2026年公关服务公司公关耗材管理制度

2026年公关服务公司公关耗材管理制度第一章总则第一条制度目的与依据本制度旨在建立系统、规范的公关耗材管理体系，明确各环节职责，杜绝浪费，确保耗材供应及时、账实相符。制定依据包括《中华人民共和国公司法》、《企业内部控制基本规范》及相关财务管理制度。第二条核心原则公关耗材管理遵循“预算控制、计划采购、规范领用、责任到人、注重环保”的原则。所有耗材的流转均需以支持具体公关项目为目标，确保物尽其用。第三条管理范围本制度所称公关耗材，是指在公关活动策划与执行过程中一次性消耗或使用后形态改变、价值显著降低的物资。主要包括：1.印刷品类：宣传册、海报、邀请函、新闻稿册、易拉宝、横幅等。2.礼品及纪念品类：定制文创产品、商务赠品、活动纪念品等。3.会场布置类：背景板、展架、桌椅装饰、花卉植物、一次性用具等。4.办公支持类：专项活动使用的文具、耗材（如特定规格打印纸、墨盒）。5.数字内容载体类：定制U盘、移动硬盘等。6.其他为特定公关项目采购的易耗物资。第四条管理职责1.行政部门：作为公关耗材的归口管理部门，负责供应商管理、集中采购、入库保管、库存盘点、报废处置及制度执行监督。2.项目部（客户服务部）：根据项目需求，提交详细、准确的耗材需求计划与预算，负责耗材的领用、现场管理与剩余物资退回。3.财务部：负责耗材预算审核、采购款项支付、成本核算及资产价值监督。4.采购专员（隶属于行政部）：负责执行具体采购任务，进行市场询价比价，办理采购手续。第二章预算与计划管理第五条预算编制项目部在制定年度或季度项目方案时，必须包含详细的公关耗材费用预算，列明主要耗材品类、预估数量、单价及总价。预算需经项目负责人、部门总监及财务部审核批准后，纳入项目总预算。第六条需求计划1.常规耗材：各部门于每月25日前向行政部提交下月常规耗材需求计划。2.项目专项耗材：项目部至少于活动开始前15个工作日，向行政部提交经审批的《专项公关耗材采购申请单》，明确品名、规格、数量、质量要求、使用日期及预算编码。紧急情况需说明理由，按特殊流程审批。第三章采购与入库管理第七条供应商管理行政部负责建立合格供应商名录，对供应商的资质、产品质量、价格、交货期及服务进行定期评估。主要耗材采购应优先从合格供应商名录中选择。第八条采购流程1.审批：所有采购需凭经批准的《采购申请单》执行。预算内采购由部门总监及行政总监审批；超预算或预算外采购，必须报请公司分管领导批准。2.采购：采购专员根据审批后的申请单，进行至少三家供应商的询价比价（独家代理或特定品牌除外），择优采购，并保留比价记录。单次采购金额超过人民币5000元的，需签订正式采购合同。3.验收：耗材送达后，由行政部库管员与申请部门指定人员共同验收。核对品名、规格、数量、质量是否与申请单及合同一致。不合格品应及时退货或换货。第九条入库管理验收合格后，库管员须在当日办理入库手续，填写《入库单》，登记库存台账，确保账物相符。入库单需由库管员及验收人员共同签字。第四章领用、使用与归还管理第十条领用流程1.领用人填写《公关耗材领用单》，注明项目编号、用途、领用数量，经项目经理审批后，至行政部领用。2.库管员按单发货，双方当面点清，签字确认。领用单作为出库凭证。3.对于高价值礼品等耗材，须遵循“谁领用、谁负责”的原则，实行更严格的审批。第十一条现场使用管理项目部须指定专人负责活动期间耗材的现场管理、分发与记录，确保按计划使用，防止丢失或滥用。第十二条余料归还活动结束后3个工作日内，项目部须将未使用或可重复使用的耗材（如展架、剩余礼品）清理后退还行政部仓库。库管员验收后办理退库手续，登记台账。损坏或无法再利用的物资需单独说明。第五章库存与仓储管理第十三条仓储规范仓库需保持整洁、干燥、安全，物资分类存放、标识清晰。贵重耗材应设专柜保管。做好防火、防盗、防潮工作。第十四条库存盘点1.日常盘点：库管员每月进行一次循环抽盘。2.定期盘点：每季度末，由行政部牵头，财务部参与，进行全面盘点。3.盘点结果：编制盘点报告，核对账实差异。盘亏盘盈须查明原因，明确责任，按公司规定处理。差异报告需报行政总监及财务部备案。第十五条库存控制行政部根据历史数据和使用频率，设定常用耗材的安全库存水平，及时提出补货建议，避免断货或积压。第六章报废与处置管理第十六条报废标准符合下列条件之一的公关耗材，可申请报废：1.因项目取消或变更，且无法转用于其他项目，超过一年仍闲置的。2.已过时、失效，无使用价值的（如印有过期活动信息的印刷品）。3.在仓储或使用中损坏，无法修复或修复成本过高的。4.因技术或设计更新被淘汰的。第十七条报废流程1.申请：使用部门或行政部填写《物资报废申请单》，说明报废原因及数量。2.鉴定：行政部组织相关部门进行技术鉴定与审核。3.审批：按规定权限报批。涉及资产原值较大的，需报公司领导批准。4.处置：批准后，由行政部与财务部共同监督处置。有残值的，应通过合规方式变现，收入上缴财务。涉密或带有公司标识的物资须进行破坏性处理，防止信息泄露。第七章监督、考核与责任第十八条监督管理财务部与行政部对耗材的预算执行、采购价格、库存状况及使用效益进行定期审计与监督。第十九条考核将公关耗材管理效率纳入相关部门及人员的绩效考核。对节约成本、提出优化建议者给予表扬或奖励。第二十条责任追究违反本制度，有下列行为之一者，视情节轻重给予通报批评、赔偿损失直至纪律处分：1.未按计划盲目采购，造成物资严重积压或浪费的。2.虚报需求、冒领耗材，或挪作私用的。3.保管不善，导致耗材丢失、损坏或失窃的。4.未经审批擅自处置报废物资，或处置过程存在违规行为的