投标保证金退还流程规范

投标保证金退还流程规范一、引言投标保证金作为招投标活动中一项重要的保障性措施，其规范管理与及时退还是维护招投标市场秩序、保障当事人合法权益的关键环节。为确保投标保证金退还工作的高效、透明与合规，特制定本流程规范。本规范旨在明确各参与方在保证金退还过程中的职责、操作步骤及注意事项，以期为相关实践提供清晰指引，减少不必要的纠纷，提升整体工作效率。二、投标保证金退还条件在启动投标保证金退还程序前，需首先确认是否满足以下基本条件，这是保障退还工作合法性与合理性的前提：1.投标有效期届满或中标通知书发出后：通常情况下，未中标供应商的保证金应在招标结果公示期结束且无异议，或中标通知书发出后的一定期限内启动退还程序。若招标文件对有效期有特殊约定，需严格遵守。2.未出现招标文件约定的不予退还情形：投标人需确保自身不存在串通投标、提供虚假材料、中标后无正当理由拒签合同、或在投标有效期内撤回投标文件等违反招标文件规定及相关法律法规的行为。3.合同签订完成（针对中标供应商）：中标供应商在与采购人签订书面合同后，其缴纳的投标保证金应按约定予以退还，或根据双方协商转为履约保证金的一部分（如有此约定）。三、投标保证金退还流程（一）非中标供应商保证金退还1.退还申请的发起：*自动触发：在招标项目中标结果公示期满且无有效质疑或投诉后，或中标通知书已发出，采购代理机构（或采购人，下同）应主动启动非中标供应商的保证金退还流程，原则上无需供应商另行提交申请。*供应商查询与提醒：供应商可在规定时限后，通过招标文件指定的渠道查询保证金退还状态。若超过约定期限未收到退款，供应商可向采购代理机构进行咨询或提醒。2.采购代理机构内部审核与操作：*信息核对：采购代理机构财务或相关负责人需核对招标结果、投标有效期、供应商是否存在违规情形等信息，确认符合退还条件。*退款数据准备：整理需退还保证金的供应商名单、金额、原缴款账户信息等。确保账户信息准确无误，这是保障退款顺利到账的关键。*审批流程：按照采购代理机构内部财务管理制度，完成退款申请的审批手续。3.资金划转：*采购代理机构财务部门依据审批通过的退款清单，通过原缴款路径将保证金足额、及时退还至投标人原提交的银行账户。严禁将保证金退还至非原缴款账户，除非有投标人加盖公章的书面变更指令，并经严格审核。（二）中标供应商保证金退还1.退还申请的提交：中标供应商在与采购人签订正式合同后，应按照招标文件要求，向采购代理机构提交保证金退还申请。申请材料通常应包括合同复印件、原保证金缴纳凭证等，具体以招标文件或代理机构要求为准。2.采购人与代理机构审核：*采购人审核：采购人确认合同已正式签订，且合同内容与招标文件、中标人的投标文件实质性内容一致。*代理机构审核：采购代理机构对中标供应商提交的申请材料的完整性、合同的有效性以及中标人是否存在其他应扣减保证金的情形进行审核。3.后续退款流程：审核通过后，采购代理机构的退款流程与非中标供应商的后续资金划转步骤一致，即内部审批、资金划转等。若招标文件约定中标保证金可转为履约保证金，则按约定办理相关手续，不再单独退还。四、投标保证金退还申请材料（参考）尽管非中标供应商通常无需主动提交申请，但为确保流程顺畅及应对特殊情况，供应商应知晓可能需要配合提供的信息或材料。中标供应商则需按要求提交：1.保证金退还申请书（中标供应商适用，需加盖单位公章）；2.中标通知书复印件；3.已签订的采购合同复印件（中标供应商适用）；4.原投标保证金缴纳凭证（如银行回单等）复印件；5.供应商单位银行账户信息确认函（需包含账户名称、开户行、账号，确保与缴纳账户一致，若有变更需附变更说明及相关证明）；6.采购代理机构要求的其他材料。五、退款办理时限与到账1.办理时限：采购代理机构应在收到合格的退还申请材料（针对中标供应商）或确认投标保证金已满足退还条件（针对非中标供应商）后的规定工作日内（具体时限可参考相关法律法规或招标文件约定）完成退款手续。2.到账时间：资金划转后，通常会在1至3个工作日内到达供应商账户，具体到账时间取决于银行间清算系统。供应商应及时查收账户明细。六、特殊情况处理1.账户信息有误或变更：若因供应商提供的账户信息错误导致退款失败，代理机构应及时通知供应商更正信息。供应商需提交加盖公章的账户信息变更说明及新账户证明材料，经审核无误后方可重新办理退款。2.异议与投诉处理期间：若在投标有效期内或公示期内出现针对投标的有效异议或投诉，相关供应商的保证金退还应暂停，待异议或投诉处理完毕并明确结果后，再根据处理决定执行。3.保证金不予退还的情形：对于经查实存在围标串标、提供虚假材料、中标后无正当理由拒签合同等违规行为的投标人，其投标保证金将不予退还，并按相关规定处理。代理机构应向投标人出具书面通知，说明不予退还的理由和依据。4.保证金利息：若招标文件约定或相关法律法规规定投标保证金应计付利息，则退还时应一并支付按约定或法定利率计算的利息。七、责任与义务1.采购代理机构：应严格按照法律法规、招标文件约定及本规范流程办理保证金退还事宜，确保信息准确、流程规范、退款及时，并对保证金的安全管理负责。建立健全保证金管理制度和台账，妥善保管相关凭证和记录。2.采购人：应及时确认中标合同的签订情况，配合代理机构做好中标供应商保证金退还的审核工作。3.投标人（供应商）：应确保提交的投标文件真实有效，遵守招投标纪律。在申请退还保证金时，需提供准确、完整的材料，并及时关注退款进度。如对退款有异议，应通过合法途径与代理机构或采购人沟通解决。八、注意事项1.信息核对：各方在办理过程中均需仔细核对相关信息，尤其是银行账户信息，避免因信息错误导致不必要的延误或损失。2.凭证保管：供应商应妥善保管保证金缴纳凭证，以备退款查询和核对之需。采购代理机构亦需妥善保管所有退款相关的文件和记录，保存期限应符合档案管理规定。3.沟通机制：建立顺畅的沟通渠道，对于退款过程中出现的问题，各方应本着实事求是的原则积极沟通，及时解决。4.合规性审查：所有涉及保证金退还的操作均需符合国家财经纪律和相关招投标法律法规的要求，杜绝