2026年公关服务公司媒介合作流程管理规定

2026年公关服务公司媒介合作流程管理规定第一章总则第一条目的与宗旨为适应2026年媒体生态发展与公共关系服务行业变革，规范本公司媒介合作活动的全流程管理，提升合作效率与质量，保障公司及客户利益，防范合作风险，特制定本管理规定。本规定旨在建立一套标准化、精细化、数字化的媒介合作操作体系，确保各项工作有章可循、责任清晰、评估有据。第二条适用范围本规定适用于公司内所有涉及外部媒介资源合作的项目与活动，包括但不限于新闻媒体、社交媒体平台、关键意见领袖（KOL）、关键意见消费者（KOC）、行业垂直平台、内容创作者等各类传播渠道的合作洽谈、执行、评估及关系维护。公司全体项目组成员、媒介专员、客户服务人员及相关负责人均须严格遵守。第三条核心原则1.战略对齐原则：所有媒介合作须紧密围绕项目核心目标与客户品牌战略展开，确保资源投入与传播效果最大化。2.合规风控原则：严格遵守国家法律法规、行业规范及平台规则，合作前必须完成合规审查，杜绝任何违法违规风险。3.价值共赢原则：致力于与合作伙伴建立长期、稳定、互信、共赢的合作关系，追求可持续的合作价值。4.数据驱动原则：合作决策、执行监控与效果评估均应以真实、可靠的数据分析为基础，实现科学管理。5.流程透明原则：合作流程各环节需在公司内部项目管理系统中清晰记录，确保信息同步、过程可追溯。第二章组织与职责第四条媒介合作中心公司设立媒介合作中心，作为媒介资源管理、合作执行与关系维护的核心职能部门。其主要职责包括：媒介资源库的开拓、审核、建档与动态管理；主导或参与重大媒介合作谈判；制定标准化合作流程与模板；监控合作执行质量；组织媒介合作效果分析与复盘。第五条项目组职责项目组（通常由客户经理、策划、内容、媒介执行等人员构成）是媒介合作的需求提出方和效果责任方。负责明确合作需求与目标；参与合作方案制定与媒介筛选；提供合作所需的内容物料；协同媒介合作中心监控执行过程；负责合作效果的初步分析与客户汇报。第六条合规与风控部职责合规与风控部负责对拟合作媒介的背景资质、内容合规性、历史风险记录进行独立审查；审核合作合同的关键条款；对合作执行过程中可能出现的内容风险、舆情风险提出预警与应对建议。第七条财务部职责财务部负责审核合作预算的合理性；根据合同与执行确认单据进行付款结算；协同进行合作费用的成本核算与分析。第三章合作流程管理规定第八条第一阶段：需求提报与初步规划1.项目组根据项目方案，填写《媒介合作需求单》，明确合作目标（如曝光量、互动率、舆情导向、销售转化等）、目标受众、预算范围、预期时间节点、内容形式要求等关键信息。2.《媒介合作需求单》需经项目负责人审批后，正式提交至媒介合作中心。3.媒介合作中心接收需求后，应在两个工作日内与项目组召开协同会议，就需求的可行性、资源匹配度进行初步沟通。第九条第二阶段：资源筛选与方案制定1.媒介合作中心依据需求，从公司“智能媒介资源库”中初步筛选符合条件的媒介名单。资源库需包含媒介的基础信息、历史合作数据、绩效评级、报价区间、受众画像等维度。2.对于新增或未入库的媒介，须启动背景调查程序，包括资质核实、内容调性分析、口碑审查等，由合规与风控部出具初步意见。3.项目组与媒介合作中心共同组成评估小组，对候选媒介进行综合评估与议价，形成《媒介合作备选方案》，内容需包含：推荐媒介列表及推荐理由、合作形式详述、排期规划、详细报价与预算分配、效果预估（KPI预设）。4.《媒介合作备选方案》需提交至项目负责人、媒介合作中心负责人及合规与风控部进行联合评审。第十条第三阶段：合同审批与签订1.方案评审通过后，由媒介合作中心牵头，使用公司标准《媒介合作合同模板》起草合同。合同必须明确双方权利义务、合作明细、交付标准、付款方式与时间、知识产权归属、保密条款、违约责任及争议解决方式。2.合同草案须经合规与风控部进行法务审核，确保条款严谨、权责清晰、风险可控。3.审核通过的合同，按公司授权体系进行审批用印。严禁未经审批擅自签署任何形式的合作约定或口头承诺。4.合同签订后，媒介合作中心负责将合同关键信息录入项目管理系统，并通知项目组及财务部。第十一条第四阶段：执行管理与质量监控1.项目组负责按照合同约定的时间与标准，向媒介方提供经客户确认及内部合规审核的最终内容物料。2.媒介合作中心指定专人作为本次合作执行的监督员，负责与媒介方对接，跟踪发布排期，监控发布状态。3.发布后24小时内，监督员须完成发布结果的首次核验，包括检查发布位置、内容完整性、形式是否正确、链接是否有效等，并填写《发布执行确认单》。4.项目组需在合作执行期间，监测相关内容的传播数据与舆论反馈，如发现数据异常、负面舆情或执行与合同严重不符等情况，须立即通报媒介合作中心监督员及项目负责人，启动应急预案。第十二条第五阶段：效果评估、结算与归档1.合作执行结束后十五个工作日内，项目组应会同媒介合作中心，依据合同约定的KPI，收集整理发布数据、传播数据（如阅读量、观看量、互动量、转化数据等）及舆情分析报告，形成《媒介合作结案报告》。2.《媒介合作结案报告》需对合作效果进行客观评估，总结成功经验与不足之处，并提出改进建议。报告需提交客户并用于内部复盘。3.媒介合作中心监督员根据《发布执行确认单》及《媒介合作结案报告》，在项目管理系统中发起付款申请流程，附上合同、执行证明及发票等全套资料，按财务流程进行结算。4.结算完成后，媒介合作中心负责将本次合作的所有文件，包括需求单、方案、合同、执行记录、结案报告、付款凭证等，进行电子化归档，并更新“智能媒介资源库”中该媒介的合作历史与绩效数据。第十三条第六阶段：关系维护与资源库优化1.媒介合作中心负责定期（如每季度）对合作媒介进行复盘评估，根据合作履约情况、沟通效率、效果达成度等维度进行绩效评级（如A、B、C级），实行分级动态管理。2.与评级优秀的媒介（A级）建立战略合作伙伴关系，开展更深入的业务交流与资源互换。3.对评级较低或出现严重履约问题的媒介（C级），视情况给予警告、暂停合作或移出资源库处理。4.持续进行新媒介资源的开拓与测试，不断丰富和优化公司媒介资源库的广度与质量。第四章风险管控与合规要求第十四条资质与内容合规1.严禁与无合法资质、有严重不良信用记录或处于法律纠纷中的媒介主体合作。2.所有通过合作媒介发布的内容，必须严格遵守《中华人民共和国广告法》、《互联网信息服务管理办法》、《网络信息内容生态治理规定》等法律法规，不得包含虚假、夸大、误导性信息，不得侵犯他人合法权益，不得违背公序良俗。3.涉及特定行业（如医药、金融、教育等）或特殊内容（如数据发布、引述研究等），必须进行专项合规审查，确保具备相应许可或依据。第十五条数据安全与隐私保护1.在合作过程中获取或使用的任何数据，必须遵守《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》等相关规定。2.不得非法收集、使用、传输或泄露合作方、客户及最终用户的个人信息与敏感数据。3.在合作方案中涉及数据使用的，需明确数据来源的合法性及使用范围。第十六条反腐败与商业道德1.禁止任何形式的商业贿赂。与合作方的所有经济往来必须通过公司对公账户进行，并有明确合同与发票依据。2.员工不得接受合作方可能影响商业判断的贵重礼品、不当款待或利益输送。3.建立内部举报机制，鼓励员工监督和举报任何违反商业道德的行为。第五章附则第十七条解