卫生服务站档案管理制度

PAGE卫生服务站档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生服务站全体工作人员及涉及档案管理相关业务的外部人员。（三）档案定义本制度所指档案是卫生服务站在医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映卫生服务站的工作实际情况。3.保密性原则：对涉及患者隐私、医疗机密等档案信息严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员职责1.设立档案管理岗位，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉卫生服务站业务工作。2.负责档案材料的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立档案管理台账，记录档案的收进、移出、保管、利用等情况。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的及时、准确和完整。2.在工作中形成档案材料后，应按照档案管理要求进行分类整理，定期移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）分管领导职责1.分管领导负责指导和监督档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.审核档案管理工作计划、制度和档案鉴定、销毁等重要事项。3.保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。2.预防保健档案：如疫苗接种记录、健康体检档案、传染病报告及处理记录等。3.行政管理档案：涵盖各类会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。4.健康教育档案：包括宣传资料、讲座记录、健康咨询活动记录等。5.计划生育技术服务档案：如育龄妇女档案、计划生育手术记录等。6.科研教学档案：科研项目申报书、研究成果、教学资料等。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照规定的时间和要求及时收集本部门形成的档案材料。2.收集的档案材料应齐全、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保存要求。3.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学合理，编号规范统一。（四）整理方法1.按照档案类别进行分类，如医疗档案、预防保健档案等。2.对每一类档案再按照时间顺序、项目等进行细分。3.编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。4.对电子档案应按照规范的命名规则进行命名和分类存储，确保电子档案与纸质档案相对应。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对收集整理好的档案进行归档，确保档案按时归入相应的档案类别和年度。2.归档的档案应装订整齐，编目准确，编制备考表，注明档案的完整情况、存在问题及处理情况等。3.电子档案应与纸质档案同步归档，存储介质应符合长期保存要求，并定期进行备份。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：如涉及重大医疗事故、重要人事任免、财务审计等具有长远历史意义和查考价值的档案。长期保管的档案：保管期限为15年至50年，主要是反映卫生服务站一般工作活动且在较长时间内具有查考价值的档案。短期保管的档案：保管期限为5年以下，是在较短时间内具有查考价值的档案。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和卫生行业标准执行，并结合卫生服务站实际情况进行合理界定。（三）保管设施1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。2.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.设置温湿度调节设备，使档案库房温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。4.安装消防设备和监控设备，确保档案库房安全。（四）档案保管1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，对已超过保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.电子档案应定期进行维护和检查，确保数据的完整性和可用性。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部人员查阅档案应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及患者隐私、医疗机密等重要档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经分管领导批准后方可查阅。3.外部人员查阅档案，如司法机关、上级主管部门等，应持有相关单位出具的正式查阅函，经卫生服务站负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息。2.申请表经批准后交档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的信息查找档案，并将档案提供给查阅人员在指定地点查阅。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（三）利用登记1.档案管理部门应对档案查阅利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员、查阅档案名称、查阅目的、利用方式等。2.登记记录应妥善保存，以便统计和查询档案利用情况。（四）归还与注销1.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。2.对查阅申请表等相关材料应进行整理归档，对已完成查阅利用的档案查阅申请进行注销。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合卫生服务站实际情况，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无查考利用价值的文件草稿等，可进行销毁。3.对仍有一定保存价值，但内容不完整、不准确的档案，应进行补充完善或进行特殊处理。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审核，确定是否符合销毁条件。3.对符合销毁条件的档案，经分管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录由档案管理部门保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.统计数据应准确、及时，统计报表应按时报送分管领导和上级主管部门。3.通过档案统计分析，总结档案管理工作经验，发现存在的问题，为档案管理工作的改进提供依据。（二）移交工作1.卫生服务站因机构变动、撤销等原