销售合同审查与签订标准化流程表

销售合同审查与签订标准化流程表一、适用范围本流程表适用于企业销售部门、法务部门及相关协作人员，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等各类销售合同的审查与签订环节。旨在通过标准化操作规范合同管理，降低法律风险，保障交易安全，提高合同处理效率。二、标准化操作流程（一）前期准备：需求确认与信息收集责任主体：销售代表*操作内容：与客户初步沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量等）、交付时间、付款方式、质量标准等核心需求；收集客户基本信息（企业名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式等），核实客户主体资格（如是否为合法存续企业，经营范围是否包含合同业务）；确认合同类型（如标准产品销售合同、定制服务合同、长期供货合同等），选择对应的标准合同模板。输出文件：《合同需求确认单》（含客户信息、核心需求清单）完成时限：与客户达成初步合作意向后1个工作日内（二）合同起草：基于模板规范内容责任主体：销售代表（初稿）→法务专员（审核模板）操作内容：销售代表根据《合同需求确认单》，在标准合同模板基础上填写具体条款，保证以下核心内容完整：合同主体：双方全称、地址、法定代表人/授权代表信息；合同标的：产品/服务详细描述、技术参数、质量标准（附技术附件）；数量与价格：产品数量、单价、总金额（含大写）、折扣政策、税费承担方式；交付条款：交付时间、地点、运输方式、验收标准及流程；付款条款：付款方式（电汇/承兑等）、分期付款节点、账户信息、逾期违约金；违约责任：违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（诉讼/仲裁及管辖法院/机构）；保密条款、知识产权归属（如适用）、合同生效条件及期限。法务专员审核初稿是否符合公司标准模板要求，排查明显法律风险（如格式条款无效、管辖约定不合理等），并反馈修改意见。输出文件：《合同（初稿）》《法务审查意见表》（如无修改意见，可）完成时限：需求确认后2个工作日内（三）合同审查：多维度合规性核查责任主体：法务专员（合法性）→财务专员（财务条款）→业务部门负责人*（可执行性）操作内容：法务审查：重点核查合同主体资格、条款合法性（是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效、是否存在显失公平条款等；财务审查：核对价格构成是否合理、付款节点是否符合公司资金管理要求、税费计算是否准确、客户信用额度是否超限；业务审查：评估交付时间是否与生产/服务能力匹配、质量标准是否可执行、验收流程是否清晰。审查部门需在《合同审查意见表》中明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并注明具体修改意见。输出文件：《合同审查意见表》（含各部门审查意见）完成时限：收到初稿后3个工作日内（各部门并行审查可缩短时限）（四）谈判修订：客户沟通与条款优化责任主体：销售代表（主导谈判）→法务专员（提供法律支持）操作内容：销售代表根据《合同审查意见表》，与客户就修改条款进行沟通，解释公司立场，争取达成一致；对客户提出的合理修改意见，由销售代表汇总后提交法务专员审核，保证修订内容不引入新的法律风险；谈判过程中需全程记录沟通要点（如邮件、会议纪要），形成《合同谈判记录》，明确双方已确认和待解决的事项。输出文件：《合同（修订稿）》《合同谈判记录》完成时限：审查意见反馈后5个工作日内（复杂合同可适当延长）（五）内部审批：权限管控与最终确认责任主体：销售经理*→法务总监*→财务总监*→总经理*（根据合同金额及类型确定审批层级）操作内容：销售经理审核合同的商务条款（如价格、交付）是否符合销售策略，签署审批意见；法务总监审核最终修订稿的法律合规性，确认无法律风险；财务总监审核付款条款、资金安排的合理性；总经理（或授权人）根据合同金额（如金额≥50万元需总经理审批）审批，最终确认合同文本。审批流程需通过OA系统或书面审批表完成，保证审批痕迹可追溯。输出文件：《合同审批单》（含各层级审批意见）完成时限：收到修订稿后3个工作日内（六）合同签订：文本固化与归档管理责任主体：销售代表（组织签订）→法务专员（文本核对）→行政专员*（归档）操作内容：签订前，法务专员核对最终文本与审批版本是否一致，保证条款无遗漏或修改；双方授权代表签字并加盖合同专用章（或公章），保证签字人持有有效授权委托书（如客户方非法定代表人签字）；销售代表收回正本合同（至少一式两份，双方各执一份），并在1个工作日内提交行政专员；行政专员对合同进行编号、登记，扫描电子版存档，同步更新《合同台账》（含合同编号、签订日期、对方主体、金额、履行期限等信息）。输出文件：正式合同文本（正本+副本）、《合同台账》完成时限：审批完成后5个工作日内完成签订与归档三、流程执行记录表步骤责任部门/人操作内容简述完成时限输出文件备注（如特殊问题记录）前期准备销售代表*收集客户信息，确认核心需求需求确认后1日内《合同需求确认单》客户为分支机构，需补充授权文件合同起草销售代表、法务专员填写标准模板，法务审核模板合规性需求确认后2日内《合同（初稿）》《法务审查意见表》定制产品需附技术协议附件合同审查法务/财务/业务部门合法性、财务条款、可执行性审查收到初稿后3日内《合同审查意见表》财务要求分期付款比例≤30%谈判修订销售代表、法务专员与客户沟通修改条款，形成修订稿审查意见反馈后5日内《合同（修订稿）》《谈判记录》客户要求延长质保期，已协商增加条款内部审批销售/法务/财务/总经理按权限逐级审批收到修订稿后3日内《合同审批单》合同金额80万元，需总经理审批合同签订与归档销售代表、法务专员、行政专员*核对文本、签字盖章、归档审批完成后5日内正式合同、《合同台账》客户要求邮寄合同，已留存签收回执四、关键注意事项与风险提示客户资质审查：签订前务必核实客户营业执照、法定代表人证件号码明，若为授权代表，需核对授权委托书及授权范围，避免因主体不适格导致合同无效。条款一致性：保证合同文本与附件（如技术协议、订单）内容无冲突，价格、数量、交付时间等核心信息需与《合同需求确认单》完全一致。法律风险规避：违约责任条款需明确具体（如违约金计算方式、损失赔偿范围），避免使用“违约方承担相应责任”等模糊表述；争议解决优先约定公司所在地法院管辖，或选择明确、可执行的仲裁机构。审批权限管控：严格按照公司权限审批流程执行，严禁越权审批或口头承诺；对于重大合同（如金额超100万元、涉