行政助理岗位工作职责手册

行政助理岗位工作职责手册前言本手册旨在明确行政助理岗位的核心职责、工作范围及基本要求，为行政助理日常工作提供清晰指引，确保行政事务高效、有序进行，助力整体组织目标的实现。本手册适用于公司各部门行政助理岗位，是岗位工作评估与绩效考量的重要参考依据。一、核心工作职责概述行政助理是团队高效运作不可或缺的支持力量，主要负责协助上级领导及相关部门处理各类行政事务，保障办公环境的顺畅与有序，为业务开展提供坚实的后勤保障与服务支持。其工作具有综合性、服务性、辅助性及一定的灵活性特点。二、具体工作职责明细（一）办公环境与设施管理1.办公区域维护：负责办公区域的日常环境维护，确保整洁、有序。协调清洁服务，及时处理办公环境中的突发问题。2.办公设备管理：协助管理办公设备（如打印机、复印机、投影仪等）的日常运行，联系维修服务商进行故障排除与维护，确保设备正常使用。3.办公用品管理：负责办公用品的申领、采购、分发与库存管理，监控消耗情况，确保办公用品的及时供应，并力求节约成本。（二）会务与差旅支持1.会议安排：根据需求，负责公司各类会议（包括线上会议）的筹备、组织与协调工作。包括会议室预订、会议材料准备、设备调试、通知下发、会议记录整理及纪要分发等。2.差旅安排：为领导及同事提供差旅相关支持，包括机票、酒店、交通等的查询与预订，协助准备差旅所需文件，整理差旅报销单据。（三）文件与信息管理1.文件处理：负责各类文件、资料的接收、登记、传阅、分发、归档与保管工作，确保文件流转规范、安全、高效。2.文档起草与整理：协助起草、校对、打印、复印、装订各类行政公文、函件、报告及其他材料。3.信息传达：确保公司内部通知、公告等信息及时、准确地上传下达。协助维护内部通讯录等信息。（四）资产管理与采购协调1.固定资产协助管理：协助进行公司固定资产（如办公家具、电子设备等）的登记、盘点、维护跟踪等工作。2.采购协调：根据审批流程，协助进行行政类物品及服务的采购询价、比价、合同整理及后续跟进工作。（五）接待与外联事务1.访客接待：负责公司来访客人的接待、引导、登记及茶水服务，展现公司良好形象。2.对外联络：协助维护与外部相关单位（如物业、供应商等）的日常联络与沟通。（六）行政系统与数据支持1.办公系统操作：熟练操作公司各类行政办公系统（如OA系统、考勤系统等），确保数据录入准确、及时。2.数据整理与报告：根据要求，协助收集、整理各类行政相关数据，制作统计报表，为管理决策提供基础信息。（七）其他行政支持1.协助组织活动：协助组织公司团建、年会、培训等各类集体活动。2.临时事务处理：完成上级领导交办的其他临时性行政事务及跨部门协调工作。三、岗位基本要求1.学历与专业：通常要求大专及以上学历，行政管理、文秘、汉语言文学等相关专业优先。2.工作经验：具备相关行政助理或文秘工作经验者优先，熟悉行政工作流程。3.技能要求：*熟练掌握各类办公自动化软件（如Word,Excel,PowerPoint,Outlook等）的操作。*具备良好的文字功底和沟通表达能力，善于倾听与理解。*具备较强的组织协调能力、时间管理能力和应变能力。*工作细致、认真负责，有较强的责任心和服务意识，保密性强。*具备基本的英语听说读写能力者优先。4.个人素质：积极主动，耐心细致，条理清晰，能承受一定的工作压力，具备团队合作精神。四、附则本手册将根据公司发展及岗位实