中小企业采购管理制度-新

在中小企业的运营版图中，采购管理扮演着连接内外资源、控制成本、保障生产的关键角色。一套清晰、高效的采购管理制度，不仅能够规范采购行为、提升资金使用效益，更能有效防范风险，为企业的稳健发展奠定坚实基础。本制度旨在结合当前中小企业的实际运作特点，提供一套兼具规范性与灵活性的采购管理指引。一、总则1.1目的与依据为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资的质量与及时性，防范采购过程中的不当行为，依据国家相关法律法规及公司实际经营需要，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司所有生产性物料、非生产性物资、设备、服务及工程的采购活动。公司各部门（以下统称“需求部门”）的采购行为均须遵守本制度规定。1.3基本原则采购活动应遵循以下基本原则：*质优价廉：在保证质量满足需求的前提下，追求成本最优化。*公开透明：采购过程应尽可能公开，接受监督，确保公平公正。*权责分明：明确各部门及相关人员在采购活动中的职责与权限。*合规诚信：遵守国家法律法规及公司内部规定，与供应商建立诚信合作关系。*效率优先：优化采购流程，缩短采购周期，保障供应及时性。二、组织机构与职责2.1采购管理部门/岗位公司根据业务规模设立采购部或指定专人（以下统称“采购部门”）负责采购的日常管理与执行工作。其主要职责包括：*采购制度的拟定、修订与执行监督。*供应商的开发、评估、管理与维护。*采购计划的汇总、审核与执行。*采购合同的洽谈、拟定、报批与管理。*采购订单的下达、跟进与交付协调。*采购物料/服务的验收协调与异常处理。*采购成本的控制与分析。2.2需求部门各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：*根据实际业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求。*参与采购物资的技术参数确认、选型及供应商的初步筛选（如需）。*参与采购物资/服务的验收工作，并对验收结果负责。*协助处理采购过程中出现的质量异议等问题。2.3财务部门财务部门在采购管理中的主要职责包括：*采购预算的审核与控制。*采购款项的审核与支付。*采购相关票据的审核与账务处理。*参与采购合同的财务条款审核。*对采购成本进行核算与监督。2.4审批权限公司根据采购金额、物资类别等因素，设定不同层级的审批权限。具体审批权限表由公司另行制定并作为本制度的附件。任何采购行为均需在授权范围内进行审批。三、采购流程管理3.1采购需求提出与审批需求部门根据业务计划及库存情况，填写《采购申请单》，注明物资/服务名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、预计总价、需求日期等信息，并按审批权限逐级报批。对于技术性较强的采购需求，应附上必要的技术规格说明或图纸。3.2采购计划编制采购部门汇总各需求部门经审批的《采购申请单》，结合库存状况、市场行情及公司资金情况，编制《采购计划》，报相关领导审批后执行。3.3供应商选择与管理*供应商开发：采购部门应积极拓展合格供应商资源，建立供应商信息库。新供应商需提供营业执照、相关资质证明、产品质量证明等文件。*供应商评估：采购部门会同相关部门（如需求部门、技术部门等）对供应商的资质、生产能力、产品质量、价格、交货期、售后服务、商业信誉等进行综合评估，择优选择。*供应商动态管理：定期对合作供应商进行绩效评估，评估结果作为后续合作的重要依据。对表现优异的供应商可建立长期合作关系，对不合格供应商应及时暂停或终止合作。3.4采购方式确定根据采购金额、物资特性及市场情况，可采用以下一种或多种采购方式：*询价采购：对金额较小、市场价格透明或规格标准统一的物资，可向不少于三家合格供应商进行书面询价，比较后确定供应商。*比价采购：对金额较大或技术规格相对复杂的物资/服务，应向多家供应商发出询价单，要求其提供详细报价及方案，进行综合比较后确定。*单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分理由并按特殊审批流程报批。*招标采购：对于采购金额巨大、影响重大的项目，可采用招标方式进行，具体参照国家及公司相关招标管理规定执行（如适用）。3.5采购合同签订*达到一定金额或长期合作的采购项目，均应签订书面采购合同。合同内容应包括：标的、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。*采购合同由采购部门负责拟定，按审批权限报请相关领导审批。涉及重大经济责任或法律风险的合同，应征求法律顾问或财务部门意见。*合同签订后，应及时分发至相关部门（如财务部门、需求部门）备案。3.6采购订单下达与执行采购合同签订后或零星采购经审批后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确采购细节。采购部门应跟踪供应商的生产/备货进度，确保按期交货。3.7物资验收与入库*物资送达后，需求部门（或仓库管理部门）会同采购部门根据《采购订单》、合同及相关质量标准进行数量和质量验收。*验收合格后，双方在送货单上签字确认，并办理入库手续，仓库开具《入库单》。*验收不合格的，由采购部门及时与供应商协商处理（如退货、换货、索赔等）。3.8付款结算*财务部门根据审批后的《采购申请单》、《采购订单》、《采购合同》、《入库单》、合法有效的发票及付款申请等凭证，按合同约定的付款方式和期限办理付款手续。*付款申请由采购部门或需求部门提出，按审批权限报批。四、采购行为规范与禁止事项4.1廉洁自律采购人员应恪守廉洁自律原则，不得利用职务之便收受供应商的回扣、礼品或其他不正当利益，不得向供应商索取任何形式的好处。4.2保密义务采购人员应对采购过程中的商业信息、价格信息等予以保密，不得泄露给无关第三方。4.3禁止事项严禁任何部门或个人有下列行为：*未经审批擅自采购。*虚报采购需求、夸大采购数量或提高采购标准。*化整为零、规避审批权限或公开采购程序。*与供应商串通，损害公司利益。*采购假冒伪劣产品或不合格物资。*无正当理由延误付款或无故拒付货款。五、监督与责任追究5.1内部监督公司定期或不定期对采购管理制度的执行情况进行内部审计或检查，采购部门应主动接受财务部门、审计部门及其他相关部门的监督。5.2责任追究对于违反本制度规定，造成公司经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至追究法律责任。六、附则6.1制度解释本制度由公司采购部门（或指定部门）负责解释。6.2制度修订本制度根据国家法律法规变化及公司发展需要，可适时进行修订，修订程序同制定程序。6.3生效日期本制