建筑施工招采流程及合同管理手册

建筑施工招采流程及合同管理手册前言本手册旨在为建筑施工企业提供一套系统、规范的招采流程及合同管理操作指引。建筑工程的复杂性与高风险性，决定了科学的招采管理和严谨的合同管理是项目成功实施、企业实现经济效益与品牌价值的关键环节。本手册立足于建筑施工行业特点，结合实践经验，力求内容专业、实用，以期帮助企业提升招采效率、控制成本、防范风险，确保合同的顺利履行。本手册适用于公司及各项目部的招采活动与合同管理工作，相关人员应认真学习并严格遵照执行。第一章建筑施工招采流程1.1招采策划与准备阶段招采工作的科学性始于周密的策划与充分的准备。此阶段的核心目标是明确采购需求、制定采购计划，并为后续的招标过程奠定坚实基础。1.1.1需求提出与确认：由项目部或相关业务部门根据施工图纸、施工组织设计及项目总体计划，提出具体的物资、设备或服务采购需求。需求应明确规格型号、技术参数、质量标准、数量、供货周期（或服务期限）、验收标准等关键要素，并形成书面的《采购需求申请表》，经部门负责人审核后，提交至招采管理部门。1.1.2采购计划编制：招采管理部门接到采购需求后，结合项目整体进度计划、资金状况以及市场行情，统筹编制《项目采购总计划》及阶段性《采购实施计划》。计划应明确各采购包的名称、采购内容、估算金额、拟采用的采购方式、招标时间节点、预计完成时间等。采购计划需经过公司相关层级审批。1.1.3采购方式选择：根据采购内容的性质、金额、市场竞争程度以及相关法律法规（如《招标投标法》及其实施条例）的规定，合理选择采购方式。主要采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对于达到国家或地方规定招标规模标准的，必须严格执行招标程序。1.1.4招标文件（或采购文件）编制：这是招采工作的核心环节。文件编制应遵循合法合规、公平公正、完整清晰、严谨周密的原则。招标文件通常包含以下主要内容：*招标公告/投标邀请书：明确招标项目概况、投标人资格要求、获取招标文件的方式和时间、投标截止时间等。*投标人须知：详细说明投标流程、注意事项、投标文件的组成与递交要求等。*评标办法：明确评审的标准和方法，如经评审的最低投标价法、综合评估法等，该办法应具有可操作性和客观性。*合同条款及格式：明确拟签订合同的主要条款，包括但不限于工程范围、工期、质量标准、合同价款及支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。*技术标准和要求：详细列明采购物资、设备的技术参数、性能指标、施工工艺、验收标准等。*投标文件格式：提供统一的投标函、投标报价表、资格证明文件等格式模板。文件编制完成后，应组织内部相关部门（如技术、法务、财务、工程等）进行审核，必要时可聘请外部专家进行评审，确保文件的合法性、完整性和准确性，避免出现歧义或重大疏漏。1.2招标采购实施阶段完成策划与准备后，即进入招标采购的具体实施环节，此阶段强调程序的规范性和过程的透明度。1.2.1发布招标公告/发出投标邀请书：采用公开招标方式的，应在国家指定的媒介（如中国招标投标公共服务平台）发布招标公告；采用邀请招标方式的，应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。1.2.2招标文件发售与澄清、答疑：潜在投标人按规定获取招标文件。招采部门应安排专人负责解答潜在投标人提出的疑问。如对招标文件进行必要的澄清或修改，应在投标截止时间至少十五日前（采用电子招投标的可适当缩短，但需符合相关规定），以书面形式通知所有已获取招标文件的潜在投标人，澄清或修改的内容为招标文件的组成部分。1.2.3组织现场踏勘与投标预备会：根据项目需要，招采部门可组织潜在投标人进行现场踏勘，使投标人充分了解项目现场及周边环境。必要时可召开投标预备会，集中解答投标人提出的共性问题。踏勘和答疑的情况应形成书面记录，并向所有投标人通报。1.2.4投标文件的递交与接收：投标人应在规定的投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。招采部门应做好投标文件的接收登记工作，对逾期送达或未按规定密封的投标文件，应当拒收。1.2.5开标：开标应在招标文件确定的投标截止时间的同一时间公开进行，地点应为招标文件中预先确定的地点。开标由招采部门主持，邀请所有投标人参加。开标过程应记录并存档，主要包括检查投标文件密封情况、当众拆封、宣读投标人名称、投标价格等主要内容。1.2.6评标：评标是决定采购结果的关键环节。应依法组建评标委员会，评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应严格按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评审过程应保密，评委独立打分并出具评审意见。招采部门应做好评标过程的组织与服务工作，但不得干预评标委员会的独立评审。1.2.7定标与中标公示：评标委员会完成评标后，应向招标人提交书面评标报告，并推荐合格的中标候选人。招标人根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人，也可授权评标委员会直接确定中标人。中标人确定后，应在规定媒介上进行中标公示，公示期不得少于三日。公示期间无异议或异议不成立的，方可发出中标通知书。1.3合同授予与签约阶段1.3.1发出中标通知书：公示结束且无异议后，招采部门应在规定时间内向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。1.3.2合同谈判与签订：中标通知书发出后，招采部门应组织与中标人依据招标文件、中标人的投标文件以及评标过程中的澄清、说明或补正文件进行合同谈判。谈判的重点通常在于合同细节的完善和某些未尽事宜的明确，但不得实质性改变招标文件和中标人投标文件的实质性内容。合同谈判达成一致后，应按照公司合同管理规定，及时签订书面合同。合同签订前，需履行必要的法律审核和审批程序。1.3.3履约担保：根据招标文件约定，中标人在签订合同前应提交履约担保，形式可采用银行保函、履约保证金等。招采部门应确保履约担保的有效性。第二章合同管理合同管理是贯穿于合同从签订到履行完毕全过程的动态管理，旨在确保合同目的的实现，维护企业合法权益。2.1合同签订前管理（合同策划与评审）合同签订前的管理是源头控制，直接关系到合同的质量和后续履行的顺畅性。2.1.1合同策划：在招采策划阶段即应开始合同策划工作，明确合同类型（如固定总价合同、可调价合同、成本加酬金合同等）、合同计价模式、主要合同条款的设置思路、风险分担原则等，确保合同策划与项目目标、招采策略相匹配。2.1.2合同文本选择与起草：优先选用国家或行业发布的标准合同示范文本，如《建设工程施工合同（示范文本）》、《标准设备采购招标文件》中的合同条款等。对于非标准合同或示范文本未涵盖的特殊条款，应由专业人员（公司法务或外聘律师）进行起草，确保条款的合法性、严谨性和可操作性。2.1.3合同评审：这是合同签订前的关键控制环节。合同文本形成后，必须经过公司内部评审程序。评审部门通常包括但不限于：招采部门（商务条款、价格）、技术部门（技术标准、工艺要求）、工程管理部门（工期、质量、现场协调）、财务部门（支付方式、税务条款）、法务部门（法律合规性、权利义务、违约责任、争议解决）等。评审人员应签署明确的评审意见，对发现的问题提出修改建议。招采部门负责汇总评审意见，并组织修改完善，直至所有评审意见得到妥善处理。重大或复杂合同，应邀请外部法律专家参与评审。2.2合同履行过程管理合同签订后，即进入履行阶段，这是合同管理的核心，需要各相关部门密切配合，确保合同约定得到切实执行。2.2.1合同交底：合同签订后，招采部门应及时向项目部及其他相关履约部门进行合同交底。交底内容包括合同的主要条款、技术标准、质量要求、工期节点、付款方式、双方权利义务、违约责任、风险点及控制措施、索赔程序等。确保相关人员全面理解合同内容，明确自身职责。2.2.2合同台账管理：建立健全合同台账，对合同的基本信息（合同编号、名称、签订方、标的、金额、签订日期、履行期限等）、履行情况（进度、付款、变更、签证、索赔等）进行动态记录和跟踪，确保合同管理的系统性和可追溯性。建议采用信息化手段进行台账管理，提高效率。2.2.3合同履行跟踪与检查：项目部是合同履行的主要责任单位，应根据合同约定，对承包方的履约行为（如工程进度、工程质量、材料设备供应、安全文明施工等）进行日常监督、检查和记录。招采、工程、技术等职能部门应定期或不定期对项目合同履行情况进行抽查和指导。对发现的偏差或问题，应及时与对方沟通，督促其整改。2.2.4工程变更与签证管理：建筑工程变更是常见现象。对于工程变更，应严格按照合同约定的程序进行审批。变更指令的发出、变更工程量的确认、变更价款的调整等，都应有书面依据，并履行相应的审批手续。工程签证是对合同外发生的工作内容或费用的确认，必须及时、准确、完整，由双方授权代表签字盖章确认，作为工程结算的依据。2.2.5进度款支付管理：严格按照合同约定的付款周期和付款条件，审核承包方提交的进度款支付申请。支付申请应附详细的工程量完成证明、质量验收合格证明等支撑材料。相关部门（工程、财务）应进行审核，确保付款金额准确、合规，符合合同约定。2.2.6合同争议与索赔管理：在合同履行过程中，如发生争议或出现索赔事件（如工期延误、质量缺陷、费用增加等），应首先依据合同约定，本着公平合理、友好协商的原则进行解决。协商不成的，按照合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）处理。无论是提出索赔还是应对索赔，都应注意收集和保存充分的证据材料（如合同文件、会议纪要、通知函件、现场记录、照片视频、检测报告等），并在合同约定的时效内提出或响应。2.2.7合同档案管理：合同签订后，招采部门应将合同原件及相关附件（招标文件、投标文件、中标通知书、谈判记录、补充协议等）进行整理、编号、归档。合同履行过程中产生的各类文件（如变更单、签证单、付款凭证、函件往来、验收报告等）也应及时收集、整理，作为合同档案的组成部分妥善保管，确保档案的完整性和安全性，便于查阅和追溯。2.3合同收尾管理合同履行完毕并不意味着合同管理的终结，收尾阶段的工作同样重要。2.3.1竣工验收与结算：工程完工后，应严格按照合同约定的验收标准和程序组织竣工验收。验收合格后，及时办理工程竣工结算。结算审核应依据合同约定、竣工图纸、变更签证、现场记录等资料，做到客观、公正、准确。2.3.2合同评价与总结：合同全部履行完毕后，招采部门可组织相关部门对合同的签订、履行全过程进行评价与总结。分析合同条款的合理性、履行过程中的经验教训、合作方的履约能力与信誉等，形成合同管理评价报告，为今后的招采和合同管理工作提供改进依据。2.3.3质保期管理：对于有质保期约定的合同，在质保期内，仍需对工程质量或产品性能进行跟踪，督促承包方履行保修义务。质保期满，无质量问题或问题已妥善解决的，应及时办理质保金的返还手续。第三章招采与合同管理的通用要点与风险防范3.1制度建设与人员素养3.1.1健全规章制度：企业应建立健全覆盖招采计划、招标实施、合同评审、履约管理、档案管理等各个环节的规章制度和操作流程，确保各项工作有章可循。3.1.2提升人员专业素养：加强对招采与合同管理人员的专业培训，包括法律法规、专业知识、业务技能、风险意识、职业道德等方面，打造一支高素质的专业管理团队。3.2风险防范意识3.2.1合规风险：严格遵守国家及地方关于招投标、政府采购、合同管理等方面的法律法规，杜绝规避招标、虚假招标、围标串标、违法分包转包等行为。3.2.2合同风险：重点防范合同主体不合格、条款不明确、权利义务不对等、违约责任不清、付款条件设置不合理、争议解决方式不当等风险。3.2.3履约风险：对合作方的履约能力进行持续评估和监控，防范其因资金、技术、管理等原因导致的履约不能或履约瑕疵风险。3.2.4廉洁风险：招采与合同管理环节是廉洁风险的高发区，必须加强廉洁教育，完善监督机制，杜绝利益输送、收受回扣等腐败行为。3.3信息化管理积极推行招采与合同管理信息化建设，利用专业的管理软件或平台，实现采购计划、招标流程、合同评审、履约跟踪