信息工作管理办法

信息工作管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司信息工作管理，建立高效、畅通的信息流转机制，确保信息的真实、准确、完整、及时与安全，充分发挥信息在经营决策、业务开展、内部管理中的支撑作用，提升公司运营效率与核心竞争力，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规及公司章程，结合公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法所称信息，是指公司在生产经营、管理决策、业务开展、对外交流等各类活动中形成或获取的，以文字、数据、图表、图像、音频、视频等不同形式存在的各类数据和资料，包括内部信息与外部信息、公开信息与涉密信息、纸质信息与电子信息等。本办法适用于公司总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的所有信息工作，涵盖信息收集、筛选、加工、存储、传递、利用、保密及信息系统管理等全流程。公司全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员）及参与公司信息工作的外部合作单位，均需严格遵守本办法规定。第三条核心原则公司信息工作遵循以下原则，构建标准化、规范化的管理体系：（一）服务决策原则：以支撑公司战略规划与经营决策为核心目标，聚焦业务需求与管理重点，确保信息工作与公司发展方向高度契合；（二）真实准确原则：信息收集与传递需客观反映实际情况，数据来源可靠、内容真实无误，严禁编造、篡改信息，确保信息的可信度；（三）及时高效原则：建立快速响应机制，确保信息在规定时限内收集、处理与传递，保障信息的时效性，为决策与业务开展提供及时支撑；（四）安全保密原则：落实信息安全与保密责任，建立分级分类管理机制，采取必要的技术与管理措施，防止信息泄露、丢失、损毁或被非法利用；（五）规范有序原则：明确各环节工作标准与流程，实现信息工作的制度化、流程化管理，提升信息资源的利用效率。第四条管理体系与职责建立“统一领导、归口管理、分级负责、全员参与”的信息工作管理体系，明确各主体职责：（一）公司管理层：负责统筹规划公司信息工作，审批信息工作重大事项、管理制度及资源配置方案，监督信息工作开展情况；（二）信息管理部门（如信息技术部、综合管理部等，下同）：作为信息工作的归口管理部门，牵头制定信息管理制度与标准；负责信息系统的建设、运维与安全管理；统筹协调各单位信息工作；开展信息工作培训与考核；监督信息安全与保密规定的执行；（三）业务部门：作为信息产生与利用的主体，负责本部门职责范围内信息的收集、筛选、初步加工与及时上报；配合信息管理部门开展信息系统建设与信息资源整合工作；落实本部门信息安全与保密责任；（四）信息工作人员：包括专职信息员与兼职信息员，负责日常信息的采集、整理、传递、归档等具体工作；及时反馈信息工作中存在的问题；（五）全体员工：在工作中主动收集与本职工作相关的信息，按规定提交与传递信息；严格遵守信息安全与保密规定，妥善保管工作中接触的各类信息。第二章信息收集与筛选第五条收集范围信息收集需覆盖公司经营管理全领域，主要包括以下类别：（一）外部信息：包括国家及地方相关法律法规、政策文件、行业标准与规范；行业发展趋势、市场动态、竞争对手情况；客户需求、合作伙伴信息、供应链相关信息；技术创新成果、行业会议与展会信息等；（二）内部信息：包括公司战略规划、年度经营计划、预算方案及执行情况；各业务板块经营数据、业绩报表、项目进展情况；内部管理规章制度、会议纪要、决策文件；人力资源信息、财务数据、资产信息；员工反馈、客户投诉及处理情况等；（三）紧急信息：包括重大突发事件（如安全事故、舆情危机、重大合同纠纷）、经营异常情况、重大风险预警信息等；（四）其他有价值的信息：包括各类荣誉资质、对外交流材料、历史资料等。第六条收集方式与要求（一）收集方式：采取主动采集与被动接收相结合的方式，包括专人调研、网络检索、文献查阅、行业交流、客户访谈、部门报送、员工反馈、外部合作单位提供等；信息管理部门可根据需求统一组织专项信息收集工作；（二）同步收集：信息收集需与业务开展、管理决策同步进行，确保重要信息不遗漏；对于重大项目、重要会议、关键业务节点，需安排专人负责全程信息收集；（三）来源可靠：优先从官方渠道、权威机构、核心合作伙伴获取信息，确保信息来源可追溯、内容真实可信；对于不确定的信息，需进行多方核实；（四）及时收集：常规信息按周期定期收集，紧急信息需第一时间收集并上报，确保信息的时效性；外部政策、市场动态等突发信息，需在获取后2个工作日内完成初步收集与反馈。第七条信息筛选（一）筛选标准：各单位及信息工作人员需依据“相关性、重要性、真实性、时效性”原则对收集的信息进行筛选，保留与公司经营管理、业务开展密切相关，对决策有支撑作用，内容真实、时效性强的信息；剔除无关、重复、虚假、过时的信息；（二）筛选流程：业务部门收集的信息由部门负责人或指定专人进行初步筛选；重大或复杂信息需经部门集体研讨后确定是否上报；信息管理部门对各单位上报的信息进行二次筛选与汇总，形成公司层面的核心信息资源；（三）筛选记录：对筛选过程进行简要记录，注明筛选依据、剔除原因，确保信息筛选工作可追溯。第三章信息处理与加工第八条信息分类与编码（一）信息分类：按照“一级分类（外部信息/内部信息）—二级分类（如政策信息、市场信息、经营数据等）—三级分类（如具体业务领域、部门归属等）”的层级进行分类，确保分类清晰、逻辑连贯；（二）信息编码：采用“分类代码-来源代码-时间代码-序号”的编码规则对信息进行唯一编码，编码规则由信息管理部门统一制定并公布，便于信息检索与管理；（三）动态调整：根据公司业务发展与信息类型变化，信息管理部门每年度对信息分类及编码规则进行评估与调整，确保其适用性。第九条信息加工与整合（一）加工要求：对筛选后的信息进行整理、提炼、分析与整合，去除冗余内容，明确核心要点；对于数据类信息，需进行统计分析、对比研究，形成直观的图表或分析结论；对于文字类信息，需进行结构化处理，确保表述清晰、逻辑严谨；（二）加工层级：业务部门负责本部门信息的初步加工，形成部门级信息成果；信息管理部门负责对各部门上报的信息进行深度加工与整合，结合公司整体需求形成综合性信息报告、决策参考材料等公司级信息成果；（三）标注说明：加工后的信息需注明原始来源、收集时间、加工人员、加工日期等信息，确保信息可追溯；对于有争议或不确定的信息，需明确标注并说明情况；（四）质量审核：加工后的信息需经部门负责人或信息管理部门审核，确保信息加工质量符合要求；重要信息成果需报公司分管领导审核。第四章信息存储与归档第十条存储载体与要求（一）载体类型：根据信息形式选择合适的存储载体，纸质信息采用专用档案柜存储；电子信息存储在公司专用信息系统、服务器或合规的云存储平台中，严禁存储在个人设备或非公司指定的存储载体中；（二）格式标准：电子信息需采用通用、开放的文件格式，确保长期可读；文本类信息优先采用PDF、DOCX格式，数据类信息采用EXCEL、CSV格式，图像类信息采用JPG、PNG格式，视频类信息采用MP4格式，音频类信息采用MP3格式；（三）存储安全：建立“本地存储+异地备份”的电子信息存储机制，定期对电子信息进行备份，重要信息需每日增量备份、每周全量备份；备份数据需进行加密处理，确保存储安全；纸质信息存储环境需符合防火、防潮、防虫、防盗等要求；（四）存储权限：根据信息保密等级与使用需求，设置不同的信息存储访问权限，仅限授权人员访问相应信息，防止信息被非法获取。第十一条信息归档（一）归档范围：所有具有长期保存价值的信息均需归档，包括重要的政策文件、决策材料、经营数据、项目档案、合同协议、规章制度、历史资料等；（二）归档时限：常规信息按年度进行归档，每年第一季度完成上一年度信息的归档工作；重大项目、重要事件相关信息在项目结束或事件处理完成后1个月内完成归档；紧急信息在处理完毕后及时归档；（三）归档流程：业务部门将需归档的信息整理后提交至信息管理部门；信息管理部门对归档信息的完整性、准确性、规范性进行审核，审核通过后按归档标准进行分类、编号、登记，完成归档操作；（四）归档管理：建立信息归档台账，详细记录归档信息的名称、编号、载体、归档时间、保管期限、责任人等信息；根据信息重要程度确定保管期限，分为永久保管、长期保管（10-30年）、短期保管（10年以下）三个档次，保管期限标准由信息管理部门会同相关部门制定。第五章信息传递与利用第十二条信息传递（一）传递原则：信息传递需遵循“按需传递、及时高效、安全保密”的原则，根据信息重要程度与保密等级，确定传递范围、方式与时限；（二）传递方式：内部信息优先通过公司指定的信息系统、办公自动化平台（OA）传递；紧急信息可采用电话、即时通讯工具等方式先行传递，后续补充书面材料；外部信息传递需通过安全、可靠的渠道，涉及涉密信息的传递需符合保密规定；（三）传递时限：常规信息需在加工完成后3个工作日内传递至相关接收单位或人员；重要信息需在1个工作日内传递；紧急信息需立即传递，确保接收方第一时间获取；（四）传递记录：建立信息传递登记制度，记录信息传递的内容、发送方、接收方、传递时间、传递方式及反馈情况，确保信息传递可追溯；（五）反馈机制：信息接收方在收到信息后，需在规定时限内（常规信息3个工作日，重要及紧急信息1个工作日）向发送方反馈接收情况；对于需要办理的信息，需及时反馈办理进展与结果。第十三条信息利用（一）利用范围与权限：公司内部员工因工作需要可申请利用相关信息，需根据信息保密等级履行相应审批程序；部门级信息由部门负责人审批；公司级重要信息需经信息管理部门负责人审批；涉密信息需经公司分管领导审批；外部单位申请利用公司信息的，需出具正式函件及有效证明，经公司管理层批准后，在指定范围内提供；（二）利用流程：利用人填写《信息利用申请表》，注明利用信息的名称、编号、利用目的、利用方式（查阅、复制、摘录等）及使用期限，经审批通过后，到信息管理部门或相关业务部门办理利用手续；（三）利用要求：利用人需严格按照申请用途使用信息，不得擅自扩大利用范围或用于其他目的；不得擅自复制、摘抄、传播涉密信息；如需对信息进行二次加工，需注明原始信息来源，并确保加工后的信息真实准确；（四）信息共享：信息管理部门需搭建公司信息共享平台，推动非涉密信息的内部共享，打破信息壁垒；各部门需主动将本部门非涉密的重要信息上传至共享平台，提升信息资源利用效率；（五）利用效果反馈：利用人需在信息利用完成后，向信息管理部门反馈信息利用效果，为信息工作优化提供参考。第六章信息安全与保密管理第十四条信息分级分类管理（一）分级标准：根据信息泄露后可能对公司造成的危害程度，将信息分为绝密、机密、秘密三个保密等级及非涉密信息：1.绝密信息：泄露后将对公司核心利益、经营安全造成特别严重危害的信息，如公司核心技术方案、未公开的重大战略规划、关键财务数据等；2.机密信息：泄露后将对公司利益、经营活动造成严重危害的信息，如重要经营数据、重大项目方案、核心客户信息等；3.秘密信息：泄露后将对公司利益、经营活动造成一定危害的信息，如常规经营数据、内部管理制度、普通客户信息等；4.非涉密信息：公开后不会对公司造成危害的信息，如公开的企业文化、招聘信息、对外宣传材料等。（二）分级确定：信息产生部门负责初步确定信息保密等级，报信息管理部门及公司保密工作领导小组审核确认；信息保密等级可根据实际情况进行调整，调整流程与确定流程一致；（三）标识管理：涉密信息需明确标注保密等级、保密期限及知悉范围；电子涉密信息需在文件名称或属性中标注，纸质涉密信息需在首页右上角标注。第十五条安全防护措施（一）技术防护：信息管理部门负责搭建信息安全技术防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密技术、防病毒软件等，定期进行系统升级与安全检测；重要信息系统需设置访问密码、身份认证、操作日志等安全机制；（二）设备安全：公司办公设备（计算机、打印机、复印机、移动存储设备等）需由信息管理部门统一管理，定期进行安全检查与维护；涉密信息处理需使用专用设备，严禁在非涉密设备上处理涉密信息；员工离职或调岗时，需交回所有办公设备，信息管理部门对设备内信息进行清理或封存；（三）网络安全：严格遵守公司网络使用规定，严禁接入未授权的网络；严禁在公共网络或不安全网络环境下传输涉密信息；使用公司内部网络时，需遵守网络安全操作规范，防止病毒感染与网络攻击；（四）纸质信息安全：纸质涉密信息需存放在专用保密文件柜中，由专人负责保管；借阅、复制、传递纸质涉密信息需履行严格审批手续；销毁纸质涉密信息需采用粉碎等不可恢复的方式，由专人监销；（五）应急处置：信息管理部门需制定信息安全应急预案，明确信息泄露、系统故障、网络攻击等突发事件的处置流程与责任分工；定期组织应急演练，提升应急处置能力；发生信息安全事件时，需立即启动应急预案，采取补救措施，减少损失，并及时上报公司管理层。第十六条保密责任（一）签订保密协议：公司与接触涉密信息的员工签订《保密协议书》，明确保密义务与违约责任；外部合作单位接触公司涉密信息的，需在合作协议中明确保密条款；（二）保密培训：信息管理部门定期组织信息安全与保密培训，提升全体员工的保密意识与操作技能；新员工入职时需接受保密培训，考核合格后方可上岗；（三）责任追究：员工违反信息保密规定，导致信息泄露、丢失或被非法利用的，视情节轻重予以通报批评、罚款、降职、解除劳动合同等处分；给公司造成损失的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第七章信息系统管理第十七条系统建设与运维（一）系统规划：信息管理部门根据公司信息工作需求，制定信息系统建设规划，明确系统功能、技术标准与实施步骤；信息系统建设需符合国家相关法律法规及行业标准；（二）系统开发与采购：信息系统开发或采购需进行充分调研与论证，选择技术成熟、安全可靠的系统方案；开发过程中需加强质量管控与安全测试；采购外部系统需选择资质齐全、信誉良好的供应商；（三）系统运维：信息管理部门负责信息系统的日常运维工作，包括系统运行监控、故障排查与修复、数据备份与恢复、系统升级与优化等，确保系统稳定运行；建立系统运维台账，记录运维工作情况；（四）系统权限管理：建立严格的信息系统权限管理机制，根据“最小权限”原则为员工分配系统访问权限；员工离职或调岗时，需及时调整或注销其系统权限；定期对系统权限进行审计，清理无效权限。第十八条数据管理（一）数据采集：信息系统数据采集需规范流程，确保数据来源可靠、采集及时、录入准确；建立数据采集校验机制，防止错误数据进入系统；（二）数据清洗与更新：定期对信息系统数据进行清洗，去除重复、错误、过时的数据；建立数据更新机制，确保系统数据与实际情况保持一致；（三）数据共享与交换：信息系统间数据共享与交换需遵循统一的数据标准与接口规范，确保数据兼容与安全；跨部门、跨单位数据交换需履行审批手续，明确数据使用范围与责任；（四）数据销毁：对于达到保管期限或无保存价值的数据，需按照信息安全规定进行销毁，确保数据不可恢复；数据销毁需履行审批手续，做好销毁记录。第八章监督与考核第十九条监督检查（一）日常监督：信息管理部门对各单位信息工作开展情况进行日常监督，重点检查信息收集的及时性、信息加工的准确性、信息传递的规范性及信息安全保密规定的执行情况；（二）定期检查：每季度开展一次信息工作专项检查，每年开展一次全面检查；检查结果形成书面报告，通报各单位，并报公司管理层；（三）专项检查：针对信息工作中的突出问题或重大信息安全事件，组织开展专项检查，查明原因，提出整改措施；（四）社会监督：建立信息工作投诉举报机制，接受员工及外部单位对信息工作违规行为的举报，对举报线索及时核查处理。第二十条考核与奖惩（一）考核机制：将信息工作纳入各单位及相关人员的年度绩效考核体系，考核指标包括信息收集完成情况、信息质量、传递及时性、安全保密执行情况、信息利用效果等；（二）奖励情形：对在信息工作中表现突出的单位或个人，予以表彰奖励，具体包括：1.及时收集并上报重要信息，为公司决策提供关键支撑的；2.信息加工质量高，形成有价值的信息成果，推动业务发展或管理优化的；3.严格执行信息安全保密规定，