保密工作档案管理制度

保密工作档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度所称保密工作档案，是指本单位在履行国家秘密、工作秘密、商业秘密及内部敏感信息管理职责过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体材料。其管理遵循“最小知悉、全程受控、永久追溯”原则，确保档案实体与信息内容同步安全。1.2适用范围适用于本单位所有涉密部门、项目组、临时机构及外包协作单位在保密工作档案生成、流转、归档、保管、利用、销毁等全生命周期内的管理活动。1.3职责矩阵1.3.1保密委员会：统筹制定年度保密档案管理计划，审批解密与销毁事项，组织年度合规审计。1.3.2档案中心：设立保密档案专库，配备双人双锁、生物识别、振动报警、环境监控四位一体防护系统；负责实体档案接收、清点、编目、上架、巡检、修复。1.3.3信息中心：建设涉密电子档案管理系统（以下简称“档案系统”），实现三权分立（系统管理、安全保密、审计监督），提供加密存储、版本固化、水印溯源、防截屏、防复制技术支撑。1.3.4业务部门：指定保密档案联络员，落实“谁形成、谁定密、谁负责”要求，在事项办结后五个工作日内完成预立卷并提交移交清单。1.3.5审计与风控部：每季度对保密档案管理进行穿透式审计，发现问题立即下发《整改通知书》，并跟踪闭环。第二章密级与期限2.1密级划分依据《保密事项范围规定》及本单位细化目录，将保密档案划分为绝密、机密、秘密、工作秘密、内部敏感五级，分别用红色、橙色、黄色、蓝色、绿色标签标识。2.2保密期限绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年，工作秘密不超过5年，内部敏感不超过3年。期限自档案形成之日起算，法律法规另有规定的从其规定。2.3动态调整2.3.1每年3月启动密级审核，由业务部门提出“升密、降密、解密”建议，填写《密级变更审批表》，附背景说明及风险评估报告。2.3.2保密委员会在收到建议后十个工作日内组织专家论证，形成会议纪要并编号存档，变更结果同步录入档案系统，原密级标识加盖“作废”章并留存痕迹。第三章形成与收集3.1前端控制3.1.1涉密事项启动前，项目负责人须在档案系统创建“保密档案预立卷”，自动生成唯一二维码，后续所有过程文件必须扫码上传。3.1.2涉密会议、谈判、评审等活动，采用专用录音录像设备，信号实时存入加密移动硬盘，现场双人签字封存。3.2收集范围除正式文件外，还包括草稿、过程稿、征求意见稿、领导批示、会签单、电子邮件、即时通讯截屏、源代码、配置文件、测试数据、图纸、芯片布线图、声纹与指纹记录等。3.3质量要求3.3.1纸质文件采用70克及以上水印保密纸，激光打印；手写部分使用黑色防褪色签字笔，禁止铅笔、圆珠笔。3.3.2电子文件统一转换为PDF/A-2格式，设置128位AES加密，附加隐形水印（含用户ID、时间、IP、机器码）。3.3.3多介质载体同步收集：同一事项若同时生成纸质、光盘、硬盘、胶片，须建立“母子关联号”，确保版本一致、互为印证。第四章整理与归档4.1分类方案采用“年度—密级—业务类型—保管期限”四级分类法，每级用三位数字编码，共十二位，确保未来50年不撞号。4.2组件规则4.2.1一事一件：同一事项文件组成一件，厚度不超过2厘米，超量时分册并编分册号。4.2.2正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；最终稿在前，过程稿在后。4.2.3每页右下角编写页码，遇双面书写文件，正面右下角、背面左下角；图纸折叠成A4幅面，图标栏外露。4.3目录著录4.3.1必备字段：全宗号、目录号、案卷号、密级、保密期限、形成时间、页数、载体类型、责任者、开放状态。4.3.2可选字段：关键词、地理坐标、芯片型号、算法版本、哈希值、关联案卷号。4.3.3目录数据以XML格式导出离线备份，SHA-256校验值刻录一次性光盘，放入防潮袋，存于异地保密库。4.4移交接收4.4.1业务部门完成整理后，提前三个工作日通过档案系统提交《移交申请》，上传扫描版目录及自检报告。4.4.2档案中心在两个工作日内完成现场清点，逐页核对页码、密级、完整性，无误后生成《移交凭证》一式三份，双方签字并加盖骑缝章。第五章保管与防护5.1库房建设5.1.1选址：独立楼层，避开给排水、燃气、高压电缆，墙体为C50钢筋混凝土，厚度≥400毫米。5.1.2结构：设缓冲区、核心区、珍品区，缓冲区安装60分钟防火防切割保险门，核心区配置120分钟防火保险柜。5.1.3环境：温度14℃—16℃，相对湿度45%—55%，日波动≤±2℃，月波动≤±5%；安装Vesda极早期烟雾探测、IG541洁净气体灭火系统。5.2实体防护5.2.1双人双锁：机械锁+电子锁，钥匙分人保管，开锁需两人同时在场并刷卡留痕。5.2.2震动光纤：沿库房内墙顶部布设，灵敏度可调，报警信号接入24小时值班室。5.2.3视频监控：采用星光级摄像头，分辨率4K，每秒25帧，录像保存不少于365天，禁止远程云台控制。5.3电子防护5.3.1三员分立：系统管理员负责账户生命周期，安全保密员负责策略配置，审计员负责日志审查，任何一人无法单独完成数据导出。5.3.2加密体系：采用SM4国密算法对档案包进行加密，密钥托管于硬件加密机，加密机启动需插入三人各自持有的USBKey并输入PIN码。5.3.3容灾备份：实行“两地三中心”架构，生产中心、同城容灾中心、异地容灾中心，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟，备份数据同样加密并分片存储。第六章利用与借阅6.1借阅权限6.1.1绝密级：仅党组书记、局长、总工三人可提出借阅申请，需保密委员会主任书面批准，借阅时间不超过4小时，现场阅览，不得摘抄。6.1.2机密级：分管领导、项目负责人、法务合规人员可申请，借阅时间不超过2个工作日，需部门正职签字。6.1.3秘密级及以下：因工作需要，涉密岗位员工均可申请，借阅时间不超过5个工作日。6.2审批流程档案系统内置“四级审批”引擎：申请人→部门保密员→部门负责人→档案中心→保密办；系统根据密级自动匹配审批链，任何节点可驳回并填写原因。6.3现场管理6.3.1阅览专区：安装半封闭式隔音舱，桌面嵌入信号屏蔽器，手机、平板、智能手表统一存放于屏蔽柜。6.3.2全程监控：摄像头对准阅览桌，记录翻页、拍照、抄写行为；档案中心人员每30分钟巡查一次。6.3.3离岗检查：借阅人离席时，文件装入专用文件袋，由管理员加贴一次性防拆标签，回座时检查完整性。6.4复制与摘录6.4.1绝密级禁止复制；机密级经保密委员会审批后可复制指定页，使用档案中心专用加密打印机，输出文件加盖“复制件”章并编号。6.4.2摘录内容使用档案中心提供的防复印纸，每页植入微缩文字，复印件放大8倍可见“COPY”字样。6.4.3复制、摘录件在归还时当面销毁，使用5毫米级颗粒粉碎机，粉碎后纸屑混浆回收。第七章鉴定与销毁7.1鉴定周期保密档案自形成之日起满2年、5年、10年、20年、30年节点，由档案中心发起批量鉴定；特殊情况可提前或延后，但需书面说明。7.2鉴定小组由保密办、业务部门、档案中心、法务、纪检五方组成，人数为单数且不少于5人，实行票决制，2/3以上同意方可通过。7.3销毁方式7.3.1纸质：采用符合保密局B级标准的销毁设备，刀组间距≤2毫米，每小时处理能力≥500公斤，出料尺寸≤2×15毫米。7.3.2光盘：先物理破碎为4毫米×4毫米颗粒，再投入1300℃高温炉焚烧30分钟，炉渣经磁选后按固废处理。7.3.3硬盘：先消磁（磁场强度≥10000高斯），再钻孔（孔径≥8毫米，贯穿盘体），最后粉碎至颗粒度≤3毫米。7.4销毁见证全程录像并刻录一次性光盘，由销毁人员、监销人员、纪检人员三方签字，光盘与《销毁报告》一并存入珍品区，保存期限30年。第八章外包与协作8.1准入评估外包单位须具备国家保密局授予的相应甲级或乙级资质，近三年内无失泄密不良记录；档案中心对其人员背景、网络环境、设备介质、运输路线进行尽职调查，形成《风险评估报告》。8.2合同约束8.2.1保密协议：单独签订，期限不少于业务结束后5年，违约金不低于合同总金额的50%。8.2.2技术条款：要求使用本单位提供的加密工具、VPN隧道、一次性光盘，禁止使用个人邮箱、社交软件传输。8.3现场监督外包人员进入保密区域须佩戴一次性RFID标签，全程由内部员工陪同；操作终端安装屏幕录像软件，录像回传至档案系统，保存3年。8.4退出机制项目结束后，外包单位须提交《数据清除报告》，由第三方测评机构出具证明，档案中心现场抽检30%终端，确认无残留数据后方可支付尾款。第九章应急与灾备9.1事件分级Ⅰ级（特别重大）：绝密档案丢失、被窃、失控超过2小时；Ⅱ级（重大）：机密档案失控或系统被入侵；Ⅲ级（较大）：秘密及以下档案误发、误放；Ⅳ级（一般）：库房环境异常但未造成失控。9.2响应流程9.2.1发现人立即口头报告保密办，同步启动“熔断”机制：档案系统强制下线所有远程端口，库房断电落锁。9.2.2保密办30分钟内组织技术溯源，定位泄露范围；2小时内向分管领导和上级保密局电话报告，24小时内提交书面报告。9.2.3Ⅰ级事件由国家级保密技术研究所参与现场取证，任何人员未经批准不得重装系统、格式化硬盘。9.3恢复演练每半年组织一次“黑盒”演练：随机抽取5%档案，模拟火灾、水浸、电磁泄漏、勒索病毒场景，验证备份可用性、人员响应速度、业务连续性；演练报告纳入年度绩效考核。第十章监督与问责10.1日常巡查档案中心每日9:00、16:00两次巡检，填写《库房日检表》；信息中心每两小时检查系统CPU、内存、磁盘、网络异常流量，自动生成健康度评分。10.2内部审计审计与风控部每季度对档案系统日志、审批链、权限变更、复制记录进行全量扫描，使用自研脚本比对哈希值，发现异常立即冻结账户并启动调查。10.3责任追究10.3.1轻微违规：如未及时归档、标签错误，扣减当月绩效10%，并在部门例会通报。10.3.2一般违规：如擅自拍照、复制未审批，给予警告处分，调离涉密岗位，一年内不得晋升。10.3.3严重违规：如造成秘密级档案失控，予以记过、降职或解除劳动合同；涉及犯罪的，移交司法机关。10.3.4领导责任：对失泄密事件隐瞒不报、压案不查的，按“一案双查”追究分管领导责任，给予组织处理或纪律处分。第十一章培训与考核11.1培训体系新员工入职一周内完成“保密档案应知应会”线上课程并通过考试，未通过不得办理门禁授权；在职员工每年接受不少于4学时复训，内容涵盖新修订法规、技术攻防案例、应急演练脚本。11.2考核方式采用“线上理论+场景实操+红蓝对抗”三维模式，满分100分，90分合格；考核成绩与个人绩效、部门评优、晋升资格挂钩，不合格人员30日内补考，仍不合格调离涉密岗位。11.3培训档案培训计划、签到表、课件、考试卷、现场照片、考核成绩全部纳入档案系统“培训专类