公司内部通讯录及管理办法

公司内部通讯录及管理办法一、总则1.1制定目的为保障公司内部信息沟通的顺畅与高效，规范内部通讯录的管理与使用，确保员工信息的准确性、安全性和时效性，特制定本办法。1.2适用范围本办法适用于公司全体在职员工，以及因工作需要接触和使用公司内部通讯录的相关人员。1.3基本原则公司内部通讯录信息管理应遵循以下原则：*真实准确：确保所收录信息的真实性和准确性，杜绝虚假或误导性信息。*及时更新：员工信息发生变动时，应及时上报并更新，保障通讯录的时效性。*安全保密：严格遵守公司保密规定，妥善保管和使用通讯录信息，防止信息泄露。*便捷高效：通讯录的设计与管理应便于员工查询和使用，提升工作沟通效率。1.4定义二、通讯录内容与规范2.1信息内容通讯录应至少包含以下员工基础信息：*基础信息：姓名（中文名，如有必要可加注英文名）、所属部门、现任岗位、员工编号。*联系方式：办公固定电话、公司内部短号（如有）、公司分配的电子邮箱地址。*办公信息：办公区域位置或工位号。*其他信息：经公司批准并根据工作需要，可酌情列入的其他信息，如紧急联系人（仅限内部应急使用）等。2.2信息规范性*员工姓名应使用全名，与身份证及公司人事档案记录一致。*部门及岗位名称应使用公司统一规范的全称或标准简称。*联系方式应确保畅通有效，格式统一。三、信息管理与维护3.1信息采集与录入*新员工入职时，由人力资源部门负责采集其基础信息，并及时录入通讯录系统。*员工应积极配合信息采集工作，提供真实、完整的个人信息。3.2信息更新*当员工发生以下信息变动时，应在变动发生后的规定时限内（通常为变动之日起一个工作日内）主动向本部门负责人报告，并由部门负责人统一报送至人力资源部门，或由员工本人按公司规定流程直接提交更新申请：*部门或岗位发生调整；*办公电话、工位发生变更；*公司电子邮箱变更；*其他已收录于通讯录且发生变动的重要信息。*人力资源部门在收到信息更新申请后，应在规定时限内（通常为一个工作日内）完成通讯录信息的核实与更新工作。*通讯录应定期进行整体核对与梳理，确保信息的准确性和完整性。3.3信息保密与安全*电子版本通讯录应存储在公司指定的安全服务器或内部共享平台，并设置适当的访问权限控制。*员工应妥善保管自己的通讯录访问账号及密码，不得转借他人使用。*打印的纸质版通讯录（如确有必要），应妥善保管，使用完毕后按公司保密规定进行处理，不得随意丢弃。*严禁将通讯录信息用于任何商业活动或非法目的。3.4信息查阅权限*员工原则上可查阅公司所有在职员工的公开基础信息（如姓名、部门、岗位、办公电话、邮箱）。*对于部分敏感或仅限特定范围知悉的信息，公司将根据实际工作需要设置查阅权限。四、通讯录使用规范4.1使用范围通讯录信息仅限于公司内部工作沟通与业务联系使用。4.2使用行为*员工在使用通讯录信息时，应尊重他人隐私，仅为工作目的进行联系。*未经对方同意，不得擅自将通讯录中的个人联系方式提供给无关第三方（即使是公司内部其他非必要人员）。*严禁利用通讯录信息进行骚扰、恐吓或其他不当行为。4.3版本管理*电子通讯录应采用集中管理模式，由人力资源部门负责统一发布更新版本。*员工在收到通讯录更新通知后，应及时更新个人保存的通讯录版本，避免使用过时信息。*建议员工优先使用公司统一维护的在线通讯录或最新版本的离线通讯录。五、责任与监督5.1员工责任*员工对本人提供信息的真实性、准确性负责，并对个人信息的变动负有及时上报的义务。*员工应严格遵守本办法关于通讯录使用和信息保密的各项规定。5.2部门责任*各部门负责人为本部门员工信息准确性和及时更新的第一责任人，应督促本部门员工按规定及时上报信息变动情况。5.3人力资源部门责任*人力资源部门是公司内部通讯录的归口管理部门，负责通讯录的建立、维护、更新、发布和日常管理工作。*负责对本办法的宣传、解释和培训工作。*监督检查本办法的执行情况。5.4违规处理*对于违反本办法规定，提供虚假信息、未及时更新信息、泄露通讯录信息或不当使用通讯录信息，给公司或他人造成不良影响或损失的，公司将视情节轻重，依据公司相关规章制度予以批评教育、通报批评直至纪律处分。六、附则6.1解释权本办法由公司人力资源部门负责