名称：[采购合同]履行节点计划时间实际时间责任人履行情况描述相关凭证（如签收单编号）预付款支付––*财务按节点支付预付款10万元银行转账凭证：货物交付––*业务交付100件产品，签收单号：Z001签收单：Z001验收––*质检验收合格，出具报告Y001验收报告：Y001附件4：合同变更申请表（模板）原合同编号：[编号]变更原因：[如市场需求变化，需增加采购数量]变更前条款变更后条款对金额/周期影响申请人申请日期数量：100件数量：150件金额增加15万元*业务–审批意见部门负责人：***分管领导：***总经理：***变更后合同执行备注：补充协议编号为[编号]，自签署日起生效附件5：合同验收单（模板）合同编号：[编号]验收项目：[服务]验收内容约定标准实际情况验收结果服务响应速度2小时内响应平均1.5小时响应合格报告完整性包含数据分析及建议符合要求合格验收结论：□合格□不合格（需说明整改要求及期限）甲方验收人：**（签字）乙方验收人：**（签字）验收日期：年月日四、执行关键要点提示主体资格审查：签署前务必核实对方主体资格，企业需提供加盖公章的营业执照复印件及法定代表人证件号码明，个人需提供证件号码原件及复印件，避免与无签约主体资格的单位或个人合作。条款严谨性：避免使用“尽可能”“大概”等模糊表述，价款、数量、履行时间等需量化；违约责任应明确具体标准（如违约金比例、损失计算方式），争议解决方式优先约定“由甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼”。审批时效管理：各审批环节需在2-3个工作日内完成，紧急合同可启动“绿色通道”，但需经分管领导书面批准