行政公文写作指导手册

通用行政公文写作指导手册前言行政公文是政机关、企事业单位和社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策、部署指导工作、请示和答复问题、汇报情况、交流经验的重要工具。为规范公文写作，提高办文效率和质量，本手册结合行政工作实际，系统梳理公文写作的适用场景、操作流程、模板规范及注意事项，供相关人员参考使用。一、行政公文的适用范围与常见类型（一）适用场景行政公文广泛应用于各类行政管理活动，具体场景包括：决策部署类：传达上级指示、部署工作任务（如《关于开展年度安全生产检查的通知》）；请示报告类：向上级机关请求指示、批准（如《关于审批项目建设资金的请示》），或汇报工作、反映情况（如《2023年上半年工作总结报告》）；商洽沟通类：与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题（如《关于商请协助举办活动的函》）；知照传达类：公布应当遵守或周知的事项（如《市住房公积金缴存管理办法》）、通报表扬或批评（如《关于表彰同志见义勇为行为的通报》）；会议记录类：记载和传达会议议定事项（如《项目推进会会议纪要》）。（二）常见文种及核心特点文种适用范围核心特点通知批转、转发公文，部署工作，告知事项适用范围广，时效性强，语气明确请示向上级请求指示、批准一文一事，事前请示，不得抄送下级报告向上级汇报工作、反映情况、答复询问陈述性，不夹带请示事项函不相隶属机关间商洽工作、询问答复问题灵活性强，格式相对简单纪要记载会议主要情况和议定事项纪实性，概括性，具有约束力二、公文写作的标准流程与步骤（一）明确写作目的与受众确定核心目标：清晰界定公文要解决的问题（如部署工作、请求资源、通报情况），保证内容与目标一致；分析受众对象：根据发文机关与收文机关的关系（上下级、平级）确定语气和侧重点（如对上级请示需谦逊严谨，对下级通知需明确具体）。（二）收集整理材料收集依据性材料：政策文件（上级规定、法律法规）、背景资料（工作背景、前期进展）、数据支撑（统计数据、案例事实）；梳理材料逻辑：按“重要性”“时间顺序”“逻辑关系”对材料分类，保证论述有据、条理清晰。（三）确定文种与标题准确选择文种：根据目的匹配文种（如请求批准用“请示”，周知事项用“通知”），避免文种混用（如“请示”与“报告”不得混用）；拟定规范标题格式为“发文机关+事由+文种”（如《市人民关于开展全市营商环境整治工作的通知》），要求简洁明了，不超过30字。（四）起草结构公文一般分为“开头—主体—结尾”三部分，需遵循“一文一事”原则：开头：简明扼要说明发文缘由（依据、目的、背景），常用“为……根据……特通知如下”“现将……报告如下”等表述；主体：清晰阐述具体事项，内容需条理分明（分点列项），语言准确简洁，避免歧义；结尾：根据文种确定收尾（如通知常用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“特此报告”）。（五）检查格式规范排版格式：按《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求，采用A4纸张，页码位于页脚居中，字体为仿宋GB2312，标题二号小标宋简体，三号仿宋，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312；要素完整：保证“发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章”等要素齐全。（六）审核与定稿自审：检查内容是否符合政策要求、逻辑是否清晰、格式是否规范、有无错别字；交叉审核：涉及多部门工作的公文，需会签相关部门；领导审批：按权限报请分管领导或主要领导审批，定稿后加盖发文机关印章。三、常用公文模板与填写说明（一）通知模板要素填写要求示例发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成市人民办公室文件发文字号由“机关代字〔年份〕序号号”组成X市政办〔2023〕15号标题发文机关+事由+文种关于开展2023年度全市安全生产大检查的通知主送机关全称或规范化简称，顶格书写，后加冒号各县（市、区）人民，市人民各部门、各直属机构：开头说明发文依据和目的为深入贯彻落实习近平总书记关于安全生产的重要指示精神，切实消除安全隐患，保障人民群众生命财产安全，根据国务院安委会统一部署，现就开展2023年度全市安全生产大检查有关事项通知主体分点列示具体事项（一、二、三……）一、检查范围全市所有生产经营单位，特别是危险化学品、建筑施工、交通运输、人员密集场所等重点行业领域。二、检查内容（一）安全生产责任制落实情况；（二）安全隐患排查治理情况；（三）应急预案制定及演练情况……结尾提出执行要求请各单位高度重视，加强组织领导，于2023年X月X日前将自查报告报送市安委会办公室。发文机关署名发文机关全称市人民办公室成文日期用阿拉伯数字标注年、月、日2023年X月X日印章覆盖成文日期，骑年盖月（加盖印章）（二）请示模板要素填写要求示例发文机关标志单位文件市教育局文件发文字号X教〔2023〕8号X教〔2023〕8号标题关于请求的请示关于审批市第一中学新建教学楼项目资金的请示主送机关只能有一个主送机关，不得抄送下级市人民：开头简述请示缘由（背景、问题、依据）为改善我市第一中学办学条件，解决教室不足问题，经我局实地调研并报市分管领导同意，拟新建一栋教学楼，建筑面积8000平方米，预计总投资2000万元。主体说明请示事项及具体理由该项目已纳入我市2023年教育事业发展计划，目前已完成立项、规划、设计等前期工作，但因市财政资金紧张，无法全额承担。恳请市批准从市级教育专项资金中列支1500万元，不足部分由我局统筹解决。结尾使用规范请示结语妥否，请批示。发文机关署名市教育局市教育局成文日期2023年X月X日2023年X月X日印章（加盖印章）（加盖印章）（三）会议纪要模板要素填写要求示例标题会议名称+纪要项目推进会会议纪要会议基本情况包括时间、地点、主持人、参会人员、列席人员、记录人时间：2023年X月X日9:00-11:30地点：市3楼会议室主持人：市长参会人员：市秘书长、市发改委主任、市财政局局长、市交通局局长……列席人员：设计院院长记录人：秘书会议主要内容按议题分点记录讨论情况及议定事项一、关于项目前期工作进展汇报市发改委主任同志汇报：目前项目可行性研究报告已通过评审，初步设计方案已完成，预计6月底前完成施工图设计。二、关于资金保障问题市财政局局长同志建议：从2023年市级基建资金中安排5000万元，不足部分通过银行贷款解决。会议议定：同意财政局的资金安排方案，由市财政局负责落实。三、关于项目推进时间节点会议明确：7月完成招投标，8月正式开工，2024年12月底前竣工。落款发文机关和成文日期（也可，根据需要确定）市人民办公室2023年X月X日四、公文写作的常见问题与规避建议（一）标题不规范问题表现：标题缺少文种（如“关于工作的情况”）、事由表述不清（如“通知”）、使用口语化词汇（如“关于搞定事的请示”）。规避建议：严格遵循“发文机关+事由+文种”格式，事由需准确概括公文核心内容，避免歧义；标题中不使用“的通知”“的报告”等冗余表述。（二）文种使用混淆问题表现：将“请示”与“报告”混用（如报告中夹带请示事项）、“函”与“请示”混用（向有隶属关系的机关用函）。规避建议：明确文种适用范围——请示需事前行文、一文一事，上级需批复；报告为事后或事中行文，不要求批复；函适用于不相隶属机关间行文，不得带请示性质。（三）逻辑混乱问题表现：内容前后矛盾、条理不清、重点不突出（如请示事项在开头未明确，中才提及）。规避建议：起草前列提纲，按“缘由—事项—要求”逻辑展开；主体部分分点列项，用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”标注，每部分聚焦一个核心内容。（四）语言不简洁问题表现：使用口语化表达（如“差不多”“基本上”）、冗余词汇（如“的、地、得”滥用）、套话空话多（如“在……领导下，在……支持下”占比过高）。规避建议：使用规范的书面语，避免口语化；删除不必要的修饰词，每句话直奔主题；套话空话控制在全文10%以内，以实质性内容为主。（五）格式细节错误问题表现：发文字号年份用括号“（）”而非方括号“〔〕”、页码位置错误（如页脚居左）、附件说明未标注（如“附件：1.方案”）。规避建议：严格参照《政机关公文格式》标准，发文字号年份用六角括号“〔〕”，页码页脚居中；中有附件时，在下空一行左空二字标注“附件”，后标全角冒号和附件名称。附录：公文格式核心要点（GB/T9704-2012）页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字体字号：标题二号小标宋简体，三号仿宋，一级标题三号黑体（居中），