文件资料管理条例与执行方案

文件资料管理条例与执行方案一、总则（一）目的与依据为规范组织内部文件资料的管理工作，提高文件资料利用效率，保障信息安全与完整，确保各项业务活动有序开展，依据国家相关法律法规及组织实际运营需求，特制定本条例与执行方案。（二）适用范围本条例与方案适用于组织内所有部门及全体员工在日常工作中形成、接收、使用、保管和销毁的各类文件资料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、声像资料等。（三）基本原则文件资料管理遵循统一领导、分级负责、规范有序、安全保密、便于利用的原则。各部门应指定专人负责本部门文件资料的日常管理工作。二、文件资料的分类与编码（一）分类标准文件资料应根据其内容性质、业务范畴、重要程度及生命周期进行科学分类。建议采用层级分类法，一级分类可按组织主要职能部门划分，二级分类可按具体业务模块或项目划分，三级分类可按文件类型（如报告、合同、通知、纪要等）划分。分类体系应具有逻辑性和可扩展性，并保持相对稳定。（二）编码规则为便于识别、检索和管理，所有文件资料均应进行统一编码。编码应体现文件的分类信息、形成年度、顺序号等关键要素。编码规则应简洁明了、易于操作，并在组织内部统一执行。电子文件的编码应与相应纸质文件保持一致，或建立明确的对应关系。三、文件资料的生成与归档（一）文件资料的生成文件资料的起草、审核、签发应符合组织相关规定，确保内容真实、准确、完整、规范。对外行文应使用组织规定的标准格式和文号。电子文件的创建应选用通用、稳定的格式，避免使用易逝或专用格式。（二）文件资料的归档1.归档范围：凡是反映组织各项工作活动、具有查考利用价值的文件资料，均应列入归档范围。2.归档时间：日常办公文件应在办理完毕后及时归档；项目类文件应在项目结束后一个月内完成归档；年度性、总结性文件应在次年第一季度内完成归档。3.归档要求：归档的文件资料应齐全、完整、准确，手续完备。纸质文件应字迹清晰、装订整齐；电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。归档时应填写《文件资料归档登记表》。四、文件资料的保管与防护（一）保管条件1.纸质文件：应存放在专用的文件柜内，保持库房或办公区域干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。2.电子文件：应存储在指定的服务器或存储设备中，配置必要的安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统维护。重要电子文件应进行异地备份。（二）保密管理涉密文件资料的管理应严格遵守国家及组织的保密规定，明确保密级别，采取相应的保密措施，限制接触范围，防止泄密事件发生。（三）定期检查与维护各部门文件管理员应定期对所管文件资料进行清点、检查和维护，发现破损、霉变、字迹模糊等情况应及时采取补救措施。对电子文件应定期进行可读性检查和备份验证。五、文件资料的利用与借阅（一）利用原则文件资料的利用应遵循按需提供、严格审批、规范使用的原则，既要满足工作需要，又要确保文件安全。（二）借阅流程1.借阅文件资料须填写《文件资料借阅登记表》，注明借阅人、借阅文件名称/编号、借阅日期、预计归还日期及用途。2.一般文件资料经部门负责人批准后可借阅；重要或涉密文件资料须经组织分管领导或指定负责人批准。3.借阅期限一般不超过规定时限，确需延长的应办理续借手续。（三）利用要求1.借阅者应爱护文件资料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删文件内容，不得擅自复制、拍摄、传播。2.涉密文件资料原则上不得带出办公区域，确因工作需要带出的，须经严格审批并采取保密措施。3.文件资料借阅后应及时归还，归还时管理员应检查文件的完整性和完好性，并在登记表上注明归还日期。六、文件资料的鉴定与销毁（一）保管期限根据文件资料的价值确定不同的保管期限，一般分为永久、长期、短期。具体期限标准参照国家相关规定及组织实际情况制定。（二）鉴定程序对于已到保管期限的文件资料，由文件管理员提出鉴定意见，经部门负责人审核后，报组织档案管理部门（或指定机构）进行鉴定。对仍有保存价值的文件资料，应重新确定保管期限；对无保存价值的，予以销毁。（三）销毁流程1.销毁文件资料须填写《文件资料销毁清册》，报组织分管领导批准后实施。2.销毁工作应由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认。涉密文件资料的销毁应符合国家保密规定，确保信息无法恢复。3.电子文件的销毁应彻底清除存储介质中的数据，必要时对存储介质进行物理销毁。七、执行方案（一）组织保障成立由组织分管领导牵头的文件资料管理工作小组，明确各部门职责分工。各部门应指定一名责任心强、熟悉业务的人员担任文件管理员，负责本部门文件资料的日常管理工作，并接受组织档案管理部门（或指定机构）的业务指导和监督。（二）制度建设与宣贯1.根据本条例，结合组织实际，细化各项操作细则和工作流程，形成完善的文件资料管理制度体系。2.组织开展文件资料管理知识和技能的培训与宣传工作，确保全体员工了解并掌握本条例及相关制度要求，提高规范管理意识。（三）资源配置为文件资料管理工作提供必要的经费、场地、设备和技术支持，配备符合要求的文件柜、存储设备、保密设施及相应的管理软件，保障管理工作的顺利开展。（四）实施步骤1.准备阶段：成立工作小组，进行调研，制定详细实施计划，修订或制定相关制度，采购必要设备。2.试点阶段：选择部分部门进行试点运行，检验制度的可行性和操作性，总结经验，优化流程。3.推广阶段：在试点基础上，在组织范围内全面推行本条例与执行方案。4.持续改进：定期对文件资料管理工作进行检查、评估，根据实际情况和外部环境变化，对制度和流程进行动态调整和持续改进。（五）监督检查与责任追究组织档案管理部门（或指定机构）应定期对各部门文件资料管理工作的执行情况进行监督检查，对做得好的部门和个人予以表扬，对违反本条例规定，造成文件资料丢失、损坏、泄密或其他不良后果的，应视情节轻重追究相关人员的责任。八、附则（一）解释权本条例与执行方案由组织档案管理部门（或指定机构）负责解释。（二）生效日期本条例与执行方案自发布之日起施行。原有相关规定与本条例不一致的，以本条例为准。