档案库房卫生保健制度

PAGE档案库房卫生保健制度一、总则1.目的为加强档案库房的卫生保健管理，确保档案的安全与完整，为档案管理人员创造良好的工作环境，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案库房及其相关区域。3.基本原则档案库房卫生保健管理应遵循预防为主、防治结合、科学管理、确保安全的原则，严格按照相关法律法规和行业标准执行。二、档案库房环境要求1.温度与湿度档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%范围内。配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，每2小时记录一次温湿度数据。如温湿度超出规定范围，应及时采取调控措施。2.清洁卫生档案库房地面、货架、门窗等应保持清洁，无灰尘、无污渍。每周至少进行一次全面清洁，包括地面清扫、货架擦拭等。定期清理档案库房内的杂物和垃圾，保持通道畅通。严禁在库房内堆放无关物品。3.通风换气档案库房应具备良好的通风设施，保证空气流通。每天至少通风2次，每次通风时间不少于30分钟。定期检查通风设备运行情况，确保通风系统正常工作。在潮湿季节或特殊情况下，应增加通风次数。4.光线照明档案库房应采用无紫外线的照明灯具，避免光线直射档案。照明亮度应适中，以满足档案管理人员正常工作需要为宜。定期检查照明灯具，及时更换损坏的灯泡，确保照明系统正常运行。三、档案保管要求1.档案存放方式档案应分类存放于档案架上，排列整齐有序。不同类型、不同年度的档案应分开存放，便于查找和管理。档案架应保持清洁，定期进行擦拭和消毒。档案摆放应遵循从左至右、从上至下的顺序，按照类别和编号依次排列。2.防虫防鼠在档案库房内放置防虫、防鼠药品和器具，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等。定期检查防虫防鼠设施的有效性，及时更换药品和器具。保持档案库房环境整洁，杜绝害虫和老鼠的滋生条件。严禁在库房内放置食物和水源，防止吸引害虫和老鼠。3.防火防盗档案库房应配备防火、防盗设施，如灭火器、烟雾报警器、防盗门窗等。定期检查消防设施的有效期和性能，确保其处于良好状态。严禁在档案库房内使用明火和大功率电器设备。档案管理人员离开库房时，应关闭门窗、电源和照明设备，确保库房安全。4.防尘防潮档案库房应安装防尘、防潮设施，如窗帘、除湿机等。在沙尘天气或潮湿季节，应及时关闭门窗，拉上窗帘，启动除湿机等设备。定期对档案进行检查，如发现档案有受潮、发霉等情况，应及时采取处理措施，如晾晒、烘干等。四、档案管理人员卫生保健要求1.个人卫生档案管理人员应保持良好的个人卫生习惯，勤洗手、勤换衣、勤剪指甲。进入档案库房前，应更换工作服和工作鞋，保持工作服的清洁。严禁在档案库房内吸烟、饮食和随地吐痰。工作期间应佩戴口罩，防止灰尘和细菌污染档案。2.健康检查档案管理人员应定期进行健康检查，每年至少进行一次全面体检。体检项目应包括传染病筛查、职业病检查等，确保身体健康状况符合档案管理工作要求，并建立个人健康档案。如发现档案管理人员患有传染性疾病或其他不适宜从事档案管理工作的疾病，应及时调整工作岗位，避免接触档案，防止疾病传播。3.培训教育组织档案管理人员参加卫生保健知识培训教育，提高其卫生保健意识和技能。培训内容应包括档案库房环境卫生要求、个人卫生注意事项、防虫防鼠防火防盗知识等。定期开展卫生保健知识讲座和宣传活动，发放相关宣传资料，使档案管理人员了解卫生保健知识，掌握基本的卫生保健技能。五工作流程与操作规范1.日常清洁流程每天上班后，档案管理人员应首先对档案库房进行巡查，检查温湿度、通风设备、照明系统等运行情况，并做好记录。按照先地面后货架的顺序进行清洁。地面清扫时，应使用干净的扫帚和拖把，避免扬尘。货架擦拭时，应使用柔软干净的抹布，轻轻擦拭货架表面，防止损坏档案。清洁过程中，如发现档案有移位或损坏情况，应及时进行整理和修复，并做好记录。2.温湿度调控操作当温湿度超出规定范围时，档案管理人员应及时采取调控措施。温度过高时，可开启空调制冷；温度过低时，可开启空调制热或使用取暖设备。湿度超出范围时，可根据实际情况开启除湿机或加湿器进行调节。在调控温湿度过程中，应密切关注设备运行情况和温湿度变化，及时调整设备参数，确保温湿度尽快恢复到规定范围内。3.防虫防鼠措施操作定期检查防虫防鼠药品和器具的使用情况，如发现药品过期或器具损坏，应及时更换。在放置防虫防鼠药品时，应注意安全，避免药品接触到档案。同时，要防止儿童和宠物接触到药品和器具，确保使用安全。如发现害虫或老鼠活动迹象，应及时采取措施进行捕杀，并清理现场，防止害虫和老鼠再次滋生。4.档案整理与检查操作定期对档案进行整理和检查，确保档案排列整齐、编号准确、装订牢固。整理档案时，应轻拿轻放，并使用干净的工具，避免损坏档案。在检查档案过程中，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复和处理。对于重要档案，应采取特殊保护措施，如复制备份、密封保存等。六、监督与考核1.监督检查设立档案库房卫生保健管理监督小组，定期对档案库房卫生保健情况进行检查。监督小组应由公司/组织内部相关部门人员组成，负责对档案库房环境、档案保管、人员卫生保健等方面进行全面监督检查。监督检查应采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每月至少进行一次，不定期抽查根据实际情况随时进行。检查结果应详细记录，并及时反馈给档案管理人员。2.考核评价建立档案库房卫生保健管理考核评价机制，对档案管理人员的卫生保健工作进行考核评价。考核评价内容包括档案库房环境管理、档案保管质量、个人卫生保健执行情况等方面。考核评价结果应与档案管理人员的绩效挂钩，对于卫生保健工作表现优秀的人员，给予表彰和奖励；对于违反制度规定、卫生保健工作不达标的人员，给予批评教育和相应处罚。3.问题整改对于监督检查和考核评价中发现的问题，档案管理人员应及时进行整改。整改措施应明确责任人和整改期限，确保问题得到有效解决。监督小组应对问题整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。对于整改不力的情况，应追究相关人员的责任。七、应急处理1.火灾应急处理档案库房内配备足够数量的灭火器，并确保灭火器处于有效状态。档案管理人员应熟悉灭火器的使用方法，定期进行培训和演练。一旦发生火灾，档案管理人员应立即拨打火警电话119，并迅速组织人员疏散档案。疏散档案时，应按照先重要档案后一般档案的顺序进行，确保档案安全转移。在火灾现场，应使用灭火器等消防设备进行灭火，控制火势蔓延。同时，要注意保护现场，以便消防部门进行调查。2.水灾应急处理档案库房应具备良好的排水系统，防止雨水倒灌。在暴雨天气或其他可能发生水灾的情况下，应提前做好防范措施，如关闭门窗、检查排水管道等。如发生水灾，档案管理人员应立即组织人员转移档案，将档案放置在高处或干燥的地方。同时，要及时清理库房内的积水，防止档案被水浸泡。对于被水浸泡的档案，应及时进行抢救和处理。可采用晾晒、烘干、冷冻等方法进行干燥处理，尽量减少档案损失。3.其他突发事件应急处理对于其他可能影响档案库房安全和卫生保健的突发事件，如地震、雷击