2026年航空物流公司财务软件使用管理制度

2026年航空物流公司财务软件使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司财务软件的使用、管理及维护工作，保障财务数据的真实性、完整性、安全性和保密性，提升财务工作效率和信息化管理水平，结合航空物流行业财务核算特性（含航空货运收入核算、航材成本归集、资金结算等场景）及公司财务管理实际，制定本制度。本制度旨在明确财务软件使用全流程规范，防范操作风险、数据泄露风险及系统故障风险，确保财务软件稳定运行，为公司财务核算、分析、决策提供可靠的信息化支撑。第二条制定依据本制度制定及执行严格遵循《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《企业会计信息化工作规范》《会计档案管理办法》等法律法规及行业规范，衔接公司《财务管理制度》《信息系统安全管理制度》《保密管理制度》《岗位责任制度》等核心制度，确保财务软件使用管理工作有法可依、有章可循。第三条适用范围本制度适用于公司所有财务软件（含账务处理系统、成本核算系统、资金管理系统、财务分析系统等）的使用、权限分配、数据录入、备份恢复、系统维护、安全管控等全流程管理工作；适用于财务部全体人员、信息部门运维人员、财务软件使用授权人员、财务负责人及涉及财务数据处理的相关岗位人员。第四条管理原则财务软件使用管理遵循四项核心原则：一是合规操作原则，所有操作需符合会计法规、财务制度及软件操作规范，杜绝违规录入、篡改、删除财务数据等行为；二是分级授权原则，根据岗位职责分配软件操作权限，做到“权责对应、最小授权”，严禁越权操作；三是数据安全原则，建立多层级数据防护机制，保障财务数据不泄露、不丢失、不被篡改；四是高效实用原则，充分发挥财务软件功能，适配航空物流行业财务核算特点，提升航材成本核算、货运收入结算、资金周转分析等工作的效率。第二章财务软件使用规范第五条账号管理要求财务软件实行“一人一号、实名绑定”的账号管理机制：一是账号申请，新入职财务人员需填写《财务软件账号使用申请表》，经财务主管审核、财务负责人审批后，由信息部门统一创建实名账号，账号名称需与员工姓名一致，不得使用简称、昵称；二是密码管理，账号密码需符合复杂度要求（包含大小写字母、数字、特殊符号，长度不少于8位），每90天强制更换一次，严禁使用生日、手机号等易破解密码，严禁共用账号密码或向他人泄露密码；三是账号停用，员工离职、调岗时，财务部需在1个工作日内提交《财务软件账号停用申请表》，信息部门收到申请后2个工作日内完成账号停用或权限调整，确保离职人员无法登录系统，调岗人员权限适配新岗位需求。第六条日常操作规范财务人员使用财务软件需遵守以下操作规范：一是登录规范，登录软件前需确认终端设备无病毒、无异常程序，登录后及时锁定操作界面，离开工位时必须退出软件或锁定屏幕，防止他人冒用账号操作；二是数据录入规范，录入航材采购成本、航空货运收入、燃油费用、物流服务费等数据时，需以真实、完整的原始凭证为依据，确保录入信息与原始凭证一致，录入完成后需核对数据准确性，发现错误及时按流程更正；三是凭证处理规范，通过软件编制、审核、记账的会计凭证，需符合《企业会计准则》及公司核算要求，凭证摘要需清晰、准确反映经济业务内容，涉及航空物流专项业务的凭证需标注业务类型（如航材领用、货运结算等）；四是结账操作规范，月度、季度、年度结账前需完成所有账务核对工作（含账证核对、账账核对、账实核对），结账操作需由财务主管复核后执行，结账后不得随意反结账，确需反结账的需填写《反结账申请单》，经财务负责人审批后方可操作。第七条功能使用要求根据航空物流行业财务核算特点，规范财务软件各功能模块使用：一是账务处理模块，重点适配航空货运收入多维度核算（按航线、客户、货运类型）、航材成本按机型归集、燃油费用按飞行里程分摊等需求，确保账务处理贴合业务实际；二是成本核算模块，需精准录入航材采购单价、领用数量、货运运输里程、人工成本分摊系数等数据，自动生成航材成本明细表、货运单位成本表等，支撑成本分析工作；三是资金管理模块，实时录入收付款信息，重点监控航空货运回款、航材采购付款、燃油费用支付等资金流动情况，自动预警资金超预算支付、应收账款逾期等风险；四是财务分析模块，定期提取航材成本占比、货运收入增长率、资金周转天数等核心指标，生成适配航空物流行业的分析报表，为经营决策提供数据支撑。第八条异常操作处理发现财务软件异常操作或系统故障时，需按以下流程处理：一是即时止损，发现数据录入错误、权限异常、系统卡顿等问题时，立即停止操作，避免错误扩大，同时记录异常现象（含操作时间、操作内容、错误提示等）；二是上报核实，在1个工作日内将异常情况上报财务主管，财务主管核实后，属于操作问题的指导纠正，属于系统问题的联系信息部门运维人员；三是故障修复，信息部门运维人员需在收到故障反馈后2个工作日内排查问题，简单故障即时修复，复杂故障需出具《财务软件故障处理方案》，明确修复时间和临时应对措施，确保财务核算工作不中断；四是记录归档，所有异常操作及故障处理情况需填写《财务软件异常处理记录表》，由财务部统一归档，作为后续优化软件使用流程的依据。第三章权限管理规范第九条权限分级标准财务软件权限按岗位职责划分为四级：一是基础操作级，适用于财务核算专员，权限包含原始凭证录入、记账凭证编制、明细账查询等基础功能，无审核、结账、权限分配等操作权限；二是审核复核级，适用于财务主管，权限包含凭证审核、账表核对、数据更正审批、基础操作级权限监督等功能，无系统管理、反结账等权限；三是管理审批级，适用于财务负责人，权限包含结账审批、反结账审批、权限分配审核、财务数据汇总分析等功能，无系统底层配置权限；四是系统运维级，适用于信息部门人员，权限包含软件安装、账号创建、系统配置、数据备份恢复等功能，无财务数据录入、审核等操作权限。第十条权限调整流程财务软件权限调整需遵循“申请-审核-审批-调整-复核”的流程：一是权限申请，岗位调整或工作需要增加/调整权限时，员工填写《财务软件权限调整申请表》，注明原权限、申请调整的权限、调整原因及使用范围；二是审核审批，申请表经财务主管审核（核实权限与岗位匹配度）、财务负责人审批（确认调整必要性）后，提交信息部门；三是权限调整，信息部门在收到审批通过的申请表后3个工作日内完成权限调整，调整后需记录权限变更内容及时间；四是复核确认，权限调整完成后，财务部需安排专人复核权限生效情况，确保调整后的权限符合申请要求，无超范围授权情况。第十一条越权操作管控严禁任何形式的越权操作行为，管控要求如下：一是事前预防，财务部每月梳理各岗位权限清单，核对权限与岗位职责的匹配度，发现超权限配置及时调整；二是事中监控，财务软件自动记录所有操作日志（含操作人、操作时间、操作内容、操作结果），财务主管每周抽查操作日志，重点核查是否存在越权审核凭证、修改成本数据、查看非授权范围账套等行为；三是事后处理，发现越权操作行为后，立即暂停涉事人员账号使用，由财务负责人牵头调查原因，根据情节轻重给予警告、绩效扣减、岗位调整等处理，造成数据错误或经济损失的，追究相关人员责任。第三章财务数据管理规范第十二条数据录入与核对财务数据录入实行“录入-复核-确认”三级管控：一是数据录入，录入人员需依据审核后的原始凭证（如航材采购发票、货运结算单、费用报销单等）录入数据，确保摘要、金额、科目、辅助核算项（如航线、机型、客户）等信息准确无误；二是数据复核，复核人员需在录入完成后1个工作日内核对数据，重点核对航空物流专项数据（如航材成本归集科目、货运收入分类）是否符合核算要求，核对无误后签字确认；三是数据确认，月度终了，财务主管需组织全员核对本月录入的所有数据，确保账证相符、账账相符，核对结果需形成《财务数据核对记录表》，由核对人、财务主管签字存档。第十三条数据备份与恢复建立“自动+手动、本地+异地”的双重数据备份机制：一是自动备份，信息部门设置财务软件系统每日凌晨自动备份，备份数据存储至本地服务器和异地云存储平台，备份周期为每日一次，备份文件保留至少180天；二是手动备份，月度、季度、年度结账后，财务部需手动备份当期全部财务数据，备份文件命名格式为“年份-月份-备份类型-操作人”，并由财务主管核对备份完整性；三是数据恢复，因系统故障、数据错误需要恢复数据时，需填写《财务数据恢复申请表》，经财务负责人审批、信息部门负责人复核后，由运维人员操作恢复，恢复后需核对数据完整性和准确性，恢复过程及结果需记录存档，确保可追溯。第十四条数据保密要求财务数据属于公司核心保密信息，需遵守以下保密要求：一是数据查阅，非财务部人员因工作需要查阅财务数据时，需填写《财务数据查阅申请表》，经财务负责人审批后，由指定人员在限定范围内提供数据，严禁直接将软件账号或原始数据文件交由非授权人员查阅；二是数据传输，通过财务软件导出的航材成本、货运收入、资金状况等敏感数据，需采用加密方式传输（如加密邮件、加密U盘），严禁通过非加密微信、QQ等社交软件传输；三是数据销毁，过期数据文件销毁需填写《财务数据销毁申请表》，经审批后采用专业工具彻底销毁，严禁随意删除或丢弃存储财务数据的介质（如U盘、硬盘）。第四章系统运维与安全管理第十五条系统日常运维财务软件系统运维实行“财务部提需求、信息部门负责实施”的协作机制：一是日常巡检，信息部门每周对财务软件服务器、终端设备进行巡检，检查系统运行状态、存储空间、网络连接等，发现卡顿、闪退、响应缓慢等问题及时处理，巡检结果形成《系统巡检记录表》；二是版本更新，财务软件需定期更新补丁、优化功能，信息部门需提前评估更新对航空物流财务核算功能的影响，更新前备份全部数据，更新后由财务部测试核心功能（如航材成本核算、货运收入结算）是否正常，确认无误后正式上线；三是问题响应，财务部遇到软件操作问题时，可通过《系统运维需求单》反馈至信息部门，信息部门需在1个工作日内响应，简单问题即时解决，复杂问题需明确解决时限，最长不超过5个工作日。第十六条终端设备管控用于登录财务软件的终端设备需遵守以下管控要求：一是设备授权，仅公司指定的办公电脑可安装并登录财务软件，信息部门需对授权设备进行编号登记，禁止在私人电脑、手机、平板等非授权设备上登录财务软件；二是设备防护，授权设备需安装正版杀毒软件、防火墙，定期更新病毒库，每周进行一次全盘病毒查杀，严禁安装无关软件、访问非法网站，防止病毒或恶意程序入侵；三是设备检修，终端设备出现故障时，需由信息部门专业人员检修，检修前需卸载财务软件登录客户端或封存数据，严禁交由外部人员或非授权人员检修，防止数据泄露。第十七条网络安全管控财务软件使用的网络环境需满足以下安全要求：一是网络隔离，财务软件系统部署在公司内网，与外网物理隔离，严禁通过外网、公共WiFi登录财务软件；二是访问管控，信息部门设置网络访问策略，仅授权设备、授权IP可访问财务软件服务器，非授权IP尝试访问时自动拦截并报警；三是异常监控，实时监控财务软件网络访问日志，发现异地登录、频繁失败登录、大流量数据传输等异常情况时，立即锁定账号并通知财务主管和信息部门，排查是否存在网络攻击或数据泄露风险。第五章监督考核与责任追究第十八条日常监督检查财务软件使用管理实行“财务部自查+审计部核查+信息部门监控”的多维度监督机制：一是财务部自查，每月对账号使用、权限配置、数据录入、备份情况进行自查，形成《财务软件使用自查报告》，报财务负责人备案；二是审计部核查，每季度对财务软件操作日志、数据备份记录、权限调整记录进行专项核查，重点核查是否存在违规操作、数据泄露、越权授权等问题，出具《财务软件使用专项核查报告》；三是信息部门监控，实时监控系统运行状态、网络访问异常、账号登录异常等情况，发现问题即时预警，确保风险早发现、早处置。第十九条考核机制公司将财务软件使用管理工作纳入财务部及相关部门绩效考核体系：对财务人员，考核指标包括账号密码合规性、数据录入准确性、操作流程合规性、保密义务履行情况，出现密码未按时更换、数据录入错误、违规操作等行为的，扣减月度绩效分值；对信息部门运维人员，考核指标包括系统运维响应及时性、数据备份完整性、故障处理有效性，未及时响应运维需求、备份数据丢失、故障处理超期的，扣减对应岗位绩效分值；对财务审核人员，考核指标包括权限审核准确性、操作日志核查有效性，未发现越权授权、违规操作的，纳入个人年度履职评价。第二十条责任追究对违反本制度的行为实行分级责任追究：一是轻微违规，因操作失误导致数据录入错误、未按时更换密码等未造成损失的，给予责任人口头警告、限期整改，扣减当月绩效分值的5%-10%；二是一般违规，因越权操作、泄露账号密码导致数据泄露或错误，造成5万元以内经济损失的，扣发责任人当月绩效奖金的20%-30%，在公司内部通报批评，情节严重的调整岗位；三是严重违规，因故意篡改、删除财务数据，或泄露核心财务信息导致重大经济损失（5万元以上）、引发法律风险的，扣发责任人季度绩效奖金的50%-100%，解除劳动合同，涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第六章附则第二十一条培训管理财务部需定期组织财务软件使用培训：新员工入职后1周内完成基础操作培训，确保掌握账号使用、数据录入、基础功能操作等内容；每半年组织一次专项培训，结合航空物流行业财务核