机关档案管理制度与操作指南

机关档案管理制度与操作指南第一章总则第一条制定目的与依据为规范本机关档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《机关档案管理规定》等国家有关法律法规和标准，结合本机关工作实际，特制定本制度与操作指南。第二条适用范围本制度与操作指南适用于本机关各处室、直属单位（以下统称“各部门”）在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等管理工作。第三条管理原则机关档案工作遵循统一领导、分级管理的原则。坚持党管档案工作，实行统一制度、统一标准、统一流程。档案管理工作应纳入机关整体工作规划，与业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。第二章管理机构与职责第四条档案工作领导责任制机关应明确一位领导分管档案工作，将档案工作纳入机关年度工作计划和考核范围。定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需人员、经费、场地和设施设备。第五条档案管理部门职责机关档案管理部门（或指定的负责档案工作的内设机构，下同）是机关档案工作的职能管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度和工作细则；（二）负责本机关各类档案的统一接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁工作；（三）指导和督促机关各部门做好文件材料的形成、积累、收集、预归档工作；（四）组织开展档案信息化建设，推动档案数字化转型；（五）组织档案业务培训和宣传教育，提高机关人员的档案意识和业务水平；（六）负责对所属单位档案工作进行业务指导和监督检查；（七）按规定向同级国家档案馆移交档案。第六条各部门档案工作职责机关各部门应明确一位负责人分管本部门档案工作，并指定专人（兼职或专职）担任档案员，具体负责：（一）本部门文件材料的收集、整理、预归档，并按规定向机关档案管理部门移交；（二）严格执行本机关档案管理规定，确保本部门形成的文件材料真实、完整、规范；（三）协助档案管理部门开展档案利用和编研工作。第三章文件材料的收集与归档第七条归档范围机关在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。具体归档范围和不归档范围，由机关档案管理部门会同各业务部门制定《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，并报同级档案行政管理部门审核同意后施行。第八条归档要求（一）应归档的文件材料，必须齐全、完整、准确。手续完备，格式规范。（二）电子文件的归档，应符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子文件与其元数据一并归档。（三）录音、录像、照片、实物等特殊载体文件材料，应同时收集文字说明材料。第九条归档时间（一）文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。（二）专门档案（如会计档案、人事档案、基建档案、科研档案等）：应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。（三）重大活动、重要会议形成的文件材料，应在活动结束或会议闭幕之日起三个月内完成归档。（四）电子文件应随办随归，或定期批量归档。第四章档案的整理第十条整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第十一条分类方法机关档案应按照《机关档案管理规定》推荐的分类方法进行分类，可采用年度-机构（问题）-保管期限或年度-保管期限-机构（问题）等方法。分类方案应保持相对稳定。第十二条整理步骤与要求（一）组件（卷）：将归档文件材料按件或按卷进行整理。文书档案一般以“件”为单位进行整理。（二）分类：按照确定的分类方案对归档文件材料进行分类。（三）排列：在分类的基础上，按照一定的顺序对文件材料进行系统排列。（四）编号：对排列后的文件材料编制档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则。（五）编目：依据档号顺序，逐件（卷）编制档案目录。目录项目应规范、完整。（六）装盒（装订）：将整理好的文件材料装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。第十三条特殊载体档案的整理照片、录音、录像、实物、电子等特殊载体档案，应按照相应的国家标准和行业标准进行整理，确保其整理规范、著录准确，并与相关的文书档案建立有机联系。第五章档案的保管第十四条库房管理（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”条件。（二）档案库房应保持整洁、安静。严禁在库房内吸烟、饮食、存放易燃易爆物品及与档案无关的杂物。（三）建立库房管理制度，实行专人负责。非档案管理人员未经许可不得进入库房。第十五条档案装具档案应使用符合国家标准的档案盒、档案柜（架）等装具。不同载体的档案应使用相应的专用装具。第十六条库房设备根据需要配备必要的温湿度调控设备、消防器材、防盗报警设备、去湿机、吸尘器、消毒设备等，并定期检查维护，确保正常运行。第十七条档案清点与检查（一）档案管理人员应定期对所保管的档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（二）定期对档案保管状况进行检查，特别是对易损档案和特殊载体档案，要加强保护措施。第十八条档案保密严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员和利用者必须遵守保密规定，不得泄露档案内容。涉密档案的管理，按照国家有关保密规定执行。第六章档案的利用与服务第十九条利用原则档案利用应遵循“为机关工作服务、为社会利用服务”的原则，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。第二十条利用范围与手续（一）本机关工作人员因工作需要查阅档案，须持所在部门介绍信或有效工作证件，经档案管理部门负责人同意后，方可查阅。查阅涉密档案，须经机关分管档案工作领导批准。（二）外单位人员查阅本机关档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本机关档案管理部门负责人或分管领导批准。查阅涉密档案，须按国家保密规定办理审批手续。（三）档案利用者应在指定的阅档室查阅档案。确因工作需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案一般不得带出机关，涉密档案一律不得带出阅档室。第二十一条利用要求（一）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。（二）不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。确需复制的，须经档案管理部门同意，并由档案管理部门负责复制，复制件须加盖档案证明章。（三）利用档案所获得的信息，不得用于非法目的。第二十二条利用效果反馈档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，了解档案利用对工作的实际作用，不断改进利用服务工作。第二十三条档案编研档案管理部门应根据机关工作需要和社会利用需求，积极开展档案编研工作，编纂档案资料、参考资料、大事记、组织沿革等，开发档案信息资源。第七章档案的鉴定与销毁第二十四条鉴定组织机关应成立档案鉴定工作小组，由分管档案工作的领导、档案管理部门和相关业务部门人员组成，负责对档案的保管期限进行鉴定和对已到保管期限档案的存毁进行鉴定。第二十五条保管期限划分机关档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体划分标准按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。第二十六条到期档案的鉴定与销毁（一）对于已达到保管期限的档案，档案管理部门应提前组织鉴定。经鉴定仍有继续保存价值的，应重新划定保管期限；确无保存价值的，应予以销毁。（二）销毁档案必须严格按照规定程序进行：由档案管理部门提出销毁意见，报鉴定工作小组鉴定，经机关分管档案工作领导批准后，方可销毁。（三）销毁档案时，必须有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。销毁清册应永久保存。（四）电子档案的销毁，除满足上述纸质档案销毁的要求外，还应确保电子档案信息从存储设备中彻底清除，且无法恢复。第八章档案的信息化建设第二十七条总体要求机关档案信息化建设应纳入本机关信息化发展规划，统筹规划，同步实施。遵循国家关于电子文件和电子档案管理的标准规范，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。第二十八条基础设施建设配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备、安全设备等，搭建安全、稳定的档案管理信息系统平台。第二十九条档案数字化按照《纸质档案数字化规范》等标准，对传统载体档案进行数字化加工，建立数字档案资源库。数字副本应符合长期保存和利用的要求。第三十条电子档案管理（一）机关应积极推行无纸化办公，规范电子文件的形成、流转、归档和管理全过程。（二）电子档案的管理应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案应与纸质档案同等管理，并逐步实现电子档案的单套制管理。（三）档案管理信息系统应具备电子档案的接收、著录、存储、管理、利用、备份、迁移等功能，并与机关办公自动化系统、业务系统等实现互联互通。第三十一条信息安全保障建立健全档案信息安全保密制度，采取身份认证、权限控制、数据加密、安全审计、容灾备份等技术和管理措施，保障档案信息系统和数字档案资源的安全。第九章监督与责任追究第三十二条监督检查机关档案管理部门应定期对本机关及所属单位档案工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪落实。第三十三条责任追究对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，机关应给予表彰和奖励。对违反本制度规定，造成档案失真、损毁、丢失、泄密或擅自销毁档案等行为的，视情节