气象部门外事接待管理实施办法

气象部门外事接待管理实施办法第一章总则第一条目的与依据为规范气象部门外事接待工作，提升国际气象合作与交流水平，保障外事接待活动的安全、有序、高效开展，依据《中华人民共和国气象法》《中华人民共和国出境入境管理法》及国家外事工作相关规定，结合气象部门实际，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于气象部门及其所属单位（以下简称“各单位”）组织或参与的各类外事接待活动，包括但不限于：外国气象官员、专家或代表团的来访接待；国际气象组织、机构或学术团体的交流访问接待；气象领域国际会议、研讨会、培训等活动的境外参会人员接待；其他涉及气象业务、科研、技术合作的外事接待事项。第三条基本原则外事接待工作应遵循以下原则：服务大局：围绕气象事业发展全局，服务国家外交战略和气象国际合作需求。依法合规：严格遵守国家法律法规、外事纪律及气象部门规章制度。安全保密：强化安全意识，严格执行保密规定，防范各类风险。务实高效：注重接待实效，简化不必要环节，提升工作效率。文明友好：展现中国气象工作者的专业素养和文明形象，促进国际交流互信。第二章职责分工第四条牵头部门职责气象部门外事工作主管部门（以下简称“外事主管部门”）是外事接待工作的牵头单位，主要职责包括：制定外事接待工作的规章制度和操作规范；统筹协调跨单位、跨地区的重要外事接待活动；审核各单位上报的外事接待计划及预算；指导、监督各单位外事接待工作的实施；负责与外交部、地方外办等相关部门的沟通协调；组织外事接待人员的业务培训和能力提升。第五条承办单位职责具体承担外事接待任务的单位（以下简称“承办单位”）是外事接待工作的责任主体，主要职责包括：根据外事主管部门的要求，制定详细的接待实施方案；负责接待对象的行程安排、住宿餐饮、交通保障等具体事务；协调本单位相关业务部门参与接待活动，确保专业交流的顺利开展；做好接待活动的安全保障和保密工作；及时向外事主管部门汇报接待进展情况及遇到的问题；负责接待活动的经费使用和财务管理；接待活动结束后，撰写总结报告并报外事主管部门备案。第六条相关部门配合职责气象部门内部相关业务部门（如业务管理、科研、服务、保障等部门）应根据接待工作需要，积极配合承办单位开展工作，主要包括：提供专业技术支持和业务资料；安排业务交流、实地考察等活动；参与接待方案的制定和完善；协助做好接待对象的专业咨询和解答工作。第三章接待计划与审批第七条接待计划的制定承办单位应在接待活动开始前至少15个工作日（重要接待活动提前30个工作日）制定接待计划，内容包括：接待对象的基本信息（姓名、职务、单位、人数、来访目的等）；接待活动的时间、地点、主要内容和日程安排；接待工作的组织架构和人员分工；经费预算及来源；安全保障和保密措施；其他需要说明的事项。第八条接待计划的审批接待计划需按以下程序审批：承办单位内部审核：由承办单位负责人对计划进行初审。外事主管部门审核：承办单位将初审后的计划报外事主管部门审核，审核重点包括计划的合理性、合规性及经费预算等。上级领导审批：对于重要外事接待活动，需报气象部门分管领导或主要领导审批。第九条特殊情况的处理如因特殊原因需临时调整接待计划，承办单位应及时报外事主管部门批准，并做好相关沟通协调工作，确保接待活动的顺利进行。第四章接待实施第十条前期准备信息沟通：承办单位应与接待对象或其派出机构保持密切沟通，确认来访人员的详细信息、行程安排、特殊需求（如饮食禁忌、宗教信仰等）。材料准备：准备好接待所需的文件资料，包括欢迎辞、日程安排表、业务介绍材料、礼品清单等。场地布置：根据接待活动的性质和规模，对接待场所（如会议室、展厅、考察点等）进行适当布置，确保环境整洁、设施完好。人员培训：对参与接待的工作人员进行培训，明确职责分工、工作流程和注意事项，提升服务意识和专业素养。第十一条迎接与送离迎接：承办单位应安排专人负责迎接接待对象，提前到达机场、车站或码头，举接站牌（注明接待对象名称及单位），并协助办理入关、行李提取等手续。送离：根据接待对象的行程安排，提前安排送离车辆，协助办理登机、乘车手续，必要时可安排人员送至机场、车站或码头。第十二条日程安排与活动组织行程安排：严格按照接待计划执行行程安排，如需调整，应提前与接待对象沟通并征得同意。活动组织：会议交流：提前检查会议设备（如音响、投影仪、翻译设备等），安排好参会人员座位，做好会议记录和资料发放。实地考察：提前与考察点沟通，明确考察内容和路线，安排好讲解人员和交通工具。宴请活动：严格按照国家有关规定安排宴请，控制宴请标准和陪餐人数，避免铺张浪费。文化活动：根据接待对象的兴趣和需求，可适当安排具有中国特色的文化活动（如参观博物馆、观看文艺演出等），但需报外事主管部门批准。第十三条安全与保密安全保障：承办单位应制定安全保障方案，明确安全责任人和防范措施，确保接待对象的人身安全和财产安全。保密工作：严格遵守国家保密法律法规和气象部门保密规定，对接待活动中涉及的国家秘密、商业秘密和工作秘密进行严格管理。不得向接待对象提供涉密文件、资料或信息；对涉密场所和设备，应采取必要的保密措施；接待人员应签订保密承诺书，明确保密责任。第五章经费管理第十四条经费来源外事接待经费主要来源于：气象部门年度外事经费预算；相关业务项目经费；其他合法合规的经费渠道。第十五条经费使用原则外事接待经费的使用应遵循以下原则：预算控制：严格按照批准的预算执行，不得超预算支出。专款专用：接待经费应专款专用，不得挪作他用。勤俭节约：严格控制接待标准，反对铺张浪费，提高经费使用效益。合规透明：经费使用应符合国家财务制度和气象部门财务管理规定，做到账目清晰、票据齐全。第十六条经费开支范围外事接待经费主要用于以下方面：住宿费用：接待对象的住宿费（按国家规定标准执行）；餐饮费用：接待对象的餐费（含宴请费，按国家规定标准执行）；交通费用：接待对象的市内交通费、机场（车站）接送费等；公杂费用：翻译费、资料费、礼品费、场地租赁费等；其他费用：经批准的必要开支。第十七条经费报销接待活动结束后，承办单位应及时办理经费报销手续，报销时需提供以下材料：接待计划及审批文件；经费预算表及决算表；相关费用的原始票据（如发票、收据等）；接待活动总结报告。第六章接待礼仪与形象第十八条仪容仪表接待人员应保持良好的仪容仪表，具体要求如下：着装整洁、得体、大方，符合接待场合的要求（如正式场合着正装，业务考察着便装但需整洁）；发型整齐，男士不留长发，女士不化浓妆；保持良好的个人卫生习惯。第十九条言行举止接待人员应注意言行举止文明礼貌，具体要求如下：热情友好，主动问候，使用礼貌用语（如“您好”“请”“谢谢”“再见”等）；尊重接待对象的风俗习惯和宗教信仰，避免涉及敏感话题；交谈时语速适中、语调平和，认真倾听对方讲话，不随意打断；遵守时间，提前到达接待地点，不迟到、不早退；注意个人行为规范，不随地吐痰、乱扔垃圾，不在公共场所吸烟。第二十条礼品赠送礼品选择：礼品应具有中国特色和气象行业特点，体现文化内涵和友好情谊，避免赠送贵重礼品或具有商业广告性质的物品。赠送方式：礼品赠送应在适当的场合进行，由接待方负责人或指定人员赠送，赠送时应简要介绍礼品的寓意。礼品登记：承办单位应对赠送的礼品进行登记，包括礼品名称、数量、价值、赠送对象等信息，并报外事主管部门备案。第七章应急处理第二十一条应急预案制定承办单位应根据接待活动的特点和可能出现的风险，制定应急预案，明确应急处置流程和责任分工。第二十二条常见突发事件处理行程变更：如因天气、交通等原因导致行程变更，应及时与接待对象沟通，调整行程安排，并做好相关解释工作。人员伤病：如接待对象出现伤病情况，应立即采取急救措施，并及时送往医院治疗，同时向外事主管部门汇报。安全事故：如发生安全事故，应立即启动应急预案，组织救援，保护现场，并及时向公安、消防等相关部门和外事主管部门报告。舆情事件：如接待活动中出现负面舆情，应及时采取措施进行应对，澄清事实真相，避免事态扩大，并向外事主管部门汇报。第二十三条信息报告在接待活动中如发生突发事件，承办单位应在第一时间向外事主管部门报告，报告内容包括事件发生的时间、地点、原因、经过、损失情况及已采取的措施等。第八章监督与考核第二十四条监督检查外事主管部门应定期或不定期对各单位的外事接待工作进行监督检查，检查内容包括：接待计划的制定与审批情况；经费使用与财务管理情况；安全与保密工作落实情况；接待人员的服务质量和工作态度；接待活动的实际效果。第二十五条考核评价外事主管部门应建立外事接待工作考核评价机制，对各单位的外事接待工作进行年度考核，考核结果作为单位评优评先和干部选拔任用的重要依据。第二十六条责任追究对违反本办法规定的单位和个人，将视情节轻重给予批评教育、通报批评、取消评优资格等处理；对造成严重后果的，将依法依规追究相关人员的责任。第九章附则第二十七条解释权本办法由气象部门外事主管部门负责解释。第二十八条生效日期本办法自发布之日起施行。此前发布的有关气象部门外事接待管理的规