销售回款管理制度1

一、总则为确保公司经营活动的良性循环，保障资金安全与高效周转，规范销售回款行为，明确各相关部门及人员在回款管理中的职责，提高回款效率，降低坏账风险，特制定本制度。本制度旨在通过系统化、规范化的管理流程，强化销售全周期的回款责任，确保公司现金流的健康稳定，为企业持续发展提供坚实保障。本制度适用于公司所有产品及服务的销售回款管理活动，涉及销售、财务、法务等相关部门及所有销售人员。全体相关人员均须严格遵守本制度规定，协同配合，共同推进回款工作的顺利开展。二、客户信用管理客户信用管理是销售回款的第一道防线，其核心在于事前风险控制，通过对客户信用状况的科学评估与动态监控，从源头降低回款风险。（一）客户信息收集与评估销售部门在与新客户建立合作关系前，须全面收集客户的基础信息，包括但不限于企业性质、注册资本、经营规模、行业地位、财务状况、过往交易记录、商业信誉及主要负责人背景等。对于重要客户或大额交易，必要时可通过第三方信用评估机构获取更权威的信用报告。公司应建立标准化的客户信用评估体系，设立多维度评估指标，如偿债能力、盈利能力、运营能力及发展潜力等。评估工作由销售部门牵头，会同财务部门共同完成，形成书面评估报告，作为信用政策制定的依据。（二）信用等级划分与授信根据客户信用评估结果，将客户划分为不同的信用等级。针对不同信用等级的客户，制定差异化的信用政策，明确授信额度、账期及结算方式等关键条款。信用政策的制定需经销售部门、财务部门审核，并报公司管理层批准后执行。对于首次合作或信用等级较低的客户，原则上应采用预付款或现款现货的结算方式。确需授信的，须从严控制授信额度和账期，并要求提供相应的担保措施。（三）信用动态管理客户信用状况并非一成不变，销售部门应定期（至少每季度）对客户信用等级进行复评，财务部门予以配合。如客户出现经营状况恶化、付款延迟、涉诉等可能影响其偿债能力的情况，应立即启动信用预警机制，重新评估其信用等级，并及时调整或中止信用政策，采取相应的风险控制措施。三、销售合同管理销售合同是规范双方权利义务、保障回款的法律依据，合同条款的严谨性直接关系到回款的安全性和可实现性。（一）合同评审与审批所有销售合同在签订前必须经过严格的评审程序。评审内容包括但不限于：合同标的、价格、数量、交付方式、质量标准、付款条件（含付款金额、付款时间、付款方式）、违约责任、争议解决方式等。特别要对付款条件进行审慎评估，确保其符合公司信用政策及回款管理要求。合同评审由销售部门发起，财务部门重点审核付款条件的合理性与风险，法务部门（或指定法务人员）审核合同条款的合法性与严谨性。评审通过后，按公司规定的审批权限逐级报批，未经审批的合同不得签订。（二）付款条件的明确约定合同中必须明确、具体地约定付款条件。对于分期付款，应明确每期付款的比例、金额及对应的付款时间节点，并与产品交付、验收等关键环节挂钩。鼓励采用银行转账、银行承兑汇票等安全、可追溯的付款方式。避免使用模糊不清的表述，如“验收合格后付款”，应明确“验收合格后X个工作日内付款”。（三）合同履行跟踪销售部门是合同履行的主要责任部门，应指定专人负责跟踪合同的执行情况，包括产品交付、客户验收、发票开具等环节，确保各项工作按合同约定推进，为回款创造有利条件。四、发货与开票管理及时、准确的发货与开票是触发客户付款义务、加速回款的重要前提。（一）发货控制严格按照销售合同约定的发货条件、发货时间及发货数量组织发货。对于采用预付款结算的客户，须在收到足额预付款后方可安排发货；对于赊销客户，发货前应确认其信用额度充足且账期未超限。发货单据应清晰、完整，并有客户签收记录，作为后续对账和主张权利的依据。（二）发票开具与传递财务部门应在产品发货并满足合同约定的开票条件后，及时、准确地开具增值税发票（或其他合规发票）。发票信息应与合同、订单保持一致。销售部门负责将发票及时传递给客户，并取得客户签收凭证。对于客户提出的合理开票需求，应积极配合，但需防范客户以开票为由拖延付款。五、应收账款管理应收账款的日常管理是确保回款及时足额到账的核心环节，需要销售与财务部门密切协作，持续跟踪。（一）应收账款台账建立财务部门应建立健全应收账款台账，详细记录每笔销售业务的客户名称、合同编号、发货日期、开票金额、已收款金额、未收款金额、账期、预计回款日期等信息，并定期更新。台账应清晰反映应收账款的增减变动及账龄情况，为后续的跟踪催收提供数据支持。（二）账龄分析与风险预警财务部门应每月对应收账款进行账龄分析，将应收账款按账龄长短（如30天内、31-60天、61-90天、____天、180天以上等）进行分类统计，识别出逾期应收账款及潜在的风险账款。对于逾期账款，应立即通知销售部门进行催收；对于账龄较长或风险较高的应收账款，应及时向管理层预警。（三）定期对账销售部门应会同财务部门，定期（至少每季度）与客户进行应收账款对账，确保双方账目一致。对账工作可通过函证、邮件、传真或当面沟通等方式进行。对于对账过程中发现的差异，应及时查明原因并予以解决。对账结果应有双方签字盖章确认，作为债权确认的重要依据。六、回款跟踪与催收针对不同账期的应收账款，应采取差异化的跟踪与催收策略，确保回款效率。（一）常规跟踪对于未逾期的应收账款，销售部门应在付款日前的合理期限内（如提前X个工作日），通过电话、邮件等方式提醒客户按时付款，了解客户付款安排，确保款项按期到账。（二）逾期催收1.初期催收：账款逾期后，销售部门应立即与客户联系，了解逾期原因，明确付款承诺。催收方式以友好协商为主，可发送书面《催款函》，但需注意措辞礼貌且立场坚定。2.升级催收：对于经初期催收仍未回款的客户，销售部门负责人应亲自介入，与客户高层沟通，加大催收力度。必要时，财务部门可配合提供相关财务数据支持。3.专项催收：对于恶意拖欠或长期逾期的大额应收账款，公司应成立专项催收小组，由销售、财务、法务等部门人员组成，制定详细的催收方案，采取包括但不限于上门催收、发送律师函、暂停新订单、提起诉讼或仲裁等法律手段。（三）催收记录与报告销售人员应详细记录每次催收的时间、方式、对象、沟通内容及客户反馈，并定期将催收进展情况向销售部门负责人及财务部门汇报。销售部门应定期汇总应收账款及催收情况，形成报告提交公司管理层。七、回款异常处理与坏账管理尽管采取了一系列预防措施，仍可能出现回款异常甚至坏账的情况，需建立相应的处理机制。（一）回款异常处理对于客户提出的质量异议、服务不满等可能导致回款延迟的问题，销售部门应协同相关部门（如生产、技术、客服等）及时调查核实，妥善解决，消除客户付款障碍。避免因问题处理不当而导致回款拖延。（二）坏账认定与审批当应收账款确实无法收回，符合坏账认定条件时，由销售部门提出坏账核销申请，并提供相关证明材料（如客户破产清算证明、法院判决书、长期催收无结果的记录等）。财务部门对坏账损失进行审核，按公司规定的审批权限逐级上报审批。（三）坏账核销与后续管理经批准核销的坏账，财务部门应进行相应的账务处理。但销售部门仍需对已核销坏账的客户进行持续关注，一旦发现客户具备偿债能力，应立即组织催收。八、责任分工与考核明确各部门及人员在销售回款管理中的职责，并将回款指标纳入绩效考核体系，是保障本制度有效执行的关键。（一）销售部门责任销售部门是销售回款的第一责任部门。销售人员是其负责客户回款的直接责任人，对所经办业务的回款及时性和完整性负主要责任。销售部门负责人对本部门整体回款情况负领导责任，负责组织、协调和监督本部门的回款工作。（二）财务部门责任财务部门负责应收账款的核算、监控、账龄分析、风险预警，提供回款数据支持，参与合同评审中付款条件的审核，协助销售部门进行对账和催收，并对回款情况进行统计与报告。（三）其他相关部门责任法务部门负责提供法律支持，协助处理重大回款纠纷及法律诉讼；生产、物流部门负责按合同约定及时准确发货；客服部门负责配合解决客户在使用过程中出现的问题，促进回款。（四）绩效考核公司应将销售回款率、应收账款周转率、逾期账款占比、坏账率等关键指标纳入销售人员及销售部门的绩效考核体系，并与薪酬、奖惩、晋升等挂钩，充分调动其回款积极性和责任心。对于在回款工作中表现突出的个人和团队应予以奖励；对于因工作失职、疏忽或违规操作导致回款延迟、损失的，应追究相关人员责任。九、监督与奖惩（一）监督检查公司管理层及相关职能部门（如审计部或指定的监督部门）应定期对本制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）奖励对于严格执行本制度，积极催收，成功收回大额逾期账款或避免坏账损失的部门或个人，公司将给予适当的精神奖励和物质奖励。（三）惩处对于违反本制度规定，如未经审批擅自给予客户信用、签订不利于回款的合同条款、发货管控不严、发票传递不及时、催收不力导致账款逾期或形成坏账的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、岗位调整直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法追