采购申请与审批流程表单

采购申请与审批流程通用表单指南一、适用业务场景本表单适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖但不限于以下场景：日常办公采购：如办公用品、文具耗材、清洁用品等常规物资的申购；生产经营采购：如生产原料、零部件、设备配件等与业务直接相关的物料采购；固定资产采购：如电脑、打印机、办公家具、生产设备等价值较高、使用周期长的资产购置；服务类采购：如IT运维、咨询服务、维修保养、市场推广等服务项目的采购；项目专项采购：为特定项目（如研发项目、市场活动）采购的专属物资或服务；紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求。二、全流程操作指引采购申请与审批需严格按照“需求发起→部门审核→财务审核→分级审批→采购执行→归档备案”的流程推进，各环节操作要点第一步：采购需求发起与表单填写操作人：需求部门申请人（如行政专员、生产主管、项目负责人等）操作内容：明确采购需求：根据实际工作需要，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预估单价及总价，保证需求描述清晰、无歧义（如“A4打印纸”需注明“白色、80g、500张/包”）；附件准备：根据采购类型补充必要材料，例如：大额采购（如固定资产）：需提供至少2家供应商的报价单、技术参数对比表；服务类采购：需提供服务需求说明书、预期效果评估标准；紧急采购：需简要说明紧急事由及影响，经部门负责人签字确认；填写表单：登录企业OA系统或采购管理平台，录入《采购申请表》信息（含基本信息、采购明细、预算信息等），附件后提交至部门负责人审核。第二步：部门负责人审核操作人：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）操作内容：审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作计划、预算安排，是否存在重复采购或可替代方案（如现有设备维修后能否满足需求，而非直接更换新设备）；审核信息完整性：检查表单必填项是否完整、附件是否齐全，预估价格是否符合市场行情；审批意见：审核通过后，在“部门审核”栏签字确认并注明“同意采购”；若审核不通过，需注明原因（如“超预算”“需求不明确”）并退回申请人修改。第三步：财务部门审核操作人：财务部专员/财务负责人操作内容：预算核对：确认采购项目是否在部门年度预算范围内，预算科目使用是否准确（如“办公费”“原材料费”等）；价格合理性审核：对比历史采购价格、市场均价或供应商报价，判断预估单价是否合理，是否存在虚高情况；资金安排：若为超预算采购，需确认是否有预算调整流程或专项资金支持；审批意见：审核通过后签字确认；若发觉预算不足或价格异常，需与需求部门沟通调整，必要时退回重新申请。第四步：分级审批（根据采购金额/类型确定审批层级）操作人：分管领导、总经理/董事长审批权限划分（示例）：小额采购（≤5000元）：由分管领导审批即可；中额采购（5000元~5万元）：需分管领导审核后，报总经理审批；大额采购（＞5万元）：需总经理审核，报董事长审批；特殊采购（如涉及国家安全、战略物资）：需提交公司管理层集体决策审批。操作内容：审批人重点审核采购事项的战略必要性、投入产出比及风险控制，确认无误后在对应审批栏签字，对审批结果负责。第五步：采购部门执行采购操作人：采购部专员操作内容：接收审批通过的《采购申请表》，核对采购需求明细、审批权限及附件材料；供应商选择：根据采购类型采取合适方式确定供应商（如小额采购可从合格供应商库中比价选择，大额采购需组织招标或竞争性谈判）；下达订单：与供应商签订采购合同/订单，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款，同步将合同复印件抄送财务部备案；跟踪进度：实时监控订单生产/发货进度，保证按时交付；若遇延迟，及时与需求部门沟通并协调解决方案。第六步：验收与归档操作人：需求部门、采购部、财务部操作内容：货物/服务验收：需求部门根据采购合同和需求说明进行验收，填写《验收单》（需注明验收结果、数量、质量等），验收合格后签字确认；付款结算：财务部核对《采购申请表》《验收单》《发票》及合同无误后，办理付款手续；资料归档：采购部将《采购申请表》、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理存档（电子档留存于系统，纸质档按时间顺序装订），保存期限不少于3年。三、通用表单模板采购申请表表单基本信息申请单编号（系统自动，如CG-2024-001）申请日期年月日需求部门申请人联系方式采购需求明细物品/服务名称规格型号/服务内容单位数量预估单价（元）预估总价（元）预算科目用途说明（需详细描述使用场景、必要性，如“行政部日常办公使用，预计月均消耗10箱”）审批流程部门负责人审核意见：□同意▋不同意（原因：_________________________）签字：_______日期：_______财务审核意见：□同意▋不同意（原因：_________________________）签字：_______日期：_______分管领导审批意见：□同意▋不同意（原因：_________________________）签字：_______日期：_______总经理/董事长审批意见：□同意▋不同意（原因：_________________________）签字：_______日期：_______附件清单□报价单（______份）□技术参数表□需求说明书□其他：_________备注（如紧急采购、特殊要求等）采购执行与验收采购部经办人签字：_______日期：_______供应商名称合同编号验收结果□合格▋不合格（说明：_________________________）验收人：_______日期：_______付款金额（元）付款状态□待付款▋已付款（日期：_______）四、使用要点提示信息准确性：申请人需保证表单中物品名称、规格、数量、预估价格等信息真实无误，避免因信息错误导致采购延误或资源浪费；附件完整性：大额采购、服务类采购等需按要求提供附件，未提供附件的申请可能被退回补充；审批时限：各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核（紧急采购除外），若需延长需及时与申请人沟通；紧急采购处理：紧急采购需在“备注”栏标注“紧急”，并提前电话向分管领导说明情况，审批通过后可先执行采购，1个工作日内补全手续；超预算采购：单次采购金额超过部门预算20%或年度总预算的，需提前提交《预算调整申请表》，