建筑工程催款函写作模板

在建筑工程领域，工程款的及时回笼是保障项目顺利推进、维护施工方合法权益的关键环节。然而，工程款拖欠问题时有发生，不仅影响施工进度，更可能引发一系列连锁反应。催款函作为一种正式、规范且具有法律效力的书面文件，是施工方向业主或总包方主张债权、督促付款的重要手段。一份措辞得当、内容严谨的催款函，能够有效传递诉求、施加必要压力，并为后续可能的法律行动奠定基础。本文将结合建筑行业特点，提供建筑工程催款函的写作要点、不同阶段的模板示例及注意事项，以期为相关从业人员提供实用参考。一、催款函写作前的准备工作在提笔撰写催款函之前，充分的准备工作是确保函件专业性与有效性的前提。1.梳理合同依据：仔细查阅施工合同（包括补充协议、会议纪要等）中关于工程款支付的具体条款，明确付款节点、支付比例、付款期限、逾期付款的违约责任等核心内容。这是催款的根本法律依据。2.核实欠款事实：精确统计已完成工程量、已报送结算资料、业主已审核确认金额、已支付金额、当前未支付金额（包括应支付的进度款、结算尾款、质保金等不同类型）。确保每一笔款项的计算都有对应的工程量清单、签证单、结算报告等支撑材料。3.确认沟通记录：回顾此前与业主或总包方就该笔欠款进行的口头或书面沟通记录，了解对方拖欠的理由、承诺的付款时间等，以便在函件中有针对性地回应或重申。4.明确催款目标：清晰本次催款希望达成的具体目标，例如：要求对方在X日内支付全部/部分欠款、要求对方对欠款事宜进行书面回复并说明付款计划等。二、建筑工程催款函的核心构成要素一份规范的建筑工程催款函应包含以下核心要素，以确保其清晰、准确、有说服力：1.标题：简明扼要，直接点明函件性质，如“关于[项目名称]工程款支付事宜的催告函”或“关于催促支付[项目名称][某期/结算]工程款的函”。2.称谓：准确、礼貌地写明欠款单位全称或相关负责人职务及姓名。3.正文：*欠款事实陈述：清晰阐述合同签订情况、项目概况、已完成的工作内容、对应的工程款金额、应付款日期、实际付款情况以及当前欠款金额（可列表说明，更显清晰）。*合同依据援引：明确指出合同中关于该笔款项支付的具体条款，增强催款的合法性和合理性。*催款要求：明确、具体地提出要求对方支付的金额、支付期限以及支付方式。*后续措施声明：根据欠款情况及沟通进展，可适度提及如未能按期支付，我方将保留采取包括但不限于暂停施工、追究违约责任、通过法律途径解决等权利，但初次催款或友好协商阶段可暂不强调或措辞委婉。*沟通意愿表达：在严肃催款的同时，也可表达愿意就付款事宜进行进一步沟通协商的意愿，以争取通过非诉讼方式解决问题。4.附件：如有必要，可列出作为支撑材料的附件清单，如合同复印件、工程量确认单、结算报告、已开发票复印件等。5.联系方式：提供我方负责此事的联系人、职务、电话、电子邮箱等，方便对方及时反馈。6.落款：发函单位全称（并加盖公章）、法定代表人或授权代表人签字（可选）、发函日期。三、不同阶段的建筑工程催款函模板示例根据拖欠款项的严重程度及双方沟通的阶段，催款函的语气和侧重点应有所不同。模板一：初次友好提醒函（适用于刚逾期或预计可能逾期时）关于[项目名称]工程款支付事宜的友好提醒函[业主/总包方单位全称]：贵我双方于[合同签订日期]签订了《[项目名称]施工合同》（合同编号：[合同编号]）。根据合同约定及项目实际进展，我方已按约完成了[简述已完成工程内容，如：截至[日期]的[某期]工程量/全部工程内容并通过竣工验收]。依据合同第[X]条[具体条款内容，如：关于工程进度款支付的约定]，该部分工程对应的工程款为人民币[具体金额]元。按照合同约定，贵司应于[应付款日期]前支付该笔款项。截至本函发出之日，该笔款项已逾期[天数，如尚未逾期可写“即将到期”]。为确保[项目名称]后续工作的顺利推进（如为结算款，可写“为妥善解决项目收尾及款项结算事宜”），恳请贵司尽快安排资金，支付上述拖欠工程款。我方联系人：[姓名]，联系电话：[电话号码]，电子邮箱：[邮箱地址]。如蒙回复付款计划或就此事宜进行沟通，不胜感激。顺祝商祺！[你方单位全称]（盖章）[法定代表人/授权代表人签字，可选][发函日期：年月日]模板二：正式催款函（适用于逾期一段时间，经友好提醒后仍未支付）关于催促支付[项目名称][某期/结算]工程款的函[业主/总包方单位全称]（或[相关负责人姓名]先生/女士）：就贵司拖欠我方[项目名称]工程款事宜，我方曾于[此前提醒日期，如适用]向贵司发出提醒函，但截至本函发出之日，贵司仍未履行付款义务。现将有关事宜郑重函告如下：一、欠款基本事实：1.合同依据：贵我双方签订的《[项目名称]施工合同》（合同编号：[合同编号]）第[X]条[具体付款条款]。2.工程完成情况：我方已按合同约定完成[详细描述已完成的工程内容、进度、质量等，并说明已通过贵司或监理单位验收/确认等情况]。3.款项金额：该部分工程对应的应付工程款为人民币[具体金额]元。4.应付款日期：根据合同约定，此笔款项应于[应付款日期]前支付。5.已付款情况：截至目前，贵司已支付[已支付金额]元，尚欠我方工程款人民币[具体欠款金额]元。二、我方要求：鉴于上述事实，我方郑重要求贵司：1.立即组织资金，于本函发出之日起[X]日内（即[最迟付款日期]前）向我方支付拖欠的工程款人民币[具体欠款金额]元。2.支付方式：[如：电汇至我方如下账户：开户名：XXX，开户行：XXX，账号：XXX]。三、后续措施：贵司的逾期付款行为已违反了合同约定，给我方造成了[简述影响，如：资金周转困难、项目停工风险等]。若贵司未能在上述指定期限内支付款项，我方将保留采取包括但不限于[根据合同约定和实际情况选择，如：暂停后续施工、追究贵司逾期付款违约金（按合同约定的[X]‰/日计算）、通过法律途径（包括但不限于发律师函、提起诉讼/仲裁）追索欠款及相关损失等]一切合法权利。届时，由此产生的一切额外费用（包括但不限于诉讼费、律师费、保全费、差旅费等）及法律后果将由贵司承担。我方真诚希望贵司能高度重视此事，积极履行付款义务，避免不必要的纠纷。我方联系人：[姓名]，联系电话：[电话号码]，电子邮箱：[邮箱地址]。期待贵司的积极回应。特此函告！[你方单位全称]（盖章）[法定代表人/授权代表人签字][发函日期：年月日]模板三：最后通牒/律师函前置通知函（适用于长期拖欠，多次催讨无效，准备采取法律行动前）关于[项目名称]工程款支付事宜的最后通牒函[业主/总包方单位全称]：就贵司长期拖欠我方[项目名称]工程款一事，我方已多次通过[书面函件/会议/电话等方式]进行催告（最近一次催款函发出日期为[日期]），但贵司始终未予实质性解决，截至本函发出之日，贵司仍拖欠我方工程款人民币[具体欠款总金额，可列明各项明细]元（大写：[中文大写金额]）。贵司的严重违约行为，已给我方造成了巨大的经济损失，并严重影响了我方的正常经营秩序。现我方郑重通知贵司：请贵司务必于本函送达之日起[X]日内（即[最后的付款期限]前），向我方一次性支付全部拖欠工程款人民币[具体欠款总金额]元，并按合同约定支付逾期付款违约金人民币[违约金金额，如有明确约定]元。若贵司在上述最后期限内仍未能履行全部付款义务，我方将立即启动法律程序，委托律师通过诉讼/仲裁方式向贵司追索全部欠款、违约金及由此产生的一切费用（包括但不限于律师费、诉讼费、保全费、执行费、差旅费等）。届时，我方将不再另行通知。为避免双方关系进一步恶化及不必要的讼累，恳请贵司珍惜最后机会，立即采取有效措施解决欠款问题。特此函告！[你方单位全称]（盖章）[法定代表人/授权代表人签字][发函日期：年月日]抄送：[如需要，可抄送贵司相关负责人或上级单位]四、催款函撰写与发送注意事项1.语气专业、克制：尽管是催款，函件语气仍应保持专业、理性，避免使用攻击性、情绪化或侮辱性语言，以免激化矛盾。以事实为依据，以法律为准绳。2.内容准确、客观：所有关于合同条款、工程量、金额、日期等信息务必核实准确无误，避免因信息错误导致被动。3.措辞严谨、留有余地：在提及后续措施时，应表述为“保留采取XX措施的权利”，而非立即断言“我方将XX”，除非已下定决心且时机成熟。4.书面形式、留存证据：催款函应采用书面形式（打印并加盖单位公章），发送时建议采用可追踪的方式，如EMS快递（注明“工程款催款函”）、挂号信，并保留好邮寄凭证（快递单号、签收记录等）。重要函件可考虑同时发送电子版（如邮件）并要求对方回执确认。5.及时跟进、主动沟通：函件发出后，应主动与对方联系，了解其对函件的反馈，争取通过协商解决问题。6.循序渐进、把握尺度：根据对方的反应和欠款情况，逐步升级催款的语气和措施，避免一开始就使用最强硬的手段，除非对方恶意拖欠且毫无协商诚意。7.法律咨询：对于大额、复杂或久拖不决的工程款纠纷，在发送正式催款函前，建