公共卫生用品采购制度

PAGE公共卫生用品采购制度一、总则（一）目的为加强公司公共卫生用品的采购管理，规范采购流程，确保所采购的公共卫生用品符合质量要求，满足公司员工的使用需求，保障员工的健康与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有公共卫生用品的采购活动，包括但不限于洗手液、卫生纸、纸巾、一次性手套、口罩等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的产品，保证公共卫生用品的质量符合或优于行业标准。3.性价比原则：在保证质量的前提下，综合考虑价格、交货期、售后服务等因素，力求实现采购成本的合理控制，提高采购效益。4.公开透明原则：采购过程应做到公开、公平、公正，接受公司内部监督，确保采购信息的透明化。二、采购需求管理（一）需求预测1.各部门应根据本部门员工数量、工作性质以及公共卫生用品的使用频率等因素，定期对公共卫生用品的需求进行预测，并填写《公共卫生用品需求预测表》。预测周期为[具体周期，如月度、季度等]。2.人力资源部门应及时提供员工人数的变动信息，以便各部门准确预测需求。（二）需求审批1.《公共卫生用品需求预测表》经部门负责人审核签字后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门对各部门提交的需求预测进行汇总分析，结合公司实际库存情况，制定公司整体公共卫生用品采购计划，并报公司分管领导审批。三、供应商管理（一）供应商选择1.行政管理部门负责建立公共卫生用品供应商信息库，通过多种渠道收集供应商资料，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、生产许可证、产品质量认证文件、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的有效性和经营范围的符合性。3.实地考察供应商的生产场所、生产设备、质量管理体系等，评估其生产能力、质量控制水平和信誉状况。4.根据考察和审查结果，选择若干家合格的供应商纳入供应商信息库，并定期对供应商进行评估和更新。（二）供应商评估1.行政管理部门定期（每[评估周期，如半年]）对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.收集公司内部使用部门对公共卫生用品的反馈意见，作为供应商评估的重要依据。3.根据评估结果，对表现优秀的供应商给予适当奖励，如优先合作、增加订单量等；对表现不佳的供应商提出整改要求，如限期整改、暂停合作等；对整改后仍不符合要求的供应商，将其从供应商信息库中删除。（三）供应商合作协议1.与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合作协议应符合相关法律法规要求，确保双方的合法权益得到保障。3.在合作过程中，如遇供应商变更产品规格、价格等重要条款，应提前与公司协商，并签订补充协议。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据实际需求，在需要采购公共卫生用品时，填写《公共卫生用品采购申请表》，详细注明所需用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.《公共卫生用品采购申请表》经部门负责人审批签字后，提交至行政管理部门。（二）采购审批1.行政管理部门收到采购申请后进行初审，核实申请内容的合理性和准确性，并结合库存情况进行综合判断。2.对于金额较小（[具体金额标准]以下）的采购申请，由行政管理部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，报公司分管领导审批。（三）采购实施1.经审批通过的采购申请，行政管理部门采购人员按照批准的采购计划和供应商信息，选择合适的供应商进行采购。2.采购人员与供应商签订采购合同或订单，明确采购产品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购合同或订单应符合公司采购制度和相关法律法规要求。3.在采购过程中，采购人员应及时与供应商沟通协调，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。（四）验收入库1.公共卫生用品到货后，采购人员应及时通知质量管理部门和仓库管理人员进行验收。2.质量管理部门按照相关质量标准对采购的公共卫生用品进行检验，检查产品的外观、包装、质量证明文件等，必要时进行抽样检测。3.仓库管理人员根据采购合同或订单以及验收结果，对合格的公共卫生用品办理入库手续，填写《公共卫生用品入库单》，并将入库信息录入库存管理系统。4.对于验收不合格的公共卫生用品，采购人员应及时与供应商协商处理办法，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。（五）付款结算1.仓库管理人员根据验收合格的入库单和采购合同或订单，填写《公共卫生用品付款申请单》。2.《公共卫生用品付款申请单》经行政管理部门负责人审核签字后，提交至财务部门。3.财务部门按照公司财务管理制度和采购合同或订单约定的付款方式进行付款结算。在付款前，财务部门应核对采购发票、入库单、合同等相关凭证的一致性和合法性。五、采购风险管理（一）质量风险1.加强对采购产品质量的检验和验收，严格按照质量标准进行把控，确保所采购的公共卫生用品符合质量要求。2.要求供应商提供质量保证文件，并在采购合同中明确质量责任和违约责任，如因供应商产品质量问题给公司造成损失的，供应商应承担相应的赔偿责任。3.定期对采购的公共卫生用品进行质量抽检，发现质量问题及时与供应商沟通解决，并采取相应的纠正措施，防止问题再次发生。（二）供应风险1.建立供应商评估和预警机制，及时掌握供应商的经营状况、生产能力、供货稳定性等信息，对可能影响供应的风险因素进行提前预警。2.与主要供应商保持密切沟通，建立良好的合作关系，确保在供应出现问题时能够及时协商解决。3.制定应急采购预案，当主要供应商无法按时供货时，能够迅速寻找替代供应商，保证公共卫生用品的正常供应。（三）价格风险1.关注市场价格动态，定期收集和分析公共卫生用品的市场价格信息，为采购决策提供参考依据。2.在采购谈判中，灵活运用谈判技巧，争取有利的采购价格。同时，与供应商协商建立价格调整机制，根据市场价格波动情况适时调整采购价格。3.通过批量采购、集中采购等方式，降低采购成本，分散价格风险。六、监督与审计（一）内部监督1.行政管理部门负责对公共卫生用品采购活动进行内部监督，定期检查采购流程的执行情况，包括采购申请、审批、采购实施、验收入库、付款结算等环节。2.审计部门定期对公共卫生用品采购业务进行审计，审查采购合同的合法性、合规性，采购成本的合理性，以及采购过程中的内部控制执行情况等。3.鼓励公司员工对采购活动中的违规行为进行监督举报，对举报属实的给予相应奖励。（二）信息公开1.行政管理部门定期公布公共卫生用品采购的相关信息，包括采购计划、采购结果、供应商信息等，接受公司员工的监督。2.在公司内部网站或公告栏设立公