会计凭证传递交接制度

会计凭证传递交接制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》及相关行业规范，结合公司内部风险防控及业务流程标准化需求制定。旨在规范会计凭证的传递与交接管理，确保凭证处理的合规性、安全性与效率性，防范舞弊、差错及资金风险，维护公司资产完整与财务信息准确。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，覆盖会计凭证从填制、审核、传递、保管到归档的全生命周期管理，涉及采购、销售、费用报销、资金支付等所有经济业务场景。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）会计凭证专项管理：指公司针对会计凭证的传递交接环节，建立制度化、标准化、规范化的管控体系，包括流程设计、权限设定、风险防范、监督考核等综合管理活动。（二）凭证传递风险：指在会计凭证流转过程中因流程缺失、职责不清、操作不当等导致信息失真、资产流失、法律纠纷等潜在危害。（三）凭证合规性：指会计凭证的填制、审核、传递、保管等环节必须符合国家会计法规、公司制度及业务实际，确保无虚假记载、无违规操作。第四条会计凭证传递交接管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：所有会计凭证均须纳入本制度管控范围，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的凭证管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，强化重点监控与防范措施。（四）持续改进原则：根据法规变化、业务调整及风险实践，动态优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会计凭证专项管理负总责，承担领导责任；分管财务、业务的相关负责人为直接责任人，负责组织落实制度执行。第六条公司设立会计凭证专项管理领导小组，由主要负责人牵头，分管领导任副组长，财务部、内审部、业务核心部门负责人及下属单位代表组成。领导小组负责统筹协调凭证管理重大事项，审批关键制度修订，监督考核整体成效。第七条财务部为会计凭证专项管理的牵头部门，职责包括：（一）牵头制定、修订并解释本制度，确保与国家法规及集团要求同步；（二）组织全公司凭证管理培训，提升员工操作规范性；（三）定期开展凭证传递风险排查，提出优化建议；（四）监督考核各部门执行情况，协调跨部门业务衔接。第八条内审部为会计凭证专项管理的专责部门，职责包括：（一）独立审核凭证流程的合规性、完整性，识别管理漏洞；（二）针对重大风险点提出流程优化方案，并跟踪落实；（三）牵头开展专项审计，对违规行为进行风险处置。第九条各业务部门和下属单位为会计凭证专项管理的实施主体，职责包括：（一）严格执行本制度规定，落实凭证填制、传递、保管等全流程管理；（二）设置凭证管理岗位，明确基层操作人员的合规操作标准；（三）建立内部风险防控机制，及时上报异常情况。第十条基层执行岗位员工（如出纳、复核员、业务经办人员）应履行以下合规义务：（一）签署岗位合规承诺书，确保本人操作符合制度要求；（二）发现凭证传递异常或潜在风险时，立即向直属上级报告；（三）参与岗前及年度合规培训，考核合格后方可上岗。第三章专项管理重点内容与要求第十一条会计凭证填制环节管理：业务经办人员必须依据真实经济业务填制凭证，内容完整、要素齐全，不得涂改、挖补。原始凭证需加盖业务单位公章或签字确认，电子凭证需符合系统格式规范。第十二条凭证审核环节管理：财务部设专人负责凭证审核，重点核查业务真实性、审批权限、金额准确性、附件完整性。复核岗须与填制岗分离，严禁单人全流程包办。第十三条凭证传递环节管理：（一）内部传递需使用指定凭证流转单，注明收发时间、签字人；（二）跨部门凭证通过财务部集中中转，严禁私自带离或转交非授权人员；（三）电子凭证通过系统自动流转，人工干预需记录操作日志并审批。第十四条凭证保管环节管理：（一）纸质凭证按会计期间装订成册，统一归档至档案室，保管期限按法规规定执行；（二）电子凭证采用加密存储，定期备份至异地服务器，访问权限分级授权；（三）销毁档案时须履行审批程序，两人以上监督登记。第十五条特殊凭证管理要求：（一）采购凭证需附供应商资质文件及招标文件（如适用）；（二）费用报销凭证需经部门负责人双重签字确认；（三）大额资金支付凭证需总经理审批备案，并留存决策过程记录。第十六条禁止性行为管控：（一）严禁伪造、变造会计凭证；（二）严禁将经手的凭证交由他人代签或代传；（三）严禁截留、隐匿、销毁应传递的凭证；（四）严禁利用凭证传递进行利益输送或关联交易。第十七条重点风险防控点：（一）高风险业务（如大额采购、资产处置）凭证需实施双人复核；（二）异常凭证（如频繁补单、审批越权）必须启动穿透核查；（三）离职员工尚未传递的凭证须由原岗位接替人完成交接。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：财务部每年结合法规政策变化及内审发现，修订完善本制度，经领导小组审议后发布实施。重大业务调整时同步优化凭证流程。第十九条风险识别预警机制：（一）财务部每月开展凭证传递专项排查，形成风险清单；（二）内审部每季度抽取凭证样本，评估流程执行有效性；（三）预警信息通过公司内网发布，相关单位3日内响应整改。第二十条合规审查机制：（一）新业务系统上线前必须通过凭证管理合规性评估；（二）重大合同签订后需附带凭证传递审核意见；（三）未经本制度审查通过的凭证，财务部有权拒绝处理。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，内审部跟踪验证；（二）重大风险启动应急程序，成立专项处置组，24小时内上报领导小组；（三）跨部门风险实行联席会议制度，协同解决问题。第二十二条责任追究机制：（一）对违规操作者视情节轻重给予警告至降级处分，涉及违法的移交司法机关；（二）对管理失职的部门负责人扣除绩效奖金，年度考核评定为C级以下；（三）实行“一票否决制”，凭证管理不合格的单位取消评优资格。第二十三条评估改进机制：（一）每半年组织专家对制度执行效果进行测评，形成改进报告；（二）对重复出现的问题，修订制度或强化培训；（三）优秀实践案例纳入年度管理手册汇编。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：各级领导干部须在月度会议上宣读本制度要点，将凭证管理纳入分管领域年度工作计划。财务部设立专项管理办公室，配置专职监督人员。第二十五条考核激励机制：（一）将凭证合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）对凭证管理标杆部门予以奖励，对落后单位通报批评；（三）员工年度考核不合格者不得晋升，并强制参加再培训。第二十六条培训宣传机制：（一）新员工入职必须通过凭证管理线上测试，成绩计入试用期考核；（二）每年4月开展全员合规宣誓活动，签署《凭证管理承诺书》；（三）定期发布风险案例集，增强全员风险意识。第二十七条信息化支撑：财务部牵头建设凭证管理系统，实现以下功能：（一）电子签审：自动校验审批链完整性，异常流程自动拦截；（二）影像归档：扫描凭证自动索引入库，支持全文检索；（三）风险监控：系统自动比对单据与审批权限，超标数据标记预警。第二十八条文化建设：（一）设立凭证管理荣誉墙，展示优秀案例；（二）编制《会计凭证操作手册》，图文并茂供员工学习；（三）在财务月报中纳入凭证差错率指标，倒逼管理提升。第二十九条报告制度：（一）风险事件每月5日前报送至内审部备案；（二）年度管理情况12月20日前提交领导小组审议；（三）报告内容须包含问题清单、整改措施、责任分工、成效