文件档案管理制度与执行流程范文

第一章总则第一条目的与依据为规范本单位文件档案管理工作，提高文件档案利用效率，确保信息资源的完整、安全与有效传承，依据国家相关法律法规及本单位实际工作需要，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位各部门及全体员工在工作中形成、接收、处理和保管的各类文件、资料、图表、声像等不同形式的档案材料。第三条基本原则文件档案管理遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范有序、真实准确、安全保密、便于利用、服务发展的原则。第二章文件档案管理机构与职责第四条管理机构本单位综合管理部门（或指定专门档案管理部门，下同）是文件档案管理的职能部门，负责统筹、指导、监督和检查全单位的文件档案管理工作。各部门应指定专人（兼职或专职）负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第五条综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位文件档案管理规章制度及实施细则。2.负责本单位各类档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研和销毁等工作。3.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。4.组织档案管理人员的业务培训和学习交流，提高档案管理水平。5.负责档案库房的规划、建设和维护，确保档案实体与信息安全。6.组织开展档案利用服务，为单位各项工作提供信息支持。第六条各部门及档案员职责1.各部门负责人是本部门文件档案管理的第一责任人，对本部门文件材料的真实性、完整性和及时性负责。2.各部门档案员负责本部门日常文件的收集、登记、传阅、保管和整理，并按规定期限向综合管理部门移交归档。3.严格遵守档案管理规定，确保本部门文件材料不丢失、不损坏、不泄密。第三章文件的形成与办理第七条文件拟稿与审核文件拟稿应符合国家公文处理规范，内容真实、准确、完整，表述清晰、简洁、规范。拟稿完成后，须经部门负责人审核，重要文件须按程序报请单位领导审批。第八条文件签发与编号文件经审核无误并批准后，由指定人员负责签发。签发后的文件应进行统一编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。第九条文件打印与用印文件打印应清晰、规范，格式统一。正式文件须加盖单位公章或相关业务专用章，用印应严格按照用印权限和审批程序执行。第十条文件分发与传递文件分发应根据内容和需要确定分发范围和份数，建立分发登记制度。文件传递应通过机要或安全可靠的方式进行，确保送达及时、准确，严防丢失和泄密。第四章档案的收集与整理第十一条归档范围凡是本单位在各项工作中形成的，具有查考利用价值的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料、实物等，均属归档范围。主要包括：1.单位设立、变更、撤销及发展规划、年度计划、总结等文件材料；2.各类会议记录、纪要、决议等；3.重要的请示、报告、批复、通知、函等；4.各项管理制度、工作细则、业务规范等；5.人员任免、奖惩、考核、工资、职称等人事管理文件材料；6.财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务文件材料；7.项目立项、招投标、合同、设计、施工、验收等项目管理文件材料；8.对外交往、合作等文件材料；9.其他具有保存价值的文件材料。第十二条归档要求1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合长期保存要求。2.电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。3.声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、事由等要素，并配以文字说明。4.实物档案应妥善包装，注明来源、时间、事由等。第十三条归档时间1.文书档案一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的整理归档工作。2.项目档案应在项目竣工验收后X个月内完成归档。3.会计档案、人事档案等按国家有关规定期限归档。4.其他专项档案应根据其特点和实际需要确定归档时间。第十四条档案整理1.分类：按照档案形成的规律和特点，结合本单位实际情况，采用适当的分类方法（如年度-机构-问题分类法或年度-问题-机构分类法等）进行分类。2.组卷/件：将分类后的文件材料按照一定的逻辑关系和保管期限组成案卷或单件。3.排列：卷内文件材料应按照形成时间或重要程度进行系统排列。4.编号：对案卷和卷内文件进行编号，以便于检索。5.编目：填写案卷封面、卷内目录、备考表等，编制档案检索工具。第五章档案的保管与保护第十五条库房管理1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。2.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备必要的消防器材和温湿度调控设备。3.建立库房管理制度，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.保持库房整洁有序，档案柜架排列规范，便于存取。第十六条档案存放1.档案应存放在符合国家标准的档案柜、架内，不同载体的档案应分别存放。2.档案存放应按照分类编号顺序排列，做到定位存放，并定期进行清点核对。3.对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。第十七条安全保密1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，确保档案信息安全。2.涉密档案应单独存放，严格按照保密级别进行管理，借阅、复制、传递须经严格审批。3.档案管理人员应严守保密纪律，不得泄露档案内容。第六章档案的利用与借阅第十八条利用原则档案利用应遵循为单位工作服务、严格审批、保守秘密的原则。第十九条利用范围与权限1.本单位内部人员因工作需要查阅一般档案，须经本部门负责人同意，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅涉密档案或重要档案，须经单位分管领导或主要领导批准。3.外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位相关领导批准。4.档案一般不得带出档案库房，确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导或主要领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。第二十条借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅目的、借阅期限等，并经相关领导签字批准。2.档案管理人员核对借阅人身份及审批手续无误后，方可提供档案。3.借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得转借、复制（经批准者除外）、丢失档案。第二十一条归还与清点借阅档案到期应及时归还。档案管理人员应对归还的档案进行认真清点、检查，确认无误后注销借阅登记。对逾期未还者，应及时催还。第二十二条档案复制与摘录因工作需要复制或摘录档案内容的，须经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员负责复制或摘录，复制件须加盖档案证明章。涉密档案的复制、摘录按保密规定执行。第七章档案的鉴定与销毁第二十三条档案鉴定档案管理部门应定期会同有关部门对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其存毁。鉴定工作应由单位分管领导、相关业务部门负责人、档案管理人员组成鉴定小组进行。第二十四条销毁程序1.对鉴定后确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位主要领导批准后，方可销毁。2.档案销毁应有两人以上监销，监销人应对照《档案销毁清册》核对所要销毁的档案，确认无误后，在指定地点进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字。3.《档案销毁清册》应永久保存。第八章监督与责任追究第二十五条监督检查综合管理部门应定期或不定期对各部门文件档案管理工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并督促落实。第二十六条责任追究对在文件档案管理工作中认真负责、成绩显著的部门和个人，应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成文件档案丢失、损坏、泄密或影响工作的，将视情节轻