GHG-COP-01 温室气体盘查信息管理程序

GHG-COP-01温室气体盘查信息管理程序1.目的本程序旨在规范组织内部温室气体（GHG）盘查信息的收集、整理、验证、存储、维护、使用与传递过程，确保盘查数据的准确性、完整性、一致性和及时性，为组织的碳管理决策、目标设定、减排行动及合规报告提供可靠的信息支持。2.适用范围本程序适用于组织内所有与GHG盘查活动相关的信息管理工作，涵盖组织层面及各运营单元在盘查边界内产生的所有温室气体排放与清除相关的数据和信息。涉及的部门包括但不限于生产、能源、采购、行政、财务及各业务单元，以及所有参与数据提供、处理和审核的人员。3.术语和定义3.1温室气体（GHG）指大气中那些吸收和重新放出红外辐射的自然和人为的气态成分，包括二氧化碳（CO₂）、甲烷（CH₄）、氧化亚氮（N₂O）、氢氟碳化物（HFCs）、全氟化碳（PFCs）、六氟化硫（SF₆）和三氟化氮（NF₃）等。3.2温室气体盘查（GHGInventory）指对特定组织、产品、服务或活动在一定时间内的温室气体排放和清除进行量化和报告的过程。3.3盘查信息（InventoryInformation）指在GHG盘查过程中产生或使用的所有数据、文件、记录、报告、方法学依据、参数等，包括活动数据、排放因子、计算过程、监测记录、审核证据等。3.4数据质量（DataQuality）指数据满足特定使用要求的程度，通常包括准确性、precision（精确度）、完整性、一致性、透明性和及时性等要素。3.5信息安全（InformationSecurity）指保护盘查信息免受未授权的访问、使用、披露、修改、损坏或销毁，确保信息的机密性、完整性和可用性。4.职责4.1环境管理部门（或指定牵头部门）负责本程序的制定、修订、解释和监督执行。协调组织内部各部门的GHG盘查信息管理工作。组织对盘查信息的审核与验证。负责GHG盘查报告的编制、汇总与对外披露（如适用）。指定专人负责GHG盘查信息的集中管理与维护。4.2各业务部门/运营单元负责本部门/单元GHG盘查相关原始数据和信息的收集、记录、初步整理与及时提交。确保所提供信息的真实性、准确性和完整性，并对其负责。配合环境管理部门进行信息的审核与验证，提供必要的支持和解释。遵守本程序关于信息保密和安全的规定。4.3信息技术部门（如适用）为GHG盘查信息的电子存储、管理系统提供技术支持和维护。协助保障盘查信息系统的网络安全和数据备份。4.4管理层批准本程序及相关资源的配置。确保各部门履行GHG盘查信息管理的职责。5.程序内容5.1信息收集5.1.1收集计划：环境管理部门应根据盘查周期和范围，制定详细的信息收集计划，明确收集的信息类型、责任部门、收集频率、提交时限和格式要求。5.1.2原始数据获取：各业务部门/运营单元应根据收集计划，从计量仪表、采购凭证、运行记录、财务报表、供应商报告等可靠来源获取原始数据。对于关键数据，应保留相应的原始凭证或记录。5.1.3数据记录规范：所有原始数据的记录应清晰、规范，注明数据来源、采集时间、采集人、计量单位等关键信息。鼓励采用电子化记录方式，确保数据可追溯。5.1.4信息提交：各部门/单元应按时将整理后的信息提交至环境管理部门指定人员。提交方式可包括电子文档、数据库录入或指定信息系统上传。5.2信息整理与验证5.2.1信息汇总：环境管理部门指定人员对各部门提交的信息进行汇总、分类和初步审核，检查信息的完整性和格式符合性。5.2.2数据验证：a)逻辑性校验：检查数据是否存在明显的逻辑错误或不合理波动。b)交叉核对：将不同来源的同一数据进行比对，或与历史数据、行业基准数据进行比较分析。c)计算复核：对排放量计算过程中的公式应用、数据代入进行抽样复核。d)追溯验证：对关键数据，通过查阅原始凭证、现场核实等方式进行验证。5.2.3问题处理：对验证过程中发现的问题或数据异常，环境管理部门应及时与数据提供部门沟通，要求其核实、解释或更正。必要时，共同进行调查，直至问题解决。5.3信息存储与维护5.3.1存储方式：盘查信息可采用电子和纸质两种存储方式。优先采用安全的电子存储系统（如数据库、云存储或专用盘查软件），便于管理和检索。纸质文件应妥善归档。5.3.2信息分类与编码：应对盘查信息进行系统分类和编码，建立清晰的文件夹结构和文件命名规则，确保信息有序存放，易于查找。分类可按年份、部门、排放源类型、信息类别等维度进行。5.3.3版本控制：对于重要的盘查报告、计算表格、方法学文件等，应实施版本控制，明确标识版本号、修订日期和修订内容，防止混淆和误用。5.3.4数据备份：电子存储的盘查信息应定期进行备份，备份介质应安全存放，并进行定期测试以确保备份数据的可恢复性。5.3.5信息更新与维护：当盘查边界、活动水平、排放因子、计算方法等发生变化时，应及时更新相关信息，并记录变更原因和过程。定期对存储的信息进行整理和清理，删除过时或冗余的无效信息（但需符合记录保存要求）。5.4信息使用与传递5.4.3信息共享与沟通：建立内部GHG盘查信息沟通机制，确保相关部门和人员能够及时获取所需的盘查信息，支持决策和行动。5.5信息安全与保密5.5.1访问控制：对存储GHG盘查信息的系统或文件，应设置访问权限，仅授权人员方可访问和操作。权限设置应遵循最小必要原则。5.5.2操作日志：电子信息系统应具备操作日志功能，记录用户的访问、修改、删除等关键操作，以便追溯。5.5.3保密要求：所有接触GHG盘查信息的人员均有责任保守信息秘密，不得向未授权的第三方泄露。涉及商业敏感信息或机密数据的，应特别加强保密措施。5.5.4数据销毁：对于超过保存期限或不再需要的盘查信息，应按照规定的程序进行安全销毁，确保信息不会被非法恢复或使用。6.相关文件《环境管理手册》《温室气体盘查技术规范》（可引用国家、行业或国际标准）《数据管理规定》《文件控制程序》《记录控制程序》7.记录GHG盘查数据收集表及原始记录数据验证与审核记录GHG排放量计算过程表GHG盘查报告（草案及终稿）信息变更申请及审批记录数据备份与恢复记录信息访问与借阅记录相关会议纪要（记录的保存期限应符合组织规定及相关法规要求，通常不少于[具体年限，如五年