公司合同审核制度

公司合同审核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等国家相关法律法规，参照行业合规管理标准及集团母公司相关制度要求，结合公司实际业务发展需要，旨在规范公司合同管理行为，防控合同履行中的法律风险与经营风险，提升合同管理规范化、制度化水平，保障公司合法权益。同时，通过强化风险防控措施，完善业务流程，促进公司管理体系持续优化，为稳健经营提供制度保障。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营活动中各类合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等全流程管理。具体适用范围包括但不限于采购、销售、投资、租赁、技术服务、劳动用工、知识产权等业务场景，以及公司下属单位的所有合同管理活动。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“合同专项管理”指公司为防范合同风险、规范合同行为而建立的全流程管理体系，包括风险识别、审查控制、履行监督、责任追究等环节。（二）“合同风险”指合同订立或履行过程中可能引发的法律纠纷、经济损失或声誉损害的潜在因素。（三）“合同合规”指公司合同管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及内部管理制度，确保合同行为合法、合规、高效。（四）“分级管控”指根据合同金额、业务重要性及风险等级，实施差异化管理措施，明确审查层级与审批权限。第四条合同专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有合同管理活动纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门及岗位的合同管理职责，确保责任可追溯。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险领域与关键环节，实施重点防控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估合同管理体系有效性，及时优化制度流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司合同专项管理负总责，领导公司合同管理体系建设，审定重大合同风险防控策略，确保制度有效执行。分管领导为合同专项管理的直接责任人，负责统筹协调各部门合同管理工作，监督制度落实情况，并对管理缺位承担主要责任。第六条设立公司合同专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，相关部门负责人为成员。领导小组主要职能包括：（一）统筹公司合同专项管理制度建设，审定重大风险防控方案；（二）协调跨部门合同管理事项，解决业务场景中的制度冲突；（三）监督评估合同管理绩效，提出优化建议；（四）对重大合同风险事件进行决策审批。第七条明确三类主体在合同专项管理中的职责分工：（一）牵头部门（如法务合规部）：1.负责合同专项管理制度起草、修订及解释；2.组织开展合同风险识别与评估，制定分级管控标准；3.审核重大合同、涉外合同及下属单位重要合同；4.开展合同管理培训，提升全员合规意识；5.监督考核各部门合同管理绩效。（二）专责部门（如业务部门、财务部）：1.业务部门：负责本领域合同需求提出，落实合同尽职调查，配合审核流程；2.财务部：负责合同资金支付审核，监督合同款项回收，参与违约风险处置。（三）业务部门/下属单位：1.负责本领域合同日常管理，落实审查标准，执行审批权限；2.开展合同履行监督，及时上报风险事件；3.整理归档合同资料，配合审计检查。第八条基层执行岗位（如业务员、项目经理）应履行以下合规操作责任：（一）严格按照制度要求开展合同起草与尽职调查；（二）在合同签订前向专责部门报备，确保符合审批权限；（三）及时上报合同履行中的异常情况，配合风险处置；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人责任。第三章专项管理重点内容与要求第九条采购合同管理：（一）业务操作合规标准：1.供应商选择须进行尽职调查，包括资质审核、履约能力评估及信用背景核查；2.采购流程需符合招标、询价或比价程序，重大采购需经领导小组审议；3.合同条款应明确价格、交付、验收标准，并约定违约责任。（二）禁止性行为：严禁关联交易利益输送、违规指定供应商或拆分采购规避审批。（三）重点防控：防范虚假交易、价格串通及合同履行中的交付风险。第十条财务合同管理：（一）业务操作合规标准：1.资金支付需严格遵循审批权限，大额支付需经多人复核；2.税务条款须符合现行政策，避免因合同约定引发税务争议；3.资产租赁、融资等合同需进行财务风险评估。（二）禁止性行为：严禁虚假合同套取资金、违规拆分合同逃避税务监管。（三）重点防控：防范资金链断裂、税务合规风险及高负债经营风险。第十一条投资合同管理：（一）业务操作合规标准：1.投资协议须明确投资标的、金额、回报机制及退出条款；2.涉及股权交易需进行目标公司尽职调查，核实资产、债务及法律合规性；3.合同需约定争议解决机制，优先选择仲裁或司法管辖。（二）禁止性行为：严禁虚假投资、捆绑交易或违反资金用途约定。（三）重点防控：防范投资失败、法律纠纷及资产处置风险。第十二条劳动用工合同管理：（一）业务操作合规标准：1.劳动合同需符合最低工资、工时及社保缴纳标准；2.竞业限制条款须明确范围、期限及经济补偿；3.涉及外籍员工的合同需遵守外汇及签证管理要求。（二）禁止性行为：严禁强制加班、逃避社保缴纳或签订不合规的格式合同。（三）重点防控：防范劳动争议、工伤纠纷及用工合规风险。第十三条知识产权合同管理：（一）业务操作合规标准：1.技术许可合同需明确授权范围、期限及侵权责任；2.合作研发协议须约定成果归属及保密义务；3.知识产权转让合同需核实权利状态，避免权利瑕疵风险。（二）禁止性行为：严禁盗用他人知识产权或签订无效的保密协议。（三）重点防控：防范侵权纠纷、技术泄密及成果归属争议。第十四条涉外合同管理：（一）业务操作合规标准：1.涉外合同需适用签约地法律，明确争议解决地；2.跨境支付需遵守外汇管制规定，防范汇率波动风险；3.外籍员工合同需符合当地劳动法及签证要求。（二）禁止性行为：严禁虚假涉外业务套取外汇或违反当地法律法规。（三）重点防控：防范法律冲突、跨境资金监管风险及合规处罚。第十五条安全合同管理：（一）业务操作合规标准：1.工程建设合同需包含安全生产责任条款，明确施工方、监理方及业主责任；2.设备租赁合同须约定安全验收标准，避免因设备缺陷引发事故；3.重大安全协议需经专家评审，确保措施可操作性。（二）禁止性行为：严禁明知设备存在安全隐患仍继续使用或签订虚假安全协议。（三）重点防控：防范安全事故、第三方责任纠纷及合规处罚。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）牵头部门每年对合同专项管理制度进行评估，根据法律法规变化、业务调整及风险事件更新制度内容；（二）重大业务场景（如并购重组、跨境投资）需同步完善制度配套措施；（三）制度修订需经领导小组审议，并发布实施通知。第十七条风险识别预警机制：（一）定期开展合同风险排查，重点领域每季度至少排查一次；（二）建立风险分级标准，一般风险由业务部门整改，重大风险需上报领导小组处置；（三）通过系统工具自动识别高风险合同，并发布预警通知。第十八条合规审查机制：（一）将合同审查嵌入业务流程，未通过合规审查的合同不得签订；（二）明确审查层级：一般合同由专责部门审核，重大合同需经领导小组审议；（三）审查意见需书面记录，存档备查。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，专责部门跟踪落实；（二）重大风险需制定应急预案，明确责任部门、处置流程及上报要求；（三）风险事件处置完毕后需形成报告，存档备查。第二十条责任追究机制：（一）违规情形包括但不限于虚假合同、超越权限审批、未履行审查义务；（二）处罚标准：一般违规通报批评，重大违规扣减绩效，涉嫌违法的移交司法机关；（三）建立责任倒查机制，对因制度缺陷导致的风险事件追究管理责任。第二十一条评估改进机制：（一）每年对合同管理体系有效性进行评估，包括制度执行率、风险防控成效等指标；（二）评估结果需向领导小组汇报，并作为制度优化依据；（三）定期组织业务复盘，总结经验教训，完善流程漏洞。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导须定期研究合同管理事项，确保制度资源投入；（二）设立合同管理联络员制度，各部门指定专人负责制度传达与执行监督；（三）重大合同风险事件需召开专题会议，明确责任分工与处置方案。第二十三条考核激励机制：（一）将合同合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）对合同管理优秀个人授予荣誉表彰，并在晋升中优先考虑；（三）建立违规行为负面清单，对屡次违规的部门负责人进行约谈。第二十四条培训宣传机制：（一）分层级开展合同管理培训，管理层侧重合规履职，基层员工侧重操作规范；（二）每年至少组织两次全员合同知识测试，测试结果纳入绩效考核；（三）通过内网发布合同典型案例，强化警示教育作用。第二十五条信息化支撑：（一）开发合同管理系统，实现电子签章、流程自动化及风险实时监控；（二）系统需支持合同台账管理、预警推送及数据分析功能；（三）定期对系统进行维护升级，确保数据安全与系统稳定。第二十六条文化建设：（一）编制《合同合规手册》，明确各环节操作指引与责任要求；（二）要求全员签订合规承诺书，强化个人责任意识；（三）设立合规文化宣传周，通过演讲、知识竞赛等形式提升全员合规素养。第二十七条报告制度：（一）风险事件上报：重大风险须在24小时内上报至领导小组，并附处置方案；（二）年度管理情况报告：每年11月底前提交合同管理年度报告，包括风险事件、