2026年公关服务公司公关设备档案管理制度

2026年公关服务公司公关设备档案管理制度第一章总则第一条制度目的与依据为规范本公司公关设备的档案管理工作，确保设备资产信息清晰、状态可控、使用高效、权责分明，提升设备全生命周期管理水平，保障各类公关活动的顺利开展，依据国家《企业档案管理规定》及公司资产管理相关办法，结合行业特性与公司实际，特制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及所有分支机构所有用于公关活动的设备资产档案管理。所称“公关设备”是指用于公关活动策划、执行、展示、传播等环节，单位价值在规定标准以上或虽未达标准但属于活动关键组件、可重复使用的有形资产。主要包括：专用显示设备（如LED屏、投影仪）、音响扩声系统、灯光照明系统、摄影摄像器材、专用演示设备、互动体验装置、特定活动道具及其他由公司认定需纳入管理的设备。第三条管理原则公关设备档案管理遵循以下原则：1.集中统一原则：公司行政部作为设备档案的归口管理部门，负责档案体系的建立、维护与监督。各使用部门负责配合执行。2.全程管理原则：对设备从预算申请、采购验收、入库建档、领用归还、维护维修、调拨转移直至报废处置的全过程信息进行连续记录与管理。3.准确性原则：所有档案信息必须真实、准确、完整、及时地记录与更新，确保账、物、档一致。4.安全保密原则：加强档案信息安全防护，防止信息泄露、丢失或损毁。5.高效利用原则：规范档案查阅流程，在保障安全的前提下，便于授权人员快速检索与利用，支持管理决策与业务运营。第四条管理职责1.公司行政部：负责本制度的制定、修订与解释；设立公司级公关设备总台账；监督指导各部门设备档案管理工作；组织定期盘点与审计；负责设备报废处置的档案审核与注销。2.设备使用部门（如活动执行部、创意技术部等）：负责本部门所用设备的日常使用、保管与维护；负责建立并维护部门级设备分台账；及时办理设备的领用、归还、转移、维修等手续，并确保相关信息同步至行政部；指定专人担任部门设备管理员。3.财务部：负责依据归档的采购、处置等文件进行账务处理，确保资产账与设备档案信息定期核对一致。4.采购部：负责提供完整的设备采购合同、技术规格书、发票复印件等原始文件，移交行政部归档。第二章设备档案的构成与内容第五条档案构成公关设备档案以“一物一档”为基本单元，每台（套）关键设备建立独立档案。档案分为核心档案卷与过程记录卷两部分。第六条核心档案卷内容核心档案卷记录设备的基础属性与权属信息，主要包括：1.设备标识信息：公司统一编制的设备资产编号、设备名称、型号规格、序列号、品牌、生产厂商。2.权属与价值信息：采购合同关键页复印件、购置发票复印件、验收单原件。记载购置日期、购置成本、预计使用年限、残值率、供应商信息。3.技术资料：设备使用说明书、技术手册、原理图纸（如有）、软件安装介质及授权证书（如有）。4.登记信息：《设备资产登记卡》原件，记录设备基础信息、存放地点、保管责任人（部门）初始状态。第七条过程记录卷内容过程记录卷动态记录设备在使用生命周期内的状态变化，主要包括：1.使用记录：《设备领用申请/归还单》序列，记录每次领用人、领用日期、用途（关联项目编号）、预计归还日期、实际归还日期、归还时状态确认。2.维护维修记录：定期保养计划与记录、故障报修单、维修服务合同或单据、更换零配件清单、维修验收单。记录维护/维修日期、内容、服务商、费用、执行人。3.状态变更记录：《设备内部调拨单》，记录设备在不同部门或地点之间的转移情况。《设备状态变更申请单》，记录设备封存、启封、出租、出借等情况。4.检定/校准记录：对于有法定或专业精度要求的设备（如专业测光表、声级计等），其周期检定或校准证书复印件。5.报废处置记录：《设备报废处置申请单》、技术鉴定意见、审批文件、处置方式记录（变卖、捐赠、销毁等）及相关凭证复印件。第三章设备档案管理流程第八条建档流程1.新增建档：设备采购完成并验收合格后，由采购部门将第六条所列核心档案卷所需文件移交行政部。行政部资产管理员负责为设备赋予唯一资产编号，粘贴资产标签，填写《设备资产登记卡》，并建立该设备的纸质与电子档案。建档工作须在验收完成后五个工作日内完成。2.档案形式：实行纸质档案与电子档案双轨制管理。纸质档案由行政部统一保管于专用档案柜。电子档案通过公司资产管理系统录入与存储，扫描关键单据作为附件。电子档案与纸质档案内容须保持一致。第九条日常使用与更新流程1.领用与归还：设备领用必须通过资产管理系统或填写标准单据提出申请，经审批后领取。归还时，保管部门设备管理员与使用人共同检查设备状态，确认无误后在系统或单据上完成归还确认。相关记录自动或手动归入该设备过程记录卷。2.维护与维修：任何计划外维修或保养后，执行部门或外包服务商需提供详细记录与报告，由部门设备管理员在三个工作日内将信息录入系统并归档纸质文件。3.调拨与变更：设备跨部门调拨或状态变更，必须履行审批手续，填写相应单据。审批完成后，由调出部门、接收部门及行政部共同更新台账与档案信息。第十条盘点与核对流程1.定期盘点：行政部每半年组织一次全公司范围的公关设备实物盘点，财务部参与监盘。盘点结果与设备总台账及财务资产账进行三方核对。2.不定期抽查：行政部可不定期对各部门设备保管与使用情况进行抽查，核对账实相符情况。3.差异处理：盘点或抽查中发现账实不符、设备损坏或丢失，须立即查明原因，形成报告。属于管理责任的，按公司相关规定处理；需调整档案信息的，履行审批程序后及时更新。第十一条报废处置与销档流程1.报废申请：设备达到规定使用年限且技术落后无法使用，或严重损坏无法修复、维修成本过高时，由使用部门提出报废申请，附技术鉴定意见。2.审批与处置：报废申请经部门负责人、行政部、财务部及公司授权领导审批后，由行政部会同财务部按规定进行处置（如公开拍卖、合规拆解等），并保留处置过程凭证。3.档案处理：设备处置完成后，行政部资产管理员在《设备资产登记卡》及电子档案中注明报废日期、处置方式及凭证编号，将该设备档案转入历史档案库，单独保管不少于五年。电子档案状态标记为“已报废”。第四章档案的保管、借阅与安全第十二条保管要求1.纸质档案应存放于防火、防盗、防潮、防蛀的专用档案室或档案柜中，由行政部指定专人管理。2.电子档案存储于公司内部资产管理系统服务器，定期进行数据备份，备份介质异地存放。3.历史档案库的档案应分类整理，便于检索。第十三条借阅与查阅1.因工作需要查阅设备档案，须填写《档案查阅申请单》，经查阅人部门负责人批准。查阅核心档案卷中的采购合同、发票等敏感信息，需额外经行政部负责人批准。2.档案原则上不得借出档案室。特殊情况需外借，须经行政部负责人批准，并办理严格借阅登记，限期归还。3.查阅或借阅人员应对档案内容保密，不得涂改、圈划、拆散、抽取、污损或丢失。第十四条安全与保密1.设备档案中包含的采购价格、供应商信息、技术资料等属于公司内部信息，相关人