教学楼设备库存管理规范手册

教学楼设备库存管理规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范我校教学楼设备的库存管理，确保教学活动的正常开展，提高设备使用效率，保障设备资产安全完整，明确管理责任，依据国家相关资产管理规定及我校教学与资产管理实际情况，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于我校所有教学楼内，由学校购置、接受捐赠或其他方式取得，所有权归属学校的各类教学、办公及辅助设备的库存管理。具体包括但不限于教学仪器、实验设备、办公自动化设备、多媒体设备、网络通讯设备、公共服务设施等。1.3基本原则1.账实相符原则：设备库存管理应做到账目清晰、记录准确，实物数量与账面记录保持一致。2.服务教学原则：库存管理应以保障教学需求为首要目标，确保设备及时供应与高效利用。3.统一规范原则：库存管理的流程、方法和记录格式应遵循本规范的统一要求。4.合理配置、安全高效原则：优化库存结构，避免积压浪费，确保设备存储安全，出入库便捷高效。5.责任到人原则：明确各级管理人员和使用人员的职责，确保各项管理措施落到实处。第二章管理机构与职责2.1学校资产管理部门学校资产管理部门是全校设备库存管理的归口管理部门，负责制定和完善设备库存管理相关制度，监督检查各单位执行情况，组织全校性的设备清查盘点工作，协调处理库存管理中出现的重大问题。2.2教学楼管理单位（或后勤保障部门）教学楼管理单位（或后勤保障部门）作为教学楼设备的直接管理部门，具体负责：1.本规范在管辖范围内的组织实施和日常监督。2.教学楼内公共区域设备及备用设备的入库、出库、存储、维护保养和盘点工作。3.建立健全教学楼设备库存台账，并定期与学校资产管理部门对账。4.组织或参与教学楼设备的验收、报废、调拨等工作。2.3教学单位（院系、教研室等）各教学单位负责本单位在教学楼内使用的专用教学设备的日常管理，配合进行相关设备的入库登记、借用、归还、盘点及报废申请等工作，并对本单位领用设备的完好性负责。2.4教学楼管理员/保管员1.具体执行设备的出入库登记、日常保管、维护清洁和安全防护工作。2.负责库存设备的台账登记、定期核对，确保账物相符。3.及时上报设备损坏、遗失、报废等情况，并协助进行处理。4.配合完成各类盘点和检查工作。第三章设备分类与编码3.1设备分类根据设备的用途、性质及管理需要，对教学楼设备进行分类管理。常见分类如下：1.教学仪器类：各类演示、测量、实验用仪器。2.办公设备类：计算机、打印机、复印机、投影仪、扫描仪等。3.信息化设备类：网络交换机、路由器、中控设备、音响设备等。4.多媒体设备类：投影仪、幕布、实物展台、麦克风、功放等。5.后勤保障设备类：空调、饮水机、清洁工具、小型维修工具等。6.其他辅助设备类。3.2设备编码对纳入库存管理的设备，应按照学校统一的固定资产编码规则或教学楼内部管理编码规则进行唯一标识。编码应便于识别、追溯和管理。新购入设备应在验收合格后及时赋予编码并粘贴标签。第四章入库管理4.1采购与验收1.设备采购应遵循学校相关采购管理规定。2.新设备到货后，由教学楼管理单位（或后勤保障部门）会同使用单位、相关技术人员共同进行数量清点、规格型号核对、外观检查和性能测试，确保符合要求。3.验收合格后，签署验收单，方可办理入库手续。验收不合格的设备，由采购人员负责联系退换货。4.2入库登记1.保管员应对验收合格的设备及时办理入库手续，详细填写《设备入库单》，内容包括：设备名称、规格型号、编码、数量、单价（可选）、购置日期、供应商、验收人、保管责任人等信息。2.《设备入库单》应一式多联，分别由保管员、财务部门（如需）、资产管理部门（如需）留存。3.将设备信息准确录入库存管理台账或系统。4.3存放与标识1.设备应根据其特性（如怕潮、怕尘、怕压等）存放在适宜的库房或指定位置，做到分类存放、整齐有序，便于存取和检查。2.对存放的设备应粘贴明显的库存标识，注明设备名称、编码、状态（完好、待修、备用等）。3.对于精密、贵重或有特殊存放要求的设备，应采取专门的防护措施。第五章出库管理5.1领用与借用1.教学或办公需要领用设备时，领用单位或个人需填写《设备领用/借用单》，经相关负责人审批后，方可到保管员处办理出库手续。2.《设备领用/借用单》应注明领用/借用设备的名称、编码、数量、用途、领用/借用日期、预计归还日期、领用人及审批人等信息。3.保管员核对无误后，在台账中记录出库信息，并由领用人签字确认。4.临时借用设备应按期归还，如需续借，需办理续借手续。5.2安装与调试对于需要安装调试的设备，出库后由相关技术人员或专业人员进行安装调试，确保设备正常运行后交付使用。5.3调拨与转移设备在不同教学楼或部门之间调拨转移时，需由调出单位提出申请，经学校资产管理部门或教学楼管理单位批准后，办理出库及相应的入库手续，并及时更新台账信息。5.4报废出库达到使用年限或确认无法修复且无使用价值的设备，由使用或保管单位提出报废申请，按学校资产报废管理规定履行审批程序。审批通过后，由保管员办理报废出库手续，在台账中注销，并配合做好残值处理或回收工作。第六章库存盘点6.1盘点方式与周期1.日常盘点：保管员应结合日常管理，对库存设备进行不定期抽查核对。2.月度/季度盘点：教学楼管理单位应组织保管员每月或每季度对库存设备进行一次全面盘点。3.年度盘点：学校资产管理部门牵头，各教学楼管理单位配合，在每年年末进行一次全校性的设备大清查盘点。6.2盘点流程1.盘点前，保管员应整理好库存台账及相关凭证，清理库房，使设备摆放有序。2.盘点时，应逐一核对设备的实物与台账记录，包括名称、编码、规格型号、数量、状态等。可采用点数、过磅、核对标签等方法。3.对盘点结果进行详细记录，填写《设备盘点表》。如发现盘盈、盘亏、毁损、闲置等情况，应查明原因，及时上报，并在《设备盘点表》中注明。6.3差异处理1.对于盘点中发现的账实不符情况，教学楼管理单位应组织查明原因，提出处理意见，按规定权限报批后进行账务调整和处理。2.对于闲置设备，应评估其利用价值，及时上报并统筹调剂使用。3.对于损坏设备，应及时安排维修或按报废程序处理。第七章日常维护与保养7.1库房环境管理保持库房干燥、通风、清洁、避光、防尘，温度和湿度控制在适宜范围，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。7.2设备维护保养1.保管员应根据设备说明书或相关规定，对库存设备进行必要的日常维护和保养，如清洁、通电检查、防潮处理等，确保设备处于良好待用状态。2.对长期存放的设备，应定期进行检查和通电运行，防止性能退化。3.发现设备有故障或损坏迹象，应及时上报并联系维修。第八章安全管理8.1出入库安全严格执行出入库制度，非相关人员未经许可不得进入库房。设备出入库需有完整手续。8.2存放安全1.设备存放应稳固，防止倾倒、碰撞、挤压损坏。2.对于易燃易爆、腐蚀性或有潜在危险的设备（如有），应单独存放，并采取特殊的安全防护措施。3.库房内严禁存放与设备管理无关的物品，尤其是危险品。8.3消防安全配备必要的消防器材，并确保其完好有效。库房内严禁吸烟和使用明火，定期检查消防设施和电路安全。第九章档案与记录管理9.1档案资料设备的采购合同、验收单、说明书、合格证、维修记录、校准证书（如适用）等资料应妥善整理归档，便于查阅。9.2记录保管《设备入库单》、《设备领用/借用单》、《设备盘点表》、《设备维修保养记录》等各类管理记录应规范填写，字迹清晰，并按时间顺序分类整理，妥善保管，保存期限应符合学校档案管理规定。第十章监督与考核教学楼管理单位及学校资产管理部门将定期或不定期对本规范的执行情况进行监督检查，并将设备库存管理工作的好坏纳入相关部门和人员的绩效考核范围。对严格执行本规范、管理成效