文档编辑流程文案审查检查单

文档编辑流程通用文案审查检查单适用工作场景本检查单适用于各类文档的文案审查环节，涵盖企业内部文件（如制度规范、工作报告、会议纪要）、对外宣传材料（如产品手册、品牌文案、广告语）、商务合作文件（如合同协议、提案方案）及知识输出类文档（如培训课件、用户指南）。通过系统化审查，保证文案内容准确、合规、逻辑清晰且符合目标受众需求，降低沟通成本与风险。审查操作流程一、审查前准备明确审查目标：根据文档类型（如合规类、宣传类、技术类）确定审查重点，例如合同类需侧重法律条款严谨性，宣传类需侧重信息吸引力与合规性。收集背景资料：获取文档对应的原始需求、产品说明、行业规范或过往同类文档，保证审查依据充分。组建审查小组：根据文档复杂度配置审查人员，至少包含1名内容负责人（把控核心信息）、1名合规专员（检查政策风险）及1名语言编辑（优化表达）。二、初步格式与基础信息审查基础信息完整性检查文档标题、版本号、编制日期、编制人、审核人、发布部门等元信息是否齐全，符合企业文档管理规范。确认文档页码连续、页眉页脚信息（如公司Logo、文档名称）统一无误。格式规范性字体、字号、行间距、段落缩进等排版格式是否符合模板要求（如标题用黑体三号、用宋体小四、1.5倍行距）。图表、公式、附件等是否编号正确（如图1-1、附件1），且与引用一致。低级错误排查使用文档校对功能（如Word“拼写和语法检查”）结合人工复核，修正错别字、标点符号误用（如逗号句号混用、引号缺失）、语法病句（如成分残缺、搭配不当）。三、核心内容深度审查信息准确性核查数据类信息：核对关键数据（如销售额、增长率、参数指标）是否与原始数据源一致，数据单位、时间范围标注清晰（如“2023年Q3营收同比增长15%”而非“营收大幅增长”）。事实类信息：确认涉及公司背景、产品功能、行业事件等内容是否真实，避免使用“可能”“大概”等模糊表述（如需模糊表述需注明“预计”“据不完全统计”）。逻辑连贯性审查检查章节结构是否清晰，层级关系合理（如“一、（一）1.（1）”）；段落间过渡自然，无逻辑断层（如从问题直接跳至结论，缺少分析过程）。核对论点与论据是否匹配，结论是否基于前文内容推导得出，避免自相矛盾（如前文强调“产品已量产”，后文却出现“仍在测试阶段”）。目标受众适配性根据受众背景（如内部员工、外部客户、行业专家）调整语言风格：技术类文档避免过度口语化，宣传类文档避免堆砌专业术语，保证受众无理解障碍。检查案例、场景是否符合受众实际需求（如给老年用户的产品指南需避免“弹幕”“交互”等年轻化表述）。四、合规性与风险审查政策与法规符合性核查文档内容是否符合《广告法》《网络安全法》等相关法规（如宣传文案避免使用“国家级”“最佳”等极限词，合同条款不违反法律法规强制性规定）。企业内部制度合规：保证文档内容与公司现行制度（如财务制度、保密制度）冲突，例如报销类文档需注明“参照《公司费用报销管理办法（2023版）》”。敏感信息与隐私保护排除未脱敏的隐私信息（如员工证件号码号、个人联系方式、客户详细地址），使用“*先生/女士”“某区域”等替代表述。检查是否涉及未公开的商业秘密或未授权的第三方内容（如引用数据需注明来源，使用图片需确认版权）。价值观与舆情风险保证内容符合社会主义核心价值观，避免包含歧视性、攻击性或不道德表述（如性别、地域、职业偏见）。预测可能引发负面舆情的表述（如过度承诺、贬低竞争对手），及时调整或删除。五、语言表达与细节优化语言精炼度删除冗余词汇（如“进行调研”改为“调研”，“由于……的原因”改为“因……”），避免重复表述（同一概念在不同章节用词统一，如“用户”与“客户”根据文档类型确定唯一称谓）。专业术语统一性梳理文档中的专业术语（如“API接口”“ROI”），保证全文表述一致，并在首次出现时添加简要注释（如“API：应用程序接口”）。可读性提升长句拆分：单句不超过40字，复杂逻辑分句说明（如“因A原因导致B结果，进而引发C现象”改为“A原因导致B结果，B结果进一步引发C现象”）。重点突出：关键结论、风险提示等使用加粗、颜色或序号标注，但避免过度装饰影响阅读流畅性。六、最终确认与归档交叉复核：审查小组全员对修改后的文档进行交叉检查，确认所有问题已闭环，无新增疏漏。版本管理：更新文档版本号（如V1.0→V1.1），记录修改内容、修改人*及修改日期，保证版本可追溯。输出报告：填写《文案审查结果表》（见模板），明确审查结论（通过/修改后通过/不通过），并提交相关负责人审批。检查单模板检查维度检查项目检查内容与标准检查结果（通过/不通过/备注）责任人日期基础信息元信息完整性标题、版本号、编制日期、编制人、审核人、发布部门齐全，符合模板要求页码与页眉页脚页码连续，页眉页脚信息（Logo、文档名称）统一无误格式规范排版格式字体、字号、行间距、段落缩进符合模板要求图表与附件图表、公式、附件编号正确，与引用一致基础错误错别字与标点无错别字，标点符号使用规范（引号、逗号、句号等）语法与病句无成分残缺、搭配不当等语法错误，句子通顺内容准确数据与事实关键数据与原始源一致，单位、时间范围清晰；事实内容真实，无模糊表述（需模糊时注明）逻辑连贯结构与层级章节结构清晰，层级合理，过渡自然论点与论据论点明确，论据充分支撑，结论与逻辑推导一致，无矛盾受众适配语言风格符合受众背景（内部/外部/专业/非专业），无理解障碍案例与场景案例贴近受众实际需求，场景描述准确合规与风险政策法规符合广告法、网络安全法等法规，无极限词、违规条款敏感信息无未脱敏隐私信息，商业秘密已授权，引用内容注明来源价值观与舆情符合核心价值观，无歧视性、攻击性表述，无负面舆情风险语言优化精炼度删除冗余词汇，避免重复表述术语统一专业术语全文一致，首次出现时注释可读性长句拆分，重点突出，无过度装饰最终确认交叉复核审查小组全员确认问题闭环，无新增疏漏版本管理版本号更新，修改内容、人*、日期可追溯执行要点提示责任到人：每个检查项目需明确责任人，避免“集体负责”导致推诿；复杂文档可按模块拆分，由专人专项审查。动态调整：根据文档类型（如法律文书、技术白皮书）灵活调整审查重点，例如法律文书需增加“条款无歧义”“权责对等”专项检查。留存记录：所有审查过程中的修改痕迹、沟通记录需归档