办公用品采购领用管理制度

办公用品采购领用管理制度一、目的为加强公司办公用品的采购、领用管理，规范办公用品的采购流程和使用行为，合理控制办公费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工的办公用品采购、领用管理。三、职责分工（一）采购部门1.负责办公用品的采购工作，包括供应商的选择、采购合同的签订、采购订单的下达、货物的验收等。2.定期对办公用品的市场价格进行调研，选择性价比高的供应商，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。3.建立办公用品采购台账，记录采购日期、采购数量、采购金额、供应商等信息，以便进行统计和分析。（二）行政部门1.负责办公用品的库存管理，包括办公用品的入库、保管、发放等工作。2.定期对办公用品的库存进行盘点，确保库存数量准确无误。3.制定办公用品的领用标准和发放计划，根据各部门的需求合理发放办公用品。4.对各部门的办公用品使用情况进行监督和检查，及时发现和解决问题。（三）各部门1.负责本部门办公用品的需求统计和申报工作，根据实际工作需要合理确定办公用品的种类和数量。2.严格按照办公用品的领用标准和流程领用办公用品，不得超标准领用。3.对本部门领用的办公用品进行妥善保管和使用，避免浪费和损坏。（四）财务部门1.负责办公用品采购资金的审核和支付工作，确保采购资金的合理使用。2.对办公用品的采购费用进行核算和分析，定期向公司领导汇报办公用品的费用支出情况。四、办公用品分类（一）低值易耗品1.办公文具：如笔、笔记本、便签纸、文件夹、档案袋、订书钉、回形针等。2.办公耗材：如打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、色带等。3.卫生用品：如卫生纸、抽纸、垃圾袋、洗洁精等。（二）固定资产1.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪等。2.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。五、采购管理（一）采购计划的制定1.各部门应在每月月底前，根据本部门的实际工作需要，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报行政部门汇总。2.行政部门根据各部门的采购申请，结合办公用品的库存情况，制定次月的办公用品采购计划。采购计划应包括采购的办公用品名称、规格、数量、预算金额等内容，并经行政部门负责人审核签字后，报公司领导审批。（二）供应商的选择1.采购部门应通过市场调研、询价、比价等方式，选择至少三家以上的供应商进行比较，综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务等因素，选择合适的供应商。2.对于长期合作的供应商，采购部门应与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保供应商能够按时、按质、按量提供办公用品。（三）采购订单的下达1.采购部门根据审批通过的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容，并经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。2.采购部门应及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商能够按时交货。如因供应商原因导致交货延迟，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题。（四）货物的验收1.办公用品到货后，采购部门应会同行政部门对货物进行验收。验收内容包括货物的名称、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。2.对于验收合格的办公用品，采购部门应及时办理入库手续，将办公用品存入仓库。对于验收不合格的办公用品，采购部门应及时与供应商联系，要求供应商进行更换或退货处理。（五）采购费用的报销1.采购人员应在办公用品采购完成后，及时整理采购发票、采购合同、采购订单等相关凭证，填写《费用报销单》，经采购部门负责人、行政部门负责人、财务部门负责人审核签字后，报公司领导审批。2.财务部门根据审批通过的《费用报销单》，及时办理采购费用的报销手续，将采购费用支付给供应商。六、库存管理（一）入库管理1.办公用品入库时，行政部门应根据采购订单和验收单，对办公用品的名称、规格、数量、质量等进行核对，确保入库的办公用品准确无误。2.行政部门应及时将入库的办公用品登记到库存台账中，并在办公用品上贴上标签，注明名称、规格、数量等信息。（二）保管管理1.行政部门应设置专门的仓库，对办公用品进行妥善保管。仓库应保持通风、干燥、整洁，避免办公用品受潮、发霉、损坏。2.办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，便于管理和查找。对于贵重的办公用品，应采取特殊的保管措施，确保其安全。3.行政部门应定期对仓库进行清理和盘点，及时发现和处理库存积压、过期等问题。（三）出库管理1.各部门领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，到行政部门办理领用手续。2.行政部门根据《办公用品领用申请表》，按照办公用品的领用标准和发放计划，发放办公用品。发放时，应在库存台账中进行登记，注明领用部门、领用日期、领用数量等信息。3.对于超过领用标准的办公用品，行政部门应要求领用部门说明原因，并经公司领导审批后，方可发放。（四）盘点管理1.行政部门应每月对办公用品的库存进行一次盘点，核对库存数量与库存台账是否一致。如发现库存数量与库存台账不符，应及时查明原因，并进行调整。2.行政部门应每季度对办公用品的库存进行一次全面盘点，编制库存盘点报告，报公司领导和财务部门。库存盘点报告应包括库存数量、库存金额、盘盈盘亏情况等内容。七、领用管理（一）领用标准1.办公文具：根据员工的工作岗位和工作需要，制定合理的领用标准。一般情况下，员工每月可领用笔2支、笔记本1本、便签纸1本、文件夹2个等。2.办公耗材：根据办公设备的使用情况，制定合理的领用标准。一般情况下，打印机每月可领用打印纸5包、墨盒1个；复印机每月可领用复印纸10包、硒鼓1个等。3.卫生用品：根据办公室的人数和使用情况，制定合理的领用标准。一般情况下，每个办公室每月可领用卫生纸5卷、抽纸2包、垃圾袋2卷等。（二）领用流程1.员工需要领用办公用品时，应先向本部门负责人提出申请，填写《办公用品领用申请表》。2.部门负责人根据员工的工作需要和办公用品的领用标准，对《办公用品领用申请表》进行审核签字。3.员工持经部门负责人审核签字的《办公用品领用申请表》到行政部门办理领用手续。4.行政部门根据《办公用品领用申请表》，发放办公用品，并在库存台账中进行登记。（三）特殊情况的领用1.对于紧急需要的办公用品，员工可以先向行政部门口头申请，经行政部门负责人同意后，先行领用。事后，应及时补办《办公用品领用申请表》。2.对于因工作需要临时借用办公用品的员工，应填写《办公用品借用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门办理借用手续。借用期限一般不得超过一周，借用期满后，应及时归还。八、使用管理（一）合理使用1.员工应合理使用办公用品，避免浪费和滥用。对于可以重复使用的办公用品，应尽量重复使用；对于能够修复的办公用品，应及时修复后继续使用。2.员工应爱护办公用品，妥善保管办公用品，避免办公用品的损坏和丢失。如因个人原因导致办公用品损坏或丢失的，应照价赔偿。（二）定期检查1.各部门应定期对本部门员工的办公用品使用情况进行检查，发现问题及时整改。2.行政部门应定期对各部门的办公用品使用情况进行抽查，对浪费、滥用办公用品的行为进行批评教育，并责令其改正。（三）报废处理1.对于无法继续使用的办公用品，员工应及时将其交回行政部门。行政部门应定期对交回的办公用品进行清理和鉴定，对于确实无法修复的办公用品，应办理报废手续。2.办公用品报废时，行政部门应填写《办公用品报废申请表》，详细列出报废办公用品的名称、规格、数量、报废原因等信息，并经行政部门负责人审核签字后，报公司领导审批。3.经公司领导审批同意后，行政部门应将报废的办公用品进行妥善处理，如回收利用、销毁等。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对办公用品的采购、领用、使用等情况进行监督检查，确保各项制度的落实。2.财务部门应定期对办公用品的采购费用进行审计，检查采购费用的支出是否合理、合规。（二）考核评价1.