文件保存制度

文件保存制度第一章总则第一条为适应国家法律法规及相关行业准则要求，落实集团母公司关于企业内部管理的指导意见，并结合公司实际发展需要，特制定本文件保存制度。通过规范文件管理流程、强化风险防控措施、明确各方职责权限，提升公司治理水平，防范操作风险与合规风险，保障公司信息资产安全与有效利用，现依据《中华人民共和国档案法》《企业信息管理规范》等法律法规及集团母公司相关管理制度，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖公司经营管理、技术研发、人力资源、财务审计等所有业务场景下的文件生成、收集、处理、存储、使用、归档及销毁等全过程管理。任何部门或个人均须严格遵守本制度，确保文件管理的规范性、安全性与有效性。第三条本制度中涉及的核心术语定义如下：（一）“文件专项管理”指公司为实现文件规范管理目标，建立的全流程管理制度体系，包括组织架构、职责分工、操作流程、风险防控及保障措施等。其外延涵盖文件的全生命周期管理，即从文件创建到最终销毁的各环节管控。（二）“专项风险”指因文件管理不当可能引发的法律风险、操作风险、信息安全风险等，如文件遗失、泄密、篡改或过期未销毁等情形。（三）“合规要求”指公司文件管理须符合国家法律法规、行业规范及内部管理制度的相关规定，确保文件管理行为的合法性、合规性。第四条文件专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则，即所有文件均须纳入统一管理范畴，无死角、无遗漏；（二）责任到人原则，即明确各层级、各岗位的文件管理职责，确保责任可追溯；（三）风险导向原则，即重点关注高风险环节，强化风险识别与防控；（四）持续改进原则，即定期评估文件管理效果，优化管理流程与措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司文件专项管理负总责，负责统筹决策、资源保障及制度落实；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调、监督考核及问题处置。第六条设立文件专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，各部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组负责统筹协调公司文件管理重大事项，审批关键制度与流程，监督评价管理成效，确保文件管理方向与目标符合公司战略要求。第七条文件专项管理领导小组下设办公室，办公室设在[牵头部门名称]，负责日常管理事务，包括制度制定与修订、风险排查与处置、培训宣贯与监督考核等。第八条牵头部门职责如下：（一）统筹文件专项管理制度体系建设，定期修订完善相关制度；（二）组织开展文件管理风险识别与评估，制定风险防控措施；（三）监督各部门及下属单位文件管理执行情况，开展考核评价；（四）推动文件管理信息化建设，提升管理效率与安全性；（五）负责文件管理培训宣贯，提升全员合规意识。第九条专责部门职责如下：（一）负责文件管理合规性审核，确保文件内容、格式及流程符合要求；（二）优化文件管理流程，推动标准化、规范化操作；（三）处置文件管理中的风险事件，提出改进建议；（四）参与文件管理信息化建设，提供专业支持。第十条业务部门及下属单位职责如下：（一）落实本领域文件管理要求，确保文件及时、准确、完整地生成与归档；（二）开展日常文件管理自查，发现并上报问题；（三）配合牵头部门及专责部门开展风险排查与考核；（四）加强员工培训，提升文件管理能力。第十一条基层执行岗责任如下：（一）遵守文件管理操作规范，按流程处理文件；（二）签署岗位合规承诺书，明确个人责任；（三）发现文件管理风险或异常情况，及时上报；（四）配合开展文件审计与检查。第三章专项管理重点内容与要求第十二条文件生成管理：业务操作须基于合法依据，文件内容须真实、完整、准确，格式须符合公司统一规范。禁止擅自修改或伪造文件，确保文件原始性、完整性。第十三条文件收集管理：各部门须按照档案管理要求，及时收集文件，确保不遗漏、不重复。重要文件须建立目录清单，明确收集标准与周期。第十四条文件处理管理：文件处理须遵循授权审批原则，涉及重大事项的文件须经多级审核。电子文件处理须确保系统安全，防止未授权访问或篡改。第十五条文件存储管理：纸质文件须分类归档，存储在符合安全标准的档案室；电子文件须存储在指定系统，定期备份并加密存储。禁止将文件存储在个人设备或非合规平台。第十六条文件使用管理：文件使用须基于授权，禁止未经批准的复制、传播或外借。重要文件须建立使用登记制度，明确使用范围与期限。第十七条文件销毁管理：文件销毁须遵循最小化原则，禁止销毁前未履行审批程序。纸质文件须采用碎纸机销毁，电子文件须通过专业工具彻底清除。第十八条文件安全管控：重点文件须采取分级防护措施，如设置访问权限、监控使用行为、定期进行安全检查等。第十九条异常情况处置：如发现文件遗失、泄密或篡改，须立即启动应急预案，追溯原因并采取补救措施，同时按流程上报。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门须每年评估制度适用性，根据法规变化、业务调整及风险情况及时修订制度，确保制度与时俱进。第十三条风险识别预警机制：牵头部门须定期组织各部门开展文件管理风险排查，对高风险环节进行分级评估，并发布预警通知。第十四条合规审查机制：将文件管理合规性审查嵌入业务流程，如合同签订、项目审批等关键节点须经专责部门审核，未经审查不得实施。第十五条风险应对机制：对一般风险事件由业务部门自行处置，重大风险事件须上报领导小组协调处置，明确应急流程、责任分工及上报要求。第十六条责任追究机制：对违反文件管理规定的部门或个人，根据情节严重程度采取绩效扣减、纪律处分等措施，并通报批评。第十七条评估改进机制：每年开展文件管理有效性评估，分析存在问题，优化管理流程与措施，确保持续改进。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各层级领导须明确文件管理职责，将文件管理纳入绩效考核，确保制度落实到位。第十九条考核激励机制：将文件管理合规情况纳入部门及个人年度考核，与绩效、评优挂钩，对表现突出的部门或个人给予奖励。第二十条培训宣传机制：分层级开展文件管理培训，如管理层合规履职培训、一线员工操作规范培训，提升全员合规意识。第二十一条信息化支撑：通过系统工具实现文件管理流程自动化、风险实时监控，提升管理效率与安全性。第二十二条文化建设：发布文件管理合规手册，签订合规承诺书，营造全员合规氛围，增强员工责任意识。第二十三条报告制度：各部门