办公家具采购管理制度

办公家具采购管理制度一、总则为加强办公家具采购管理，规范采购流程，提高资金使用效率，保证办公家具质量，满足公司办公需求，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位的办公家具采购活动。办公家具采购应遵循公开、公平、公正、透明的原则，严格执行国家有关法律法规和公司相关规定，确保采购活动合法合规。同时，应注重采购成本控制，在保证质量的前提下，选择性价比高的产品，实现资源的合理配置。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会公司设立采购管理委员会，由公司领导、财务部门、行政部门、审计部门等相关人员组成。采购管理委员会是公司办公家具采购的决策机构，主要职责包括：1.审定公司办公家具采购计划和预算。2.研究决定重大办公家具采购项目的采购方式和供应商选择。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。4.对采购工作进行评估和考核，提出改进意见和建议。（二）采购部门采购部门是公司办公家具采购的执行机构，负责具体的采购工作。其主要职责包括：1.根据各部门提出的采购需求，编制办公家具采购计划和预算草案。2.按照规定的采购方式和程序，组织实施办公家具采购活动。3.对供应商进行资格审查和评估，建立供应商档案。4.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。5.负责采购物资的验收、入库和付款等工作。6.整理和保存采购文件和资料，建立采购档案。（三）使用部门使用部门是办公家具的需求提出者和使用者，其主要职责包括：1.根据本部门的工作需要，提出办公家具采购需求，并填写《办公家具采购申请表》。2.参与采购项目的需求调研和技术参数确定，提供相关的技术要求和使用意见。3.协助采购部门进行供应商考察和产品选型。4.负责采购物资的验收和使用管理，及时反馈使用过程中出现的问题。（四）财务部门财务部门负责办公家具采购资金的管理和核算，其主要职责包括：1.审核采购计划和预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.按照合同约定和公司财务制度，办理采购款项的支付手续。3.对采购资金的使用情况进行监督和检查，防止资金浪费和滥用。4.参与采购项目的成本核算和效益分析，为采购决策提供财务支持。（五）审计部门审计部门负责对办公家具采购活动进行审计监督，其主要职责包括：1.对采购计划、预算和采购合同的执行情况进行审计。2.对采购过程中的招投标、询价、谈判等环节进行监督，确保采购活动的公平、公正、公开。3.对采购物资的质量、数量和价格进行审计，防止出现质量问题和价格欺诈行为。4.对采购活动中的违规违纪行为进行查处，提出处理意见和建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划的编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据本部门的工作需要和发展规划，提出下一年度的办公家具采购需求，并填写《办公家具采购申请表》，经部门负责人审核签字后报采购部门。2.采购部门对各部门提出的采购需求进行汇总和整理，结合公司的实际情况和预算安排，编制年度办公家具采购计划草案。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划草案经采购部门负责人审核后，报采购管理委员会审定。采购管理委员会根据公司的发展战略和实际需求，对采购计划草案进行审议和调整，确定年度办公家具采购计划。（二）采购预算的编制1.财务部门根据审定后的采购计划，结合市场价格和历史采购数据，编制年度办公家具采购预算草案。采购预算应包括采购项目的总预算和分项预算，明确各项采购资金的来源和使用方向。2.采购预算草案经财务部门负责人审核后，报公司领导审批。公司领导根据公司的财务状况和发展战略，对采购预算草案进行审批，确定年度办公家具采购预算。（三）采购计划和预算的调整1.采购计划和预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整的，应按照以下程序进行：使用部门提出调整申请，说明调整的原因、内容和金额，并填写《办公家具采购计划/预算调整申请表》。采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见。财务部门对调整申请进行财务审核，评估调整对预算的影响。采购管理委员会对调整申请进行审议和决策。经公司领导批准后，调整采购计划和预算。2.调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门和人员，并按照调整后的计划和预算执行。四、采购方式与程序（一）采购方式公司办公家具采购可采用以下方式：1.公开招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、市场竞争充分的采购项目。公开招标应按照国家有关法律法规和公司相关规定，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于采购金额较大、技术要求较高、供应商数量有限的采购项目。邀请招标应向至少三家符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：适用于采购技术复杂、性质特殊、不能确定详细规格或具体要求的采购项目，或者招标后没有供应商投标、没有合格标的的采购项目。竞争性谈判应邀请至少三家符合条件的供应商进行谈判，通过谈判确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目。单一来源采购应与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。5.询价采购：适用于采购金额较小、规格型号统一、市场价格相对稳定的采购项目。询价采购应向至少三家符合条件的供应商发出询价单，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据工作需要，填写《办公家具采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、使用时间等内容，经部门负责人审核签字后报采购部门。2.需求调研与技术参数确定采购部门接到采购申请后，组织相关人员进行需求调研，了解市场行情和产品信息，确定采购项目的技术参数和质量标准。必要时，可邀请使用部门和相关专家参与需求调研和技术参数确定工作。3.采购方式选择采购部门根据采购项目的特点和要求，按照本制度规定的采购方式，提出采购方式建议，报采购管理委员会审定。4.供应商选择与资格审查采购部门根据采购方式，选择合适的供应商，并对供应商的资格进行审查。供应商应具备以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。法律法规规定的其他条件。采购部门可通过查阅供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等资料，对供应商的资格进行审查。必要时，可对供应商进行实地考察。5.采购文件编制与发布采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、投标报价要求、评标标准等内容。采购文件编制完成后，应按照规定的方式发布，邀请供应商参加投标或报价。6.开标、评标与定标（1）开标：公开招标和邀请招标项目应按照规定的时间和地点进行开标。开标时，应邀请所有投标人参加，当众宣读投标人的名称、投标报价等内容。（2）评标：评标由采购部门组织的评标委员会负责。评标委员会由采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等相关人员和专家组成。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标人的投标文件进行评审，确定中标候选人。（3）定标：采购部门根据评标委员会的评审意见，提出定标建议，报采购管理委员会审定。采购管理委员会根据定标建议，确定中标供应商。7.合同签订与履行（1）合同签订：采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应经公司法务部门审核。（2）合同履行：采购部门应跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准，提供符合要求的办公家具。使用部门应做好采购物资的接收和验收工作。8.验收与付款（1）验收：采购物资到货后，使用部门应组织相关人员按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收合格后，使用部门应填写《办公家具验收单》，经部门负责人签字确认后报采购部门和财务部门。（2）付款：财务部门根据采购合同和验收单，按照公司财务制度办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，一般采用分期付款方式，即合同签订后支付一定比例的预付款，货物验收合格后支付剩余款项。五、采购质量与验收管理（一）质量要求1.采购的办公家具应符合国家相关标准和行业规范，具有良好的质量和性能。2.办公家具的材质、工艺、尺寸等应符合采购文件和合同约定的要求。3.供应商应提供办公家具的质量证明文件，如产品合格证、质量检验报告等。（二）验收组织与程序1.验收组织：采购物资到货后，采购部门应组织使用部门、财务部门、审计部门等相关人员组成验收小组，对采购物资进行验收。2.验收程序：验收小组应按照采购文件和合同约定的验收标准和方法，对采购物资的数量、规格型号、质量等进行检查和测试。验收过程中，如发现采购物资存在质量问题或不符合合同约定的情况，验收小组应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或更换。验收合格后，验收小组应填写《办公家具验收单》，经小组成员签字确认后报采购部门和财务部门。（三）验收报告与存档验收工作完成后，验收小组应编写验收报告，对验收情况进行总结和评价。验收报告应包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收报告经采购部门负责人审核后，与采购文件、合同、发票等相关资料一并存档，作为采购工作的重要档案资料。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案包括采购计划、采购预算、采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、定标文件、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动有关的所有文件和资料。（二）档案整理与保管采购部门应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，装订成册，并建立档案目录。档案保管期限按照公司档案管理规定执行，一般为[具体年限]。（三）档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《档案查阅/借阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅档案时，应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改或丢失档案资料。七、监督与考核（一）监督机制公司建立健全采购监督机制，加强对办公家具采购活动的全过程监督。审计部门应定期对采购活动进行审计监督，发现问题及时提出整改意见和建议。同时，鼓励公司员工对采购活动中的违规违纪行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核指标与方法公司建立采