办公设备维修保养管理制度

办公设备维修保养管理制度一、总则为了规范办公设备的维修与保养工作，确保办公设备的正常运行，提高设备的使用效率和使用寿命，降低办公成本，特制定本办公设备维修保养管理制度。本制度适用于公司内部所有办公设备，包括但不限于计算机、打印机、复印机、传真机、投影仪等。二、办公设备管理部门及职责（一）管理部门公司综合管理部为办公设备维修保养的归口管理部门，负责统筹协调公司办公设备的维修保养工作。（二）职责1.建立健全办公设备档案，记录设备的采购时间、品牌型号、配置参数、维修保养记录等信息。2.制定办公设备维修保养计划，并组织实施。3.定期对办公设备的使用情况进行检查和评估，及时发现问题并采取相应措施。4.负责联系外部维修保养供应商，签订维修保养合同，并对供应商的服务质量进行监督和考核。5.对办公设备的报废、更新等进行审核和处理。三、办公设备使用部门及人员职责（一）使用部门职责1.负责本部门办公设备的日常管理和维护，确保设备的安全、正常使用。2.按照公司规定的流程申请办公设备的维修保养，并配合管理部门和维修人员进行相关工作。3.对本部门办公设备的使用情况进行监督和检查，及时发现和纠正违规使用行为。（二）使用人员职责1.严格按照操作规程使用办公设备，不得擅自更改设备的设置和参数。2.定期对办公设备进行清洁和保养，保持设备的整洁和良好运行状态。3.及时发现办公设备的故障和异常情况，并向本部门负责人报告。4.积极配合维修人员进行设备的维修和保养工作。四、办公设备维修保养计划的制定（一）计划制定依据1.办公设备的使用说明书和维修保养手册。2.办公设备的实际使用情况和运行状况。3.以往的维修保养记录和经验。（二）计划内容1.维修保养的设备名称、型号、数量。2.维修保养的项目和内容。3.维修保养的时间安排。4.维修保养的责任人。（三）计划制定流程1.每年年底，各使用部门根据本部门办公设备的使用情况和实际需求，向综合管理部提交下一年度的办公设备维修保养计划建议。2.综合管理部对各使用部门提交的建议进行汇总和分析，结合公司的实际情况和预算安排，制定公司下一年度的办公设备维修保养计划草案。3.维修保养计划草案经公司领导审批通过后，正式下达执行。五、办公设备日常维护保养（一）计算机1.保持计算机的清洁，定期使用专用的清洁工具清理计算机内部的灰尘。2.定期对计算机进行杀毒和系统漏洞修复，安装正版的杀毒软件和操作系统。3.避免在计算机上安装不必要的软件，定期清理计算机的磁盘空间。4.合理使用计算机的电源，避免频繁开关机。（二）打印机1.定期清洁打印机的打印头和进纸器，确保打印质量。2.按照打印机的使用说明及时更换墨盒、硒鼓等耗材。3.避免在打印机上打印过多的连续纸张，防止卡纸。4.保持打印机的通风良好，避免在高温、潮湿的环境中使用。（三）复印机1.定期清洁复印机的玻璃稿台和扫描头，确保复印效果。2.及时清理复印机内部的纸屑和灰尘，防止堵塞。3.按照复印机的使用说明更换碳粉和载体。4.避免在复印机上复印过厚或过薄的纸张。（四）传真机1.定期清洁传真机的扫描头和打印头，确保传真质量。2.及时更换传真机的色带或墨盒。3.保持传真机的电话线连接正常，避免出现信号中断。4.定期检查传真机的接收和发送功能，确保正常使用。（五）投影仪1.定期清洁投影仪的镜头和滤网，确保投影效果。2.按照投影仪的使用说明正确使用和关闭投影仪，避免灯泡过早损坏。3.避免在投影仪上长时间播放高亮度的画面。4.保持投影仪的通风良好，避免在高温、潮湿的环境中使用。六、办公设备维修管理（一）维修申请1.当办公设备出现故障或异常情况时，使用人员应及时向本部门负责人报告。2.本部门负责人确认设备故障后，填写《办公设备维修申请表》，详细描述设备故障的现象和发生时间，并提交给综合管理部。（二）维修审批1.综合管理部收到《办公设备维修申请表》后，对设备故障进行初步评估。2.对于简单的设备故障，综合管理部可以安排内部维修人员进行维修；对于复杂的设备故障，综合管理部应联系外部维修供应商进行维修，并报公司领导审批。（三）维修实施1.内部维修人员接到维修任务后，应及时对设备进行维修，并做好维修记录。2.外部维修供应商接到维修通知后，应在规定的时间内到达现场进行维修。维修过程中，维修人员应严格遵守公司的相关规定，确保维修工作的安全和质量。（四）维修验收1.设备维修完成后，维修人员应进行调试和测试，确保设备正常运行。2.使用部门对维修后的设备进行验收，填写《办公设备维修验收表》，确认设备维修合格。（五）维修费用结算1.内部维修人员的维修费用按照公司的相关规定进行核算和报销。2.外部维修供应商的维修费用按照合同约定进行结算。综合管理部应及时对维修费用进行审核，确保费用的合理性和准确性。七、办公设备维修保养记录管理（一）记录内容1.设备名称、型号、编号。2.维修保养时间、地点。3.维修保养的项目和内容。4.维修保养的责任人。5.维修保养的费用。（二）记录方式1.采用纸质记录和电子记录相结合的方式，确保记录的完整性和准确性。2.纸质记录应妥善保存，以备查阅；电子记录应定期备份，防止数据丢失。（三）记录使用1.维修保养记录可以作为办公设备管理的重要依据，为设备的维修保养计划制定、设备更新和报废提供参考。2.维修保养记录可以用于对维修人员和维修供应商的工作质量进行评估和考核。八、办公设备维修保养供应商管理（一）供应商选择1.综合管理部应通过公开招标、邀请招标等方式，选择具有良好信誉和专业技术能力的维修保养供应商。2.在选择供应商时，应考虑供应商的资质、经验、服务质量、价格等因素。（二）合同签订1.与选定的维修保养供应商签订正式的维修保养合同，明确双方的权利和义务。2.合同内容应包括维修保养的范围、标准、费用、期限、违约责任等条款。（三）服务监督1.综合管理部应定期对维修保养供应商的服务质量进行监督和检查，及时发现和解决问题。2.建立供应商服务质量反馈机制，鼓励使用部门和使用人员对供应商的服务质量进行评价和反馈。（四）考核评价1.每年年底，综合管理部对维修保养供应商的服务质量进行考核评价。2.考核评价的内容包括维修保养的及时性、准确性、质量、费用等方面。3.根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和续签合同；对表现不佳的供应商给予警告、整改或终止合同。九、办公设备的报废与更新（一）报废条件1.办公设备已经达到规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。2.办公设备因技术落后、性能低下，无法满足公司的工作需求。3.办公设备因自然灾害、人为损坏等原因，无法修复或修复后仍无法正常使用。（二）报废申请1.当办公设备符合报废条件时，使用部门应填写《办公设备报废申请表》，详细说明设备的报废原因和使用情况，并提交给综合管理部。2.综合管理部对《办公设备报废申请表》进行审核，组织相关人员对设备进行鉴定，确认设备是否符合报废条件。（三）报废审批1.经综合管理部审核和鉴定符合报废条件的办公设备，报公司领导审批。2.公司领导审批通过后，设备正式报废。（四）报废处理1.报废的办公设备由综合管理部统一回收处理。2.对于可以回收利用的零部件，应进行拆卸和整理，以便再次使用；对于无法回收利用的设备，应按照相关规定进行环保处理。（五）设备更新1.根据公司的工作需求和发展规划，综合管理部应及时制定办公设备更新计划。2.办公设备更新计划应报公司领导审批，经审批通过后组织实施。十、培训与教育（一）培训内容1.办公设备的操作规程和使用技巧。2.办公设备的日常维护保养知识。3.办公设备的安全使用注意事项。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专业技术人员进行授课。2.发放培训资料，供使用人员自学。3.现场指导，由内部维修人员对使用人员进行实际操作指导。（三）培训效果评估1.通过考试、实际操作等方式对使用人员的培训效果进行评估。2.根据评估结果，对培训内容和方式进行调整和改进，确保培训效果。十一、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部应定期对各使用部门的办公设备使用和维护情况进行监督检查。2.监督检查的内容包括设备的日常维护保养、维修申请和审批、维修记录等方面。（二）考核指标1.办公设备的完好率。2.办公设备的维修及时率。3.办公设备的维