学校收退费制度

学校收退费制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国消费者权益保护法》《中华人民共和国票据法》等国家相关法律法规，参照行业内教育服务领域的收费管理准则，结合集团母公司关于财务管理、风险防控的统一要求，以及公司内部优化业务流程、强化风险管理的实际需求，旨在规范学校相关业务的收退费行为，明确各方职责，防范操作风险，保障交易公平，维护学校及受教育者的合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖学校在招生录取、课程培训、教材销售、住宿服务、考试鉴定等各类收费活动及退费处理的全流程管理。具体适用场景包括但不限于：学费及杂费收取、住宿费结算、培训费支付、考试报名费管理、退款申请审核等业务环节。第三条本制度下列核心术语的定义如下：（一）“XX专项管理”是指学校针对收退费业务制定的全流程、系统化管理制度，包括政策制定、流程设计、风险防控、合规审查、应急处置等管理活动，确保业务操作的规范性与安全性。（二）“XX风险”是指在学校收退费过程中可能出现的操作风险、信用风险、合规风险、财务风险等，需通过制度约束和技术手段进行识别、评估与控制。（三）“XX合规”是指学校收退费业务严格遵守国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保交易行为的合法性、透明性及公平性。第四条学校收退费管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保所有收费项目及退费场景均纳入制度管控范围，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门及岗位的收退费管理职责，实现责任可追溯。（三）风险导向原则：重点防控高风险环节，通过技术手段和流程优化降低风险发生率。（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，根据业务变化和风险动态调整管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条学校主要负责人对收退费管理承担第一责任，负责统筹制度建设、资源保障及重大风险决策；分管财务、教学及运营的领导承担直接责任，负责具体业务指导、监督考核及跨部门协调。第六条设立学校收退费专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由校领导牵头，财务部、教务部、学生事务部、法务合规部及各下属单位负责人组成。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹制定收退费管理制度及年度管理计划；（二）协调解决跨部门管理难题，决策重大风险处置方案；（三）定期听取专项管理报告，评估制度执行效果。第七条明确三类主体职责分工如下：（一）牵头部门（财务部）：1.统筹收退费管理制度建设，定期组织流程优化；2.负责收费标准的审核与备案管理；3.主导退款业务的合规审查与风险监控；4.开展全员培训，宣贯制度要求。（二）专责部门（法务合规部、教务部）：1.负责收费项目及合同的合规审核；2.优化业务流程中的关键控制点，如收费标准公示、退款申请受理等；3.处理违规操作的风险处置与案件调查；4.推动技术手段（如智能审核系统）应用于风险防控。（三）业务部门/下属单位（各院系、招生中心、后勤等）：1.落实收退费具体操作要求，确保业务执行与制度一致；2.开展本领域风险排查，上报异常情况；3.维护收费数据的准确性与完整性。第八条明确基层执行岗（如收费窗口工作人员、财务出纳）的合规操作责任：（一）严格执行收费标准及审批流程，拒绝无授权收费；（二）妥善保管收费凭证及退款记录，确保可追溯；（三）主动上报可疑交易及操作风险，配合调查。第三章专项管理重点内容与要求第九条收费项目管理：所有收费项目须以学校公告形式向社会及受教育者公示，内容包含收费依据、标准、用途及投诉渠道。新增收费项目需经领导小组审议通过后报备主管部门。第十条收费流程规范：（一）线上收费需通过合规第三方支付平台，确保资金流向透明；（二）线下收费应使用统一票据，避免现金交易；（三）分期收费需签订书面协议，明确每期金额及逾期责任。第十一条收费标准调整：重大收费标准调整需经学校决策程序审议，并向主管部门报备，同时通过官网、公告栏等渠道同步告知受教育者。第十二条退款业务审核：（一）退款申请需提供真实有效的证明材料，如课程中断证明、住宿解除协议等；（二）退费金额按合同约定比例或剩余服务价值计算，严禁超额退款；（三）复杂退款申请需经专责部门联合审核。第十三条退款时效管理：（一）一般退费应在受理申请后X个工作日内完成；（二）特殊情况需书面说明，但最迟不超过X个月；（三）逾期未退款项须制定催收计划，并纳入应收账款管理。第十四条关联交易管控：严禁利用收费权为关联方谋取不正当利益，如严禁向关联企业低价转包服务项目、严禁通过关联账户套取资金等。第十五条专项风险防控：（一）数据风险：建立收费数据加密存储机制，定期开展系统漏洞排查；（二）资金风险：实行“日清月结”制度，定期对账，防范资金挪用；（三）舆情风险：设立投诉快速响应机制，及时处理受教育者反馈。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新：根据国家政策调整、业务变化及风险事件，由牵头部门牵头每X季度评估制度适用性，修订完善后报领导小组批准。第十七条风险识别预警：（一）财务部每季度开展收费数据异常排查，如发现连续X期退款率超限、资金流向异常等情况，立即发布预警；（二）系统自动监测高频退款申请，触发人工复核。第十八条合规审查机制：（一）所有收费合同须经法务合规部审核；（二）退款审批嵌入业务系统，实行“三级审批”（申请人、部门负责人、专责部门）；（三）未经合规审查的收费或退款行为一律不得实施。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门限期整改，专责部门跟踪验证；（二）重大风险（如系统瘫痪、大规模投诉）启动应急预案，领导小组统筹资源处置；（三）涉及违规操作的责任人须按制度处理，并上报主管部门备案。第二十条责任追究机制：（一）违规收费、超标准退款等行为按金额比例处罚，情节严重者解除合同；（二）连续X次操作失误的执行岗将调岗或培训；（三）因管理缺陷导致损失的责任人承担连带责任。第二十一条评估改进机制：（一）每年12月由领导小组牵头开展专项评估，考核制度覆盖率、风险发生率等指标；（二）根据评估结果制定改进计划，纳入部门年度目标。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：明确各级领导在专项管理中的推进责任，校长办公会每季度听取报告，确保资源投入到位。第二十三条考核激励机制：（一）将收退费合规情况纳入部门年度考核，占比不低于X%；（二）设立专项合规奖项，对表现突出的团队或个人给予奖励。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层每年参加合规履职培训，内容涵盖政策法规、风险案例等；（二）一线员工每月接受操作规范培训，考核合格后方可上岗。第二十五条信息化支撑：开发收退费智能管理系统，实现：（一）收费数据自动归集与核对；（二）风险预警自动触发；（三）电子票据一键生成。第二十六条文化建设：（一）编制《收退费合规手册》，发放至各岗位；（二）每年签署合规承诺书，全体员工签字确认；（三）设立合规宣传角，定期更新制度要点。第二十七条报告制度：（一）风险事件须在X小时内上报领导小组，同时抄送主管部门；（二）年度管理情况报告须