公司印章管理及授权代理制度

公司印章管理及授权代理制度一、总则印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展。为确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，有效防范经营风险，维护公司的合法权益，依据国家相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构（以下统称“各单位”）的各类印章管理及授权代理行为。公司所有员工均应严格遵守本制度的各项规定。公司印章管理遵循“统一领导、分级负责、严格审批、安全规范”的原则。二、印章的种类与刻制（一）印章的种类公司印章主要包括但不限于：公司公章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章及其他根据业务需要设立的专用印章。（二）印章的刻制公司印章的刻制权限归公司统一管理。任何单位或个人未经批准，不得擅自刻制公司任何类型的印章。因业务发展需要新增印章时，由需求部门提出申请，详细说明印章的名称、用途、保管部门及建议保管人等，经公司相关领导审批后，由指定部门（通常为行政部或综合管理部）统一到公安机关指定的刻制单位办理刻制备案手续。新印章刻制完成后，应由指定部门负责登记、留样备案，并办理领用手续。三、印章的保管与使用（一）印章的保管1.专人保管：各类印章应指定专人负责保管，保管人原则上应为公司正式员工，并具备良好的职业道德和责任心。保管人名单应报公司备案。2.安全存放：印章保管人应将印章存放在安全、保密的场所（如保险柜、带锁文件柜等），严禁随意放置或交他人代管。下班或离开工作岗位时，必须将印章锁好。3.保管责任：印章保管人对印章的安全及规范使用负直接责任。如因保管不善导致印章遗失、被盗或滥用，将追究其相应责任。保管人变更时，须办理严格的交接手续，并由部门负责人监交，交接记录存档备查。（二）印章的使用1.严格审批：使用公司印章必须严格履行审批程序。经办人需填写《用印申请单》，详细说明用印事由、文件名称、份数、用印类型及日期等，并经相关负责人审批。审批权限根据印章类型及用印事项的重要程度另行规定。2.用印核对：印章保管人在用印前，应仔细核对《用印申请单》的审批手续是否完备，用印文件内容是否与申请事由一致，确保无误后方可用印。3.规范用印：印章印文应清晰、端正地盖在文件的指定位置（如落款处或骑缝处），不得模糊不清或歪斜。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。4.用印登记：建立《用印登记簿》，对每次用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印部门、经办人、用印事由、文件名称、份数、审批人、用印人等信息，以备查验。四、授权代理机制（一）授权原则公司印章原则上应由保管人亲自使用。因特殊情况（如保管人出差、休假、生病等）无法亲自履行用印职责时，可实行授权代理制度。授权代理必须基于书面授权，明确授权范围、权限期限和双方责任。（二）授权程序1.申请与审批：印章保管人因特殊情况需授权他人代理用印时，应提前填写《印章授权代理申请书》，注明授权事由、代理人、授权范围（具体文件类型或事项）、授权期限等，报原审批用印的负责人批准。2.授权通知：授权申请获批后，应书面通知代理人及相关部门，并将授权书复印件交印章保管部门备案。3.代理人职责：代理人应严格在授权范围内行使代理权，遵守本制度关于印章使用的各项规定，对其代理行为产生的后果负责。代理人不得再将代理权转授他人。4.授权终止：授权期限届满或授权事由消失后，授权自动终止。代理人应立即停止用印，并将相关文件及用印记录交还给原保管人，办理交接手续。原保管人恢复履职后，应及时通知相关部门。五、印章的变更、废止与销毁（一）印章的变更因公司名称变更、法定代表人变更或印章损坏等原因需要更换印章时，应按照新印章刻制的程序办理，并同时对旧印章进行废止处理。（二）印章的废止与销毁1.对于不再使用的印章（如因名称变更、机构撤销、业务调整等导致废止的印章），由原保管部门提出废止申请，经公司批准后，统一交回印章管理部门登记造册。2.废止印章应在指定人员监督下进行销毁，并做好销毁记录，包括销毁日期、地点、方式、监销人、经办人等，相关记录存档备查。严禁个人私自留存或销毁废止印章。六、责任追究对于违反本制度规定，未经批准擅自刻制印章、违规使用印章、保管不善导致印章遗失或被盗、滥用印章或利用印章从事违法违纪活动的单位或个人，公司将视情节轻重给予批评教育、经济处罚、行政处分，直至追究法律责任。由此给公司造成经济损失的，公司有权要求其承担赔偿责任。七、附则本制度由