销售合同审核流程及风险评估清单

销售合同审核流程及风险评估清单适用情境本工具适用于企业销售合同签订前的内部审核环节，涵盖常规销售订单、大额合同、新客户首次合作合同、特殊条款（如定制化服务、长周期交付）等场景。通过标准化审核流程与风险评估，可有效识别合同潜在法律、商业及履约风险，保障企业权益，避免纠纷。适用于销售部门、法务部门、财务部门、业务部门等多岗位协同工作。审核流程详解步骤一：合同接收与初步审查（销售部门负责）操作内容：接收客户提交的合同草案（或企业拟定的合同初稿），核对合同双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）是否完整、准确，与营业执照、授权委托书等文件是否一致。检查合同文本是否包含核心要素：标的物（产品/服务）名称、规格、数量、价格、付款方式、交付时间/地点、验收标准、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。初步判断合同类型（如标准品销售、定制开发、分期交付等），明确审核重点（如定制合同需关注技术参数，大额合同需关注付款节点）。输出物：《合同初步审查记录表》（记录缺失项、模糊条款及初步处理意见）。步骤二：业务部门审核（销售经理*负责）操作内容：商业条款核对：确认产品/服务描述、价格、折扣、促销政策等是否符合公司定价体系及销售政策，是否存在低于成本价等异常情况。交付与履约可行性：核查交付期限是否与生产/供应链能力匹配，交付地点、运输方式是否合理，验收标准是否明确且可执行（如定制产品需附技术协议作为附件）。客户背景与需求匹配：回顾客户历史合作记录（如有），评估其信用状况、履约能力，确认合同条款是否满足客户核心需求且符合企业战略（如新客户需关注首次合作风险）。输出物：业务部门审核意见（通过/需修订/否决），注明修订条款及理由。步骤三：法务部门审核（法务专员*负责）操作内容：主体资格与合法性审查：核查对方营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（若签约人为非法定代表人）是否有效，确认签约主体是否具备相应民事行为能力（如分支机构签约需附总公司授权）。条款合规性审查：标的物：保证产品/服务描述不违反法律法规（如禁止销售的产品、需资质许可的服务）。权利义务：检查双方权利义务是否对等，避免格式条款中存在“霸王条款”（如单方解除权、免责条款）。违约责任：违约金是否合理（一般不超过实际损失的30%），损失赔偿范围是否明确，争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定明确（如仲裁需注明仲裁机构全称）。知识产权：涉及技术专利、商标等时，确认权属清晰，避免侵权风险。保密条款：明保证密范围、期限及违约责任，保证核心商业信息保护。法律风险预警：识别潜在法律风险点（如管辖约定、不可抗力条款、合同解除条件等），提出修改建议。输出物：法务审核意见书，列明法律问题及修订条款，必要时附相关法律依据。步骤四：财务部门审核（财务主管*负责）操作内容：价格与付款条款：核对价格、税费计算是否准确，确认付款方式（如预付款、分期付款、货到付款）、节点（如验收后30日内付款）是否符合公司信用政策及现金流要求。成本与利润分析：评估合同毛利率、费用分摊（如运输费、安装费）是否合理，避免因低价竞争导致亏损。票据与税务：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及要求，保证税务合规（如特殊业务需关注税率适用问题）。信用与担保：若客户申请信用账期，需核查其信用评级；大额合同可要求对方提供担保（如保证金、抵押物）。输出物：财务审核意见，重点标注资金风险、税务风险及改进建议。步骤五：综合风险评估与审批（销售总监、法务负责人、财务负责人*联合评审）操作内容：汇总销售、法务、财务部门的审核意见，召开评审会议（或线上沟通），针对争议条款（如违约责任、付款节点）进行协商，达成一致意见。风险等级判定：根据《销售合同风险评估清单》（见工具模板）对合同风险进行综合评估（高/中/低风险），高风险合同需提交总经理/分管领导审批。审批决策：低风险：部门负责人审批通过后，可进入签约流程；中风险：需补充风险控制措施（如增加担保、缩短账期）后审批；高风险：需重新谈判条款或终止合作，必要时上报管理层决策。输出物：《合同评审报告》，明确最终审批意见及风险控制措施。步骤六：反馈修订与归档（销售部门负责）操作内容：根据评审意见，与客户沟通修订合同条款，保证双方达成一致，形成最终版本。审核无误后，按公司流程完成用印（电子/纸质），合同文本需至少一式两份（双方各执一份），或按约定份数执行。归档管理：将合同正本、评审记录、附件（如技术协议、客户资质文件）等整理归档，电子版备份至指定系统，保存期限不少于合同履行期满后5年。工具模板模板一：销售合同风险评估清单风险类别具体风险点风险等级（高/中/低）审核要点应对措施审核部门/人员主体资格风险对方营业执照过期、被吊销或列入经营异常名录高核对营业执照原件及“国家企业信用信息公示系统”最新状态要求对方更新资质，或终止合作法务专员*签约人无授权（如非法定代表人且未提供授权委托书）高核对授权委托书，确认授权范围、期限是否清晰补充有效授权文件法务专员*合同条款风险标的物描述模糊（如“优质产品”未明确规格参数）中对照产品说明书、技术协议，保证描述具体可执行修订条款，明确技术标准、验收方法销售经理*违约责任不对等（如仅约束乙方违约，未约定甲方违约责任）高检查违约条款是否双向对等，违约金是否合理平衡双方责任，补充甲方违约条款法务专员*争议解决方式未约定或约定模糊（如“由法院解决”未明确管辖法院）中确认争议解决方式为“仲裁”或“诉讼”，仲裁需注明具体仲裁机构，诉讼需明确管辖地修订条款，明确争议解决机构及管辖地法务专员*履约能力风险客户历史履约记录差（如频繁逾期付款、中途取消订单）中调取客户合作档案，评估信用评级要求预付款、缩短账期，或降低合作规模销售经理*大额订单超出对方产能/资金实力（如订单金额为对方年营收50%以上）高核对方产能证明、财务报表（如资产负债率、现金流）分批次履行合同，要求提供担保财务主管*法律合规风险产品/服务违反行业监管规定（如食品未标注生产日期、特种设备无许可证）高核查产品是否需行政许可，是否符合国家标准（如GB、行业标准）停止合作，保证合规后再签约法务专员*涉及出口业务时，违反贸易管制或出口管制规定高确认产品是否需出口许可证，是否涉及禁运技术/货物办理相关许可证，或终止出口合作法务专员*财务风险付款方式为“货到后60日付款”，且客户信用评级较低中对比公司平均回款周期，评估坏账风险改为“预付款30%+货到付70%”，或要求第三方担保财务主管*价格计算错误（如单价×数量≠总价，税率适用错误）低重新核对价格构成、税费计算修订合同金额，补充《价格确认函》作为附件财务主管*模板二：合同审核记录表合同编号客户名称合同标的审核阶段审核部门/人员审核意见（需修订/通过/否决）修订条款及说明审核时间XS-2024001A公司甲产品1000台初步审查销售代表*需补充交付具体日期第3条“交付时间”明确为“2024年12月31日前”2024-11-01XS-2024001A公司甲产品1000台业务部门审核销售经理*通过无2024-11-02XS-2024001A公司甲产品1000台法务审核法务专员*需补充违约责任条款第8条增加“甲方逾期付款，按应付金额0.05%/日支付违约金”2024-11-03XS-2024001A公司甲产品1000台财务审核财务主管*需明确发票类型第6条“开具增值税专用发票”2024-11-04XS-2024001A公司甲产品1000台综合评审销售总监*等通过（补充法务、财务修订条款）最终版本已确认2024-11-05关键提示条款明确性：避免使用“尽快”“approximately（大约）”等模糊表述，所有时间、数量、质量标准需量化（如“7个工作日内交付”“合格率≥99%”）。版本一致性：保证合同附件（如技术协议、订单确认函）与主文内容冲突时，以“特别约定”或“签署时间在后”的文件为准，并在合同中明确附件效力。跨部门沟通：若审核过程中存在争议