2026年公关服务公司智联公关信息系统管理制度

2026年公关服务公司智联公关信息系统管理制度第一章总则第一条目的与依据为适应数字时代公共关系管理的发展趋势，规范本公司公关信息系统的规划、建设、运营与维护，确保信息资产的安全、可靠与高效利用，提升公关服务的专业化、智能化与数据驱动决策水平，依据《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司实际业务需求与发展战略，特制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、实习生、顾问及获得授权使用本公司公关信息系统的第三方合作方人员。制度涵盖的系统包括但不限于：媒体关系管理平台、舆情监测与分析系统、客户关系管理（CRM）模块、项目协同工作台、内容创作与分发工具、数字资产库、数据分析与可视化平台等所有构成公司公关信息生态的软件、硬件及网络设施。第三条核心原则公司公关信息系统的管理遵循以下核心原则：1.战略对齐原则：信息系统建设与运营必须紧密服务于公司整体战略与公关业务目标。2.安全合规原则：将信息安全与数据合规置于首位，严格遵守国家法律法规，保护客户、公司及公众的合法权益。3.高效协同原则：系统设计以提升内部协同效率、优化工作流程、打破信息孤岛为导向。4.数据驱动原则：强调数据的规范采集、深度分析与业务应用，赋能洞察、决策与效果评估。5.持续优化原则：建立系统评估与迭代机制，确保技术架构与业务需求的同步演进。第二章组织架构与职责分工第四条管理委员会公司设立公关信息系统管理委员会，由公司管理层、业务部门负责人、技术负责人及合规官共同组成。委员会是系统管理的最高决策机构，负责审批信息系统发展战略、年度计划、重大预算、核心政策及应对重大安全事件。第五条系统主管部门市场技术部是公关信息系统的归口管理部门，主要职责包括：1.负责制定系统建设规划、技术标准与管理规范。2.统筹系统选型、采购、部署、集成与升级工作。3.负责系统日常运维、性能监控、故障排除与技术培训。4.组织实施系统安全防护、数据备份与灾难恢复计划。5.对接外部技术供应商，管理服务级别协议。第六条业务使用部门各业务部门（如客户服务部、内容创作部、媒体关系部等）是系统的核心使用者，主要职责包括：1.提出明确的业务需求与功能改进建议。2.严格遵守本制度，规范操作系统，确保数据录入的准确性与及时性。3.负责本部门用户账号的日常使用管理及权限申请。4.利用系统工具开展业务，并反馈使用体验与优化点。第七条合规与风险控制部门公司合规部负责对信息系统管理进行监督与审计，确保所有操作符合法律法规及公司内控要求，定期进行合规性评估与风险排查，处理涉及数据隐私与安全的相关投诉与事件。第三章系统访问与权限管理第八条用户账号管理1.所有用户账号实行实名制注册，由员工本人提出申请，经直属上级及系统主管部门审批后开通。账号权限遵循“最小必要”原则，仅授予完成本职工作所必需的数据和功能访问权。2.新员工入职时，人力资源部应同步通知系统主管部门，在完成入职培训及本制度学习后，方可为其创建账号。3.员工岗位变动或离职时，人力资源部须及时书面通知系统主管部门。主管部门应立即调整其权限或禁用、删除账号，并做好工作交接与数据审计。第九条身份认证与安全1.系统强制启用高强度密码策略，密码需定期更换，禁止使用弱密码或默认密码。2.全面推行双因素认证（2FA），所有用户在访问核心业务数据或进行敏感操作时，必须通过第二重身份验证。3.严禁用户共享个人账号密码，所有操作行为均与个人账号绑定，实现操作可追溯。第十条权限分级与审批系统权限实行分级分类管理，分为：超级管理员、部门管理员、普通用户、只读用户等。权限变更需提交书面或电子申请，详细说明变更理由及所需权限清单，经业务部门负责人及系统主管部门审批后方可执行。超级管理员权限的授予与变更必须经管理委员会批准。第四章数据资源管理第十一条数据采集规范1.所有通过公关信息系统采集的数据，必须有合法、正当的来源与明确的业务用途。采集个人信息前，必须依法取得个人同意，并明确告知信息处理规则。2.舆情监测数据采集需遵守网络爬虫伦理与相关网站协议，不得采用技术手段非法获取、干扰目标网站正常运行。3.客户数据、媒体数据等核心业务数据，需指定专人负责录入与初步校验，确保数据源头质量。第十二条数据分类与分级公司对公关信息系统中的所有数据实行分类分级保护：1.公开数据：已公开披露的行业报告、公开媒体报道等，实行标准管理。2.内部数据：公司内部工作文档、项目方案（脱敏后）、流程数据等，实行访问控制管理。3.敏感数据：客户未公开的战略信息、签约合同关键条款、核心媒体人联系方式、详细的竞品分析数据等，实行严格加密与权限管控。4.机密数据：涉及重大商业机密、未公开的财务数据、全体员工及客户的个人敏感信息等，实行最高级别保护，访问需特别授权并全程留痕。第十三条数据存储与加密1.所有数据原则上应存储在由公司指定或认可的境内云服务平台或自有服务器上，确需跨境传输的数据须经过合规部安全评估与批准。2.敏感及以上级别的数据在存储和传输过程中必须进行强加密处理。3.系统主管部门需制定并执行定期数据备份策略，核心业务数据实行异地备份，确保灾难恢复能力。第十四条数据使用与共享1.数据的使用必须与申请权限时的业务目的相符，禁止超范围使用。2.内部部门间共享数据，需签订内部数据共享协议，明确使用目的、范围与安全责任。3.向任何第三方（包括合作伙伴、供应商）提供数据，必须事先进行安全评估，签订包含严格数据保护条款的法律协议，并经合规部及管理委员会审批。涉及个人信息对外提供，需重新获取个人单独同意。第十五条数据留存与销毁根据法律法规要求及业务需要，制定不同类型数据的留存期限。超过留存期限或无保留价值的数据，应由系统主管部门牵头，业务部门确认后，采用不可恢复的技术手段进行安全销毁，并记录销毁日志。第五章系统运营与维护第十六条日常运维系统主管部门负责7x24小时监控系统运行状态，处理日常故障，保障系统稳定。建立运维知识库，记录常见问题与解决方案。第十七条变更管理任何对系统环境、配置、软件版本、核心功能的变更（包括升级、打补丁），必须遵循变更管理流程：提交变更申请、进行风险评估与测试、制定回滚方案、经审批后在指定时间窗口实施、实施后验证与记录。第十八条服务连续性管理制定详细的业务连续性计划与灾难恢复预案，定期进行演练。确保在系统中断、数据损坏等紧急情况下，能在预定时间内恢复关键业务功能。第六章安全与合规管理第十九条安全防护体系构建涵盖物理安全、网络安全、主机安全、应用安全和数据安全的纵深防御体系。部署防火墙、入侵检测/防御系统、防病毒软件、高级威胁检测等安全措施，定期进行漏洞扫描与渗透测试。第二十条合规审计与监控1.系统应具备完整的日志功能，记录用户登录、关键操作、数据访问与导出等行为，日志保存时间不少于六个月。2.合规部与系统主管部门应定期（至少每季度一次）对系统操作日志、权限分配、数据流转进行审计，排查违规行为与安全隐患。3.对舆情监测、内容发布等可能涉及法律风险的业务环节，系统应设置关键词过滤与人工复核机制。第二十一条安全事件响应建立安全事件应急响应小组，制定应急预案。一旦发生数据泄露、系统入侵、恶意软件感染等安全事件，必须立即启动预案，控制事态，进行取证分析，按规定向主管部门报告，并通知可能受影响的客户或个人。第二十二条员工安全教育定期对全体员工进行信息安全与合规培训，强化数据保护意识，使其了解违规操作的法律后果与公司处罚措施。新员工必须通过相关培训考核方可获得系统访问权限。第七章附则第二十三条制度解释与修订本制度由公司公关信息系统管理委员会负责解释。委员会应至少每年评估一次本制度的适用性与有效性，根据业务、技术及法律法规的变化进行修订。