机关单位电子文件管理规范

机关单位电子文件管理规范一、总则（一）目的与依据为规范机关单位电子文件管理工作，确保电子文件的真实、完整、可用与安全，提高行政效率和管理水平，依据国家有关法律法规和相关标准，结合机关单位工作实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于各级各类机关单位在履行职能过程中形成、接收、处理、保存和利用电子文件的各项管理活动。法律法规另有规定的，从其规定。（三）基本原则电子文件管理应遵循以下原则：1.全程管理原则：对电子文件的形成、办理、流转、归档、保管、利用和销毁等全过程进行规范管理。2.真实完整原则：确保电子文件的内容、结构和背景信息真实可靠，要素齐全，符合形成时的原始状态。3.安全保密原则：建立健全安全保密制度，落实安全保密责任，保障电子文件不丢失、不泄露、不被篡改。4.规范标准原则：采用符合国家标准、行业标准的文件格式、元数据方案和管理流程。5.便捷利用原则：在安全保密的前提下，优化电子文件的检索和利用服务，满足机关单位履职需要。二、管理机构与职责（一）管理体制机关单位应建立健全“统一领导、分级负责”的电子文件管理体制。单位主要负责人对本单位电子文件管理工作负总责，明确分管领导和牵头管理部门。（二）部门职责1.办公厅（室）或指定的牵头管理部门：负责统筹规划、组织协调和监督检查本单位电子文件管理工作；制定和完善相关管理制度和工作细则；组织开展电子文件管理业务培训。2.业务部门：负责本部门电子文件的形成、办理、审核和整理工作，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，并按照规定及时向档案管理部门或指定机构移交归档电子文件。3.档案管理部门：负责接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用本单位归档的电子文件；指导和协助各业务部门做好电子文件的形成和预归档工作；研究和解决电子文件长期保存问题。4.信息技术部门：负责为本单位电子文件管理提供必要的信息技术支持和保障，包括软硬件系统的建设、维护和安全防护，确保电子文件管理系统的稳定运行和数据安全。5.保密工作部门：负责对电子文件管理中的保密工作进行指导、监督和检查，确保国家秘密和工作秘密的安全。三、电子文件的形成与办理（一）文件格式与元数据1.电子文件的形成应优先采用国家或行业推荐的开放、通用、稳定的文件格式，确保其长期可读性。如确需使用专用格式，应同时保存其读取工具或转换为通用格式。2.电子文件形成时应同步采集和著录必要的元数据，包括文件编号、标题、作者、形成日期、机构、业务环节、关联文件等，确保元数据的准确性和完整性。（二）起草与审核1.电子文件的起草、修改、审核、签发等环节应在符合安全保密要求的办公自动化系统或业务系统中进行。2.办理过程中，应保留必要的修改痕迹和审批信息，确保电子文件形成过程的可追溯性。（三）命名与存储1.电子文件应按照统一、规范的规则进行命名，命名应能反映文件的特征和内容，便于识别和管理。2.电子文件形成后应及时存储在指定的、安全的存储介质或系统中，避免个人私自保存或存储在非涉密、非可控设备上。四、电子文件的归档（一）归档范围与时间1.凡是反映本单位职能活动、具有查考利用价值的电子文件，均属于归档范围。具体归档范围由档案管理部门会同各业务部门共同确定。2.电子文件应在办理完毕后，按照规定的时限及时归档。对于周期性或阶段性工作形成的电子文件，可按周期或阶段进行归档。（二）归档要求1.归档的电子文件应是经过审核、签发的正式版本，其内容、元数据应准确、完整。2.归档电子文件应进行整理、组卷（件），并编制归档说明。3.对于有纸质或其他载体形式的文件，若以电子文件为归档主体，应明确纸质或其他载体文件的处置方式；若电子文件与纸质文件并存，应建立两者之间的关联关系。（三）归档方式1.电子文件归档可采用在线归档或离线归档方式。鼓励通过电子文件管理系统实现在线归档。2.离线归档时，应使用符合安全要求的可移动存储介质，并对介质进行编号、登记和妥善保管。（四）接收与验收档案管理部门或指定机构应对接收的归档电子文件进行验收，重点检查其真实性、完整性、可用性和安全性。验收合格后方可接收。五、电子文件的保管与利用（一）保管条件与环境1.电子文件应存储在符合国家规定的、安全可靠的存储系统中，具备防磁、防潮、防火、防盗、防高温、防光、防尘等条件。2.信息技术部门应定期对存储系统进行维护和检查，确保其正常运行和数据安全。（二）备份与恢复1.建立健全电子文件备份制度，对重要电子文件实行定期备份。备份介质应异地存放，并进行定期检查和测试，确保备份数据的有效性。2.制定数据恢复预案，定期进行恢复演练，确保在发生数据丢失或损坏时能够及时、准确地恢复。（三）长期保存与迁移1.针对电子文件易逝性特点，档案管理部门应会同信息技术部门制定电子文件长期保存策略和技术方案。2.当存储介质老化、技术环境变化可能影响电子文件可读性时，应及时对电子文件进行迁移或转换，确保其长期可用。迁移或转换过程应进行记录和验证。（四）利用与共享1.查阅、复制、摘录、引用电子文件应遵守国家有关法律法规和本单位的保密规定及档案利用制度，履行必要的审批手续。2.档案管理部门应根据工作需要，提供便捷的电子文件检索和利用服务。利用过程中应采取必要措施，防止电子文件被篡改、丢失或泄露。3.在确保安全和授权的前提下，可按照规定促进电子文件在单位内部或特定范围内的共享利用，提高行政效率。（五）鉴定与销毁1.对于已到保管期限的电子文件，档案管理部门应会同有关业务部门进行鉴定。对仍有保存价值的，应重新划定保管期限；对无保存价值的，应按照规定程序予以销毁。2.电子文件的销毁应在指定的、有监督的情况下进行，确保彻底删除，无法恢复，并做好销毁记录。涉密电子文件的销毁应符合国家保密规定。六、安全保密管理（一）分级保护根据电子文件的涉密等级和敏感程度，实行分级分类管理和保护。涉密电子文件必须存储在符合国家保密标准的涉密信息设备和信息系统中，严格执行涉密信息系统分级保护和保密管理规定。（二）身份认证与权限控制电子文件管理系统应建立严格的用户身份认证机制和访问权限控制制度，确保只有授权人员才能访问和操作相应的电子文件。权限设置应遵循最小权限原则。（三）病毒防护与入侵防范应建立健全计算机病毒防治和网络入侵防范体系，定期进行安全检查和风险评估，及时发现和处置安全隐患，防止电子文件被恶意篡改、窃取或破坏。（四）操作审计与日志管理（五）人员管理与教育加强对工作人员的保密教育和安全意识培训，使其熟悉电子文件安全保密规定，掌握必要的安全操作技能，严格遵守各项安全保密纪律。七、监督与保障（一）制度建设机关单位应根据本规范，结合自身实际，制定和完善电子文件管理的具体实施细则和操作规程，形成完备的制度体系。（二）经费保障机关单位应将电子文件管理所需经费（包括软硬件购置与维护、系统建设、人员培训、安全保密、长期保存等）纳入本单位年度预算，确保电子文件管理工作的正常开展。（三）人员培训定期组织开展电子文件管理业务培训和安全教育，提高相关人员的业务素质和安全保密意识，培养既懂业务又懂信息技术的复合型管理人才。（四）监督检查与考核机关单位应定期对本单位电子文件管理工作进行监督检查，并将电子文件管理工作纳入相关部门和人员的考核评价体系，对在电子文件管理工作中做出突出贡献的单位和个人给予表彰，对违反本规范造成损失或不良后果的，应追究相关人