合同管理流程及风险评估表

合同管理流程及风险评估工具模板一、适用范围与常见应用场景本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、科技公司等）的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、租赁、合作研发、服务外包等类型合同。常见应用场景包括：新业务合作合同签订、年度框架协议审核、重大采购合同风险评估、合同履行异常情况处理等。通过标准化流程与风险前置管控，可降低合同纠纷概率，保障企业合法权益。二、合同管理全流程操作步骤第一步：合同发起与需求确认需求发起：业务部门根据合作需求（如采购原材料、委托服务等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认后提交至法务部门。对方主体信息收集：业务部门与合作方沟通，获取其营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等），保证主体信息真实有效。第二步：合同起草与内部审核合同起草：业务部门根据需求及对方提供的信息，参考企业标准合同模板起草合同文本，明确双方权利义务、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。法务审核：法务部门重点审核以下内容：合同主体是否具备完全民事行为能力；条款是否符合法律法规及企业内部政策；权利义务是否对等，违约责任是否明确；争议解决方式（仲裁/诉讼）是否约定清晰。法务部门出具《合同审核意见表》，对存在问题的条款标注修改建议，业务部门根据意见调整文本。财务与业务协同审核：财务部门审核合同中的付款条件、税费承担、发票开具要求等，保证符合企业财务制度；业务部门再次确认商务条款（如交付时间、验收标准）与实际需求一致。第三步：审批与签署授权分级审批：根据合同金额及重要性，确定审批层级：金额≤10万元：业务部门负责人+法务部审核；10万元＜金额≤50万元：增加分管副总审批；金额＞50万元：需总经理办公会审批。审批通过后，由法务部门出具《合同签署授权书》。规范签署：签署前核对合同文本与审核版本是否一致，保证签字人持有有效授权（如法定代表人亲自签署或提供授权委托书），双方加盖合同专用章或公章（骑缝章需齐全），签署日期不得晚于合同生效日期。第四步：合同归档与信息管理归档登记：合同签署后3个工作日内，由行政或法务部门完成归档，填写《合同归档登记表》，记录合同编号、名称、签署日期、存放位置（纸质/电子）等信息，同步录入企业合同管理系统。分类存储：纸质合同按“类别-年份”分类存放，电子合同加密备份至指定服务器，保证档案完整、可追溯。第五步：履行监控与变更管理履行跟踪：业务部门作为合同履行主体，按合同约定跟踪履约进度（如交付时间、验收节点），填写《合同履行跟踪表》，每月向法务及财务部门反馈履行情况。异常处理：若出现对方违约（如延迟交付、质量不达标）或不可抗力（如自然灾害导致无法履行），业务部门需在5个工作日内提交《合同异常报告》，说明情况并制定应对方案（如催告履约、协商解除），法务部门协助处理争议。变更与补充：合同履行中需变更条款时，双方应签订《补充协议》，参照原合同流程审核、签署，补充协议与原合同具有同等法律效力。第六步：合同终止与复盘终止确认：合同到期或履行完毕后，业务部门确认终止条件，出具《合同终止确认书》，双方书面确认无未结款项或争议。复盘归档：法务部门组织业务、财务部门对合同管理流程进行复盘，分析风险点及改进措施，相关资料随合同一并归档。三、核心模板表格示例表1：合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息乙方信息合同类型标的描述合同金额（元）币种签署日期履行期限主要条款摘要（付款方式、违约责任）归档日期责任人CG-2024-001原材料采购合同有限公司统一社会信用代码：XXX地址：XX市XX区联系人：经理科技有限公司统一社会信用代码：XXX地址：XX市XX区联系人：主管采购合同A型材料1000件500,000人民币2024-03-152024-03-15至2024-06-15付款方式：签约后30%预付款，验收合格后付清；违约责任：逾期付款按日万分之五支付违约金2024-03-20*主管表2：合同风险评估表风险点风险等级（高/中/低）判断依据可能影响应对措施责任部门/人员完成时限乙方履约能力不足中乙方成立时间不足2年，无同类合同履约记录延迟交付或质量不达标要求乙方提供银行保函（金额为合同总额的20%），增加履约保证金条款法务部/*经理2024-03-20合同条款歧义高“验收标准”未明确引用具体国标或行标，仅描述“符合双方约定”验收争议导致付款延迟补充附件《技术参数表》，明确验收标准及检测方法法务部/*主管2024-03-18付款方式风险低预付款比例30%，略高于企业常规标准（20%）资金占用增加协商将预付款降至20%，剩余款项按交付进度分期支付财务部/*会计2024-03-22争议解决约定不明高未约定争议解决的具体管辖法院或仲裁机构发生纠纷时诉讼成本高修改为“由甲方所在地人民法院管辖”法务部/*律师2024-03-17四、使用过程中的关键注意事项主体审查不可忽视：合作方为企业的，需核实营业执照、经营范围及年检情况；为自然人的，需核对证件号码件及授权文件，避免与不具备签约主体资格的对象合作。条款表述需精准无歧义：避免使用“尽量”“尽快”等模糊表述，涉及时间、金额、数量等关键信息需明确具体数值（如“7个工作日内交付”而非“尽快交付”）。风险等级动态调整：合同履行过程中，若出现对方经营异常（如涉诉、失信）、政策变化（如行业监管收紧）等情况，需重新评估风险等级并更新应对措施。归档管理规范统一：纸质合同需原件保存，电子合同需备份至企业指定系统，避免因人员变动导致档案丢失；涉密合同需单独标注，严格控制查阅权限。跨部门协作需高