商帐管理制度

商帐管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司商帐管理，加速资金周转，降低坏账风险，保障公司资产安全与经营效益，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。本制度旨在明确商帐管理各环节的职责、流程与要求，确保商帐管理工作的有序、高效进行。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司（以下统称“公司”）在生产经营过程中所产生的各类应收账款、其他应收款等商帐的管理。公司与外部单位或个人之间因商品销售、劳务提供、服务交付等经营活动形成的应收款项，均需遵照本制度执行。第三条基本原则商帐管理遵循以下原则：1.预防为主原则：强化事前风险控制，通过严格的客户信用评估与授信管理，从源头上降低坏账风险。2.责任到人原则：明确各部门及相关人员在商帐管理中的职责，确保责任落实。3.及时清收原则：对应收款项进行动态跟踪，确保在约定账期内及时足额收回。4.合法合规原则：商帐管理及催收活动严格遵守国家法律法规及商业道德，维护公司良好声誉。5.效益优先原则：在控制风险的前提下，追求资金回收效率与成本效益的平衡。第二章客户信用评估与授信管理第四条客户信息收集与审核业务部门在与新客户建立合作关系前，须全面收集客户基本信息，包括但不限于客户名称、注册信息、经营状况、财务状况、信用记录、行业声誉等。信息收集完成后，业务部门应进行初步审核，并将相关资料提交至信用管理部门（或指定负责部门）。第五条信用等级评定信用管理部门（或指定负责部门）负责根据客户提供的资料及外部信用信息，对客户进行信用等级评定。信用等级评定应建立明确的标准和流程，综合考量客户的偿债能力、盈利能力、营运能力、发展前景及过往合作记录等因素。信用等级可划分为不同级别，作为后续授信及合作的重要依据。第六条授信额度与期限确定根据客户信用等级、合作规模及业务风险，信用管理部门（或指定负责部门）会同业务部门共同确定客户的授信额度及账期。授信额度是指公司允许客户在一定时期内累计赊欠的最大金额，账期是指从货物交付或服务完成至付款的约定时间。授信结果需经相关授权审批人批准后方可执行。对于信用等级较低或首次合作的客户，原则上应采用预付款或现款现货的结算方式。第七条信用动态管理信用管理部门（或指定负责部门）应定期（如每季度或每半年）对客户信用状况进行复评，根据客户经营变化、付款情况等因素动态调整其信用等级、授信额度及账期。对于出现信用恶化迹象的客户，应及时采取缩减授信、暂停合作或要求提供担保等风险控制措施。第三章合同管理与应收账款形成第八条合同评审与签订所有对外经营合同（尤其是销售合同、服务合同）在签订前必须经过法务部门（或指定合同评审人员）及财务部门的审核。合同条款中应明确标的物、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任、争议解决方式等关键内容，特别是付款条件的约定应清晰、具体，具有可操作性。未经评审通过的合同，不得签订。第九条发货与开票管理业务部门应严格按照合同约定的发货条件组织发货，并确保货物交接手续完备。财务部门依据经审批的发货凭证及合同约定，及时、准确地向客户开具符合税法规定的发票，并跟踪发票的送达情况，确保客户及时收到。发票信息应与合同、发货单等保持一致。第十条应收账款确认与记录财务部门负责应收账款的核算与管理，在确认收入的同时，准确记录应收账款。应建立应收账款明细账，按客户、合同进行明细核算，确保账实相符、账证相符、账账相符。每月末，财务部门应与业务部门进行应收账款核对，确保双方数据一致。第四章应收账款日常管理与风险预警第十一条账龄分析与跟踪财务部门每月应对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表，清晰反映各客户应收账款的发生时间、金额、账龄结构等信息。业务部门作为应收账款的第一责任人，应对其负责的客户应收账款进行日常跟踪，了解客户经营状况及付款意愿，及时与客户沟通付款事宜。第十二条对账管理财务部门应定期（如每月或每季度）向客户发送对账函，进行应收账款对账。对账函应明确截止日期、应收金额、已付金额、未付金额及账龄等信息。对于对账差异，业务部门及财务部门应共同查明原因，并及时进行调整处理，确保双方账目一致。对账过程应有书面记录，并妥善保存。第十三条风险预警机制建立应收账款风险预警机制。对于出现以下情况的客户，业务部门应立即向信用管理部门（或指定负责部门）及财务部门发出预警：1.客户经营状况出现明显恶化，如停产、半停产、主要负责人失联等；2.客户付款出现逾期，且沟通后无明确付款计划或付款意愿不强；3.客户涉及重大诉讼、仲裁或行政处罚；4.客户行业出现整体性风险或市场环境发生重大不利变化；5.其他可能影响客户偿债能力的异常情况。第十四条风险客户处理收到风险预警后，信用管理部门（或指定负责部门）应牵头组织业务部门、财务部门对风险客户进行评估，制定应对措施，如加大催收力度、要求客户提供担保、暂停新业务合作、启动法律程序等，防止风险进一步扩大。第五章催收管理第十五条催收责任与流程业务部门是应收账款催收的直接责任部门，业务经办人是第一责任人。催收工作应遵循“谁经办、谁负责”的原则。财务部门负责提供账务支持，并对催收进展进行监督。催收流程应规范化，包括友好提醒、正式催款、上门催收、法律催收等阶段。第十六条催收策略与方式根据应收账款逾期时间的长短、金额大小及客户情况，采取差异化的催收策略和方式：1.逾期初期：账期刚过或即将到期时，可通过电话、邮件、微信等方式进行友好提醒，了解客户付款安排。2.逾期中期：逾期一定时间（如超过约定付款日数日），应发送正式的书面催款函，明确欠款金额、逾期天数及违约责任，要求客户限期付款。3.逾期严重：对于长期逾期或经多次催收仍无进展的款项，业务部门应组织上门催收，并与客户高层进行沟通。必要时，可邀请财务部门或法务部门人员参与。4.特殊情况：对于恶意拖欠、濒临破产或已破产的客户，应在评估回收可能性及成本后，及时启动法律程序，如发送律师函、申请仲裁或提起诉讼，并考虑采取财产保全措施。第十七条催收记录与报告所有催收活动均需做好详细记录，包括催收时间、方式、对象、沟通内容、客户反馈、承诺付款时间等信息，并形成书面催收报告。业务部门应定期（如每周或每月）向信用管理部门（或指定负责部门）及财务部门报送应收账款催收进展情况报告。第十八条坏账认定与处理对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的坏账认定标准和审批程序进行坏账核销。坏账认定需提供充分的证据，如客户破产证明、法院判决书、催收记录等。财务部门根据审批结果进行相应的账务处理。已核销的坏账并不意味着放弃追索权，如有可能，仍应继续组织催收。第六章监督与改进第十九条内部监督与审计公司内部审计部门（或指定监督机构）应定期或不定期对公司商帐管理制度的执行情况进行监督检查和审计，重点关注客户信用评估的准确性、合同条款的合规性、应收账款的日常管理、催收的及时性与有效性等。审计结果应向公司管理层报告，并提出改进建议。第二十条考核与奖惩将应收账款管理纳入相关部门及人员的绩效考核体系。对在商帐管理工作中表现突出、有效控制风险、成功回收疑难款项的部门和个人，给予适当奖励；对因工作失职、疏忽或违规操作导致应收账款逾期、坏账损失的，应追究相关部门及人员的责任。第二十一条制度评估与完善公司应定期（如每年）对本商帐管理制度的执行效果进行评估，根据国家法律法规变化、公司经营发展需要及管理中发现的问题，对制度进行修订和完善，确保制度的科学性、适用性和有效性。第七章附则第