物业公司采购管理办法

物业公司采购管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范物业公司（以下简称“公司”）采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资及服务的质量，防范采购过程中的风险，确保公司各项业务的正常运营和发展，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各项目管理处所有与经营管理活动相关的物资采购、服务采购及工程类采购活动。凡涉及公司资金支出的采购行为，均须遵守本办法规定。第三条基本原则采购管理工作应遵循以下基本原则：（一）公开透明原则：采购过程应保证信息公开、流程透明，接受监督。（二）公平竞争原则：为符合条件的供应商提供平等的竞争机会。（三）公正诚信原则：采购人员应恪守职业道德，廉洁自律，与供应商进行公正交易。（四）性价比最优原则：在满足质量、服务要求的前提下，力求以最经济的成本获取所需资源。（五）集中采购与分散采购相结合原则：对于常用、大宗物资实行集中采购以获取规模效益；对于小额、紧急或特殊物资可实行分散采购以提高效率。（六）合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度。第四条组织领导与职责分工公司成立采购管理领导小组，由公司总经理、分管副总经理、相关部门负责人（如行政部、财务部、工程部、各项目管理处等）组成，负责审议重大采购事项、审批采购管理制度、监督采购工作执行情况。日常采购管理工作由指定部门（如行政部或专门设立的采购部，以下统称“采购管理部门”）负责，其主要职责包括：（一）组织制定和修订公司采购管理制度及相关流程。（二）汇总、审核各部门及项目管理处的采购需求，编制年度及月度采购计划。（三）组织实施各类采购活动，包括供应商的寻源、询价、比价、谈判、合同拟定等。（四）建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估与管理。（五）负责采购合同的管理、采购档案的整理与归档。（六）协调处理采购过程中的争议与问题。各需求部门（包括各项目管理处）负责提出本部门的采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交付时间等，并参与相关采购物资的验收工作。财务部负责采购预算的审核、采购资金的安排与支付、采购发票的审核与账务处理，并对采购活动的财务合规性进行监督。法务部门（或指定法务专员）负责对采购合同的合法性、合规性进行审核。第二章采购计划与申请第五条采购计划的编制各需求部门应根据年度工作计划及实际运营需要，于每年年末向采购管理部门提交下一年度的采购需求计划。采购管理部门汇总后，结合公司年度预算，编制公司年度采购计划，报采购管理领导小组审批。对于临时性、紧急性的采购需求，需求部门应提交专项采购申请，说明原因，经审批后纳入月度采购计划或作为紧急采购处理。第六条采购申请的提出与审批采购申请应遵循“先计划、后采购”的原则。需求部门填写《采购申请表》，详细列明以下内容：（一）采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量。（二）质量标准及验收要求。（三）预估单价、总金额。（四）需求日期（拟到货日期）。（五）用途及必要性说明。《采购申请表》须经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。采购管理部门对采购需求的合理性、合规性进行审核，根据采购金额及权限逐级上报审批。大额或重大采购项目需报采购管理领导小组审议批准。第三章采购方式与实施第七条采购方式的确定根据采购物资或服务的性质、金额、市场供应情况及公司相关规定，采购管理部门可选择以下一种或多种采购方式：（一）直接采购：适用于采购金额较小、市场价格透明稳定、或长期合作且信誉良好的供应商提供的标准化产品。通常可向单一供应商直接询价采购。（二）询价采购：适用于采购金额不大、技术规格相对简单、市场竞争充分的物资或服务。采购管理部门应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，获取报价并进行比较，择优确定供应商。（三）竞争性谈判/竞争性磋商：适用于采购需求复杂或技术规格不确定、时间紧急，或无法精确拟定技术规格的项目。通过与多家供应商进行多轮谈判或磋商，明确需求、优化方案、确定价格和服务条件。（四）招标采购：适用于采购金额较大、对质量和服务有较高要求、或符合国家及地方政府招标采购规定的项目。招标采购应严格按照国家相关法律法规及公司招标管理细则执行，可根据情况采用公开招标或邀请招标方式。具体采购方式的适用标准及审批权限，由采购管理部门另行制定细则并报采购管理领导小组批准后执行。第八条供应商的选择与管理采购管理部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况、售后服务等进行调查和评估。优先选择资质齐全、信誉良好、性价比高、服务优质的供应商。建立供应商信息库，对供应商进行分类管理和动态评估。定期组织对重要供应商的履约情况进行评价，评价结果作为后续合作的重要依据。对于不合格的供应商，应及时从供应商库中清除。第九条采购实施过程（一）询价与比价：采购管理部门根据确定的采购方式，向符合条件的供应商发出询价文件（或招标文件、谈判文件），明确采购需求、技术参数、报价要求、交货期、付款方式等。供应商应在规定时间内书面报价。（二）谈判与磋商：对于采用竞争性谈判或竞争性磋商方式的采购项目，采购管理部门组织与供应商进行谈判或磋商，明确细节，争取最有利的交易条件。（三）确定供应商：采购管理部门对供应商的报价及其他条件进行综合评审（价格、质量、服务、交货期、付款条件、供应商信誉等），形成评审报告，按审批权限报请审批后，确定最终供应商。（四）合同签订：确定供应商后，采购管理部门应与供应商签订书面采购合同。合同内容应包括：供需双方名称、采购物资或服务的详细描述、数量、价格、质量标准、交付方式与时间、验收标准、付款方式与期限、违约责任、争议解决方式等。合同文本应经法务部门审核，按权限报请审批后签订。第四章合同管理与付款第十条采购合同管理采购合同是约束供需双方权利义务的重要法律文件。所有采购活动（除小额直接采购且即时结清者外）均应签订书面合同。采购管理部门负责采购合同的拟定、洽谈、审核流转及签订工作。合同签订后，应及时将合同副本分送财务部、需求部门等相关单位。建立合同台账，对合同的履行情况进行跟踪管理。第十一条采购付款供应商按合同约定交付物资或提供服务并经验收合格后，采购管理部门协助供应商办理结算手续。财务部根据审批后的采购合同、验收合格证明、合规发票及付款申请，按照合同约定的付款方式和期限办理付款。对于大额采购或长期合作项目，可根据合同约定采用分期付款方式，但需明确各期付款的条件和比例。第五章验收与入库第十二条采购物资的验收需求部门是采购物资（或服务）验收的主要责任部门。物资到货后，需求部门应会同采购管理部门（必要时可邀请技术部门或第三方机构）按照采购合同约定的质量标准、规格型号、数量等进行验收。验收合格的，应填写《采购物资验收单》，由验收人签字确认。验收不合格的，应立即通知采购管理部门，由采购管理部门与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。验收过程中应做好记录，相关凭证作为付款和入库的依据。第十三条入库管理验收合格的物资，应由仓库管理人员（或指定专人）办理入库手续，登记物资台账，妥善保管。对于直接交付使用的物资，也需履行相应的验收和领用手续。第六章采购档案管理采购管理部门负责对采购全过程的相关文件资料进行收集、整理、归档。采购档案主要包括：采购计划、采购申请单、询价单、报价单、招标文件、中标通知书、谈判记录、采购合同、验收单、入库单、发票复印件、付款凭证、供应商资料、评审报告等。采购档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、存储，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和追溯。档案保存期限应符合国家相关规定及公司要求。第七章监督与责任公司采购管理领导小组及内部审计部门（或指定监督部门）负责对公司采购活动进行监督检查，确保采购管理办法的有效执行。监督检查的重点包括采购计划的执行、采购方式的合规性、供应商选择的公正性、合同履行情况、采购资金的使用效益等。对于在采购过程中出现的违规行为，如弄虚作假、徇私舞弊、收受贿赂、玩忽职守等，一经查