2026年公关服务公司捐赠合规管理办法

2026年公关服务公司捐赠合规管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范本公司及其下属机构（以下统称“公司”）在公共关系服务活动中涉及的各类捐赠行为，确保捐赠活动合法合规、公开透明、符合商业道德及社会责任要求，防范潜在的商业贿赂、不正当竞争及声誉风险，依据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》、《中华人民共和国慈善法》及相关税收法律法规，结合行业特点与公司实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司以资金、实物、服务或其他任何形式，向政府机构、事业单位、社会团体、行业协会、社区组织、特定事件或特定个人（需符合法律规定）提供的所有捐赠及赞助行为（以下统称“捐赠”）。公司员工个人进行的与公司业务相关联的捐赠行为，亦参照本办法相关条款进行管理。第三条基本原则1.合法合规原则：所有捐赠活动必须严格遵守国家及捐赠行为发生地的法律法规，不得利用捐赠从事违法违规活动。2.商业道德原则：捐赠应基于履行社会责任或正当商业目的，不得构成任何形式的商业贿赂、利益输送或不正当竞争。3.自愿无偿原则：捐赠必须是公司自愿、无偿的行为，不得附加任何与公司获取商业利益直接挂钩的不合理条件。4.透明公开原则：捐赠决策、执行及结果应在公司内部适度公开，并按照法律法规及接收方要求进行必要的信息披露。5.风险可控原则：对所有捐赠活动进行事前风险评估、事中监控和事后评价，确保风险在可控范围内。6.预算管理原则：所有捐赠支出必须纳入年度预算管理，未经批准不得超预算或无预算支出。第二章组织与职责第四条决策机构公司成立“捐赠合规管理委员会”（以下简称“委员会”），作为捐赠事项的最高决策与监督机构。委员会由公司管理层、法务部、财务部、业务部门及公关部负责人组成，由公司首席合规官或指定高级管理人员担任主席。第五条委员会主要职责1.审议并批准公司年度捐赠预算及总体策略。2.审批单笔金额超过人民币伍万元或等值外币的捐赠项目。3.审批向敏感实体（如监管机构、重要客户关联方、存在潜在利益冲突的组织等）的任何金额捐赠。4.审议捐赠合规年度报告，监督本办法的执行情况。5.处理重大捐赠合规风险事件。第六条执行部门1.公关部：作为捐赠活动的归口管理部门，负责捐赠需求的收集、初步审核、项目策划、对外联络、协议拟定（会同法务部）及执行跟进。2.法务部：负责捐赠活动的合法性审查、捐赠协议的法律审核、合规风险提示，并提供法律意见。3.财务部：负责捐赠预算的编制指导、资金拨付、账务处理、票据审核及税务合规性审查。4.各业务部门：提出与本部门业务相关的捐赠需求或建议，并确保其业务人员了解并遵守本办法。第三章捐赠活动管理流程第七条捐赠发起与申请任何捐赠意向均需由发起部门填写《捐赠项目申请表》。申请表内容应包括：捐赠事由与目的、受赠方基本情况、捐赠内容与价值、预期效果、是否存在潜在利益冲突说明、初步风险评估等。第八条分级审批权限1.单笔捐赠价值在人民币壹万元（含）以下的，由公关部负责人审核，报分管副总经理批准。2.单笔捐赠价值在人民币壹万元至伍万元（含）的，由公关部、法务部会签，报分管副总经理及首席财务官批准。3.单笔捐赠价值超过人民币伍万元，或属于向敏感实体捐赠的，无论金额大小，均须提交委员会审批。4.超出年度捐赠预算总额的捐赠申请，无论单笔金额大小，均须提交委员会重新审议预算调整及捐赠事宜。第九条尽职调查与风险评估在审批前，公关部应会同法务部对受赠方进行必要的尽职调查，评估内容包括但不限于：1.受赠方的合法资质与信誉。2.捐赠活动是否符合法律法规及行业规范。3.是否存在直接或间接的商业利益交换风险。4.是否可能引发公众误解或声誉风险。5.受赠方使用捐赠款项或物资的监管能力。尽职调查结果应形成书面记录，作为审批附件。第十条协议签订所有捐赠，原则上均应签订书面捐赠协议。协议应明确约定以下核心条款：1.捐赠财产的种类、数量、质量、价值及交付时间与方式。2.捐赠财产的使用方向、用途及限制。3.受赠方管理、使用捐赠财产的信息反馈与报告义务。4.公司的监督权利（如要求提供使用报告、进行审计等）。5.保密条款（如涉及）。6.违约责任。捐赠协议须经法务部审核定稿。第十一条捐赠执行与支付1.财务部凭生效的捐赠协议、完整的审批文件及有效的受赠方接收凭证，办理支付或资产划转手续。2.货币捐赠原则上采用银行转账方式，确保资金流向清晰可查。3.实物捐赠应办理规范的出库手续，并留存交接记录。4.服务捐赠应明确服务内容、标准及工时核算依据。第十二条档案管理公关部应建立完整的捐赠项目档案，实行“一事一档”。档案应包括：申请表、审批记录、尽职调查报告、捐赠协议、支付凭证、受赠方接收证明、受赠方使用情况反馈报告、项目总结等。所有档案应至少保存十年。第四章重点领域合规要求第十三条禁止性捐赠严禁进行以下类型的捐赠：1.以获取或维持具体商业交易、项目合作、行政许可、监管便利等不正当利益为明确或隐含条件的捐赠。2.向正在与公司进行重大商业谈判、涉及诉讼或仲裁的对方当事人及其关联方捐赠。3.向国家法律法规禁止的任何组织或个人捐赠。4.可能损害公共利益、公序良俗或公司长期声誉的捐赠。5.无法确保捐赠财产用于合法、约定用途的捐赠。第十四条关联方与敏感对象捐赠对行业协会、商会、客户或供应商的关联基金会、政府部门下属非营利组织等敏感对象的捐赠，必须进行加倍的审慎审查与披露，阐明其公益性与独立性，并严格履行高级别审批程序。第十五条政治性捐赠公司严格遵守国家关于企业政治性捐赠的相关规定。原则上不进行直接的政治性捐赠。如因国际业务需要，在符合当地法律且经过委员会特别决议批准的前提下，方可进行，并需进行最严格的风险评估与记录。第十六条应急性捐赠对于自然灾害、公共卫生事件等突发公共事件的社会应急捐赠，可适当简化内部审批流程，但须由公司总经理或委员会主席紧急授权，并在事后十个工作日内补办全部合规审批及档案归档手续。第五章信息披露与内部监督第十七条内部报告与公示公关部应每半年向委员会报告捐赠预算执行情况、项目清单及效果评估。经批准的捐赠项目清单及摘要，应在公司内部平台进行公示，接受员工监督。第十八条对外披露公司按照法律法规及上市规则（如适用）的要求，在年度社会责任报告或财务报告中对重大捐赠情况进行披露。对外披露内容需经法务部与财务部审核。第十九条审计监督内部审计部门应定期（至少每年一次）对捐赠活动的合规性、预算执行情况及财务处理的准确性进行专项审计，并向委员会报告审计结果。第二十条举报与问责公司设立并公布合规举报渠道。任何员工或个人发现违反本办法的捐赠行为，均可举报。对于违反本办法规定的捐赠决策、执行行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行问责，包括但不限于通报批评、经济处罚、职务调整直至解除劳动合同。涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。第六章附则第二十一条解释与修订本办法由公司捐赠合规管理委员会负责解释。委员会应至少每两年对本办法进